Word Onlineを使いこなす!知っておきたい便利なヒントとテクニック5選

Microsoft Wordは、カスタム書式設定や快適な文章作成環境を求めるライターにとって非常に有用なソフトウェアです。かつてはデスクトップ版しか利用できませんでしたが、現在ではWeb版のMicrosoft Wordを無料で使用できます。この記事では、この無料オンラインツールを最大限に活用するためのWord Onlineのヒントとテクニックをご紹介します。

Word Onlineの便利な使い方

1. Word Onlineからデスクトップ版Wordを直接開く

Word Onlineでドキュメントを編集中にインターネット接続の問題が発生すると、変更内容が保存されません。OneDriveにドキュメントを保存するには、正常な接続状態になるまで待つ必要があります。そんなときは、Word Onlineからデスクトップ版Wordを開けば、同じドキュメントを引き続き問題なく編集できます。この方法にはインターネット接続が不要で、パソコンにMicrosoft Wordがインストールされていることだけが条件です。オンラインのドキュメントをデスクトップ版Wordで開いて編集するには、[Wordで編集]リンクをクリックします。

2. 他のユーザーにドキュメントの編集・閲覧を許可する

文書を作成中に、他の人の協力が必要になることがあります。そのような場合は、相手を編集者または閲覧者として招待できる共有機能が便利です。なお、ドキュメントの閲覧や編集には、相手側もMicrosoftアカウントが必要です。また、すべての変更はリアルタイムで保存されるため、共同作業が非常にスムーズに行えます。他のユーザーと共有するには、固有のリンクを作成して送信します。画面右上の[共有]ボタンをクリックしてリンクを生成し、一般リンクを作成するか、特定の相手を直接招待してください。

3. 以前のバージョンを復元する

ドキュメントに大幅な変更を加えた後、古いバージョンに戻したくなることはよくあります。Ctrl+Zキーを押し続けて変更を取り消すこともできますが、内容を確認しながら復元したい場合には不便です。そのようなときは、[ファイル] > [情報] > [以前のバージョン]をクリックしましょう。ここですべての改訂履歴を確認でき、日時をクリックすることで過去のバージョンを見つけて復元できます。

4. ドキュメントをPDFまたはODT形式でダウンロードする

PDF(Portable Document Format)は編集が難しい形式として知られています。レポートを作成して送付する際、相手に勝手に編集されたくない場合は、DOCXファイルをPDFに変換して送るとよいでしょう。WordファイルをPDFに変換するには、ドキュメントを作成 > [ファイル] > [名前を付けて保存] > [PDFとしてダウンロード]の順に操作します。ちなみに、ODT形式でダウンロードすることも可能です。

関連記事: Word Onlineを使ってPDFドキュメントを編集する方法。

5. 校閲言語を設定する

Word Onlineにはスペルミスをチェックする機能が備わっています。正確な結果を得るには、執筆に使用している言語を選択することが重要です。英語の場合でも、イギリス英語とアメリカ英語など複数のオプションが用意されています(例:Humour=イギリス英語、Humor=アメリカ英語)。スペルチェックを行う前に校閲言語を設定しておけば、希望する言語に基づいた結果が表示されます。設定するには、ドキュメント上で右クリック > [校閲用の言語設定]を選択 > ポップアップウィンドウから言語を選びます。

これらのシンプルなWord Onlineのヒントとテクニックが、日々の文書作成作業の効率化に役立つことを願っています。

ところで、Google ChromeやMicrosoft EdgeのOffice Online拡張機能を使ったことはありますか?

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