OutlookのグループカレンダーでSkype会議をスケジュールする方法

Microsoft Outlookは、メールの作成や受信だけでなく、さまざまなタスクをこなせる多機能アプリです。その一つが、今後の会議の予定管理です。グループワークスペース内で共有されるカレンダーを利用すれば、メンバー全員と予定を簡単に共有できます。この記事では、Office Outlook 2016のグループカレンダーでSkype会議をスケジュールする手順をわかりやすく解説します。

OutlookのグループカレンダーでSkype会議をスケジュールする手順

1. グループを選択してカレンダーを開く

まずOutlookアプリを起動し、左側のナビゲーションウィンドウから対象のグループを選択します。次に、リボンに表示される「カレンダー」をクリックしてください。グループのカレンダーは、メンバー全員へ招待状を一括送信する配布リストのような役割を果たします。

2. 新しいSkype会議を作成する

続いて、リボンから「新しいSkype会議」または「新しい会議」を選択します。ここでは後者の「新しい会議」からSkype会議として設定する流れを見ていきましょう。

会議をSkype会議として設定すると、通話に必要な参加情報が自動的にメッセージ本文へ追加されます。また、「宛先」欄にはグループのエイリアス(グループメールアドレス)が自動入力されるため、メンバーを個別に指定する手間が省けます。

3. 会議の詳細情報を入力する

次に、以下の項目を設定します。

1. 件名:会議の内容がひと目でわかるタイトルを入力
2. 場所:オンライン会議の場合はSkype会議の情報が自動記載されます
3. 開始時刻と終了時刻:会議の日時を指定

その後、会議領域に議題や共有事項を入力しましょう。Skype会議として開催する場合は、本文中のオンライン会議情報(参加リンクや会議IDなど)は絶対に編集・削除しないよう注意してください。これらの情報を変更すると、メンバーが会議に参加できなくなる恐れがあります。

4. スケジュールアシスタントで最適な時間帯を確認

リボンの「スケジュールアシスタント」をクリックすると、各メンバーの空き状況を一目で確認できます。全員が参加しやすい時間帯を選ぶ際にぜひ活用しましょう。

5. 送信して完了

すべての設定が終わったら「送信」をクリックします。これで会議がグループのカレンダーに登録され、同時に各メンバーの個人カレンダーにも自動的に反映されます。

グループカレンダーを活用するメリット

グループカレンダーが好まれる理由の一つは、複数のカレンダーを同時に表示できる点にあります。チーム全体の予定を俯瞰できるため、会議の調整や業務計画が格段にしやすくなります。

なお、新しいバージョンのOutlookでは、Skype会議に代わってMicrosoft Teams会議が標準機能となっています。お使いの環境に応じて、操作を読み替えてご利用ください。