知っておくと便利!Microsoft Wordの役立つヒントとコツ10選

Microsoft Wordは世界中で最も人気のあるテキストエディタの一つです。しかし、機能が非常に豊富なため、操作が複雑に感じられることもあります。実は、Wordには文章編集を格段に楽にしてくれる隠れた裏ワザやショートカットが数多く存在します。ここでは、日常業務で必ず役立つ便利なヒントを10個ご紹介します。

Microsoft Wordの便利なヒントとコツ

1. 文字列を縦方向に選択する

通常、文字や単語、文、段落を選択するときは横方向(通常)の選択を行いますよね。しかし、場合によっては縦方向に選択したい場面があります。例えば、行頭に行番号などが入っている文章で、数字部分だけを選んで一括削除したいときなどです。

縦方向に選択するには、Altキーを押しながらドラッグします。注意点として、マウスのボタンを離す前にAltキーを先に離すと、リサーチ用のダイアログが開いてしまうので、必ずマウスを先に離すようにしましょう。この縦選択機能は意外な場面で活躍しますので、ぜひいろいろ試してみてください。

2. 既定の行間を変更する

現在のWordの既定の行間は「1.15」に設定されています(Word 2003までは「1」でした)。これは可読性を高めるためにマイクロソフトが変更したものですが、従来の行間に戻したい方も多いはず。以下の手順で既定値を変更できます。

1. [ホーム]タブで「標準」クイックスタイルボタンを右クリックし、「変更」を選択
2. 表示された画面左下の「書式」から「段落」を選択
3. [間隔]の行間を「1.15」から「1」に変更
4. [OK]をクリック
5. 「このテンプレートを使用した新規ドキュメント」にチェックを入れる
6. [OK]をクリックして完了

3. 既定の保存場所を変更する

Wordで初めてCtrl+S(上書き保存)を押すと、既定では「ドキュメント」フォルダが開きます。毎回別の場所にファイルを保存している方にとっては、この動作は少し面倒に感じるかもしれません。そんなときは、既定の保存場所をお好みのフォルダに変更しましょう。

1. [ファイル]をクリック
2. [オプション]をクリック
3. 表示されたウィンドウの左側にある[詳細設定]をクリック
4. 右側の一覧を下にスクロールし、「ファイルの場所」というボタンを探す
5. [ドキュメント]を選択して[変更]をクリック
6. [ファイルの場所の変更]ダイアログで新しいパスを入力または選択し、[OK]をクリック
7. [OK]をクリックしてウィンドウを閉じる

4. 既定のフォントを変更する

Wordの新規ドキュメントの既定フォントは「Calibri」(日本語環境では游ゴシックなど)に設定されています。画面上での閲覧には問題ありませんが、印刷時には別のフォント(例えばMS明朝やArialなど)を使いたいケースも多いでしょう。文書を作成するたびに手動でフォントを変更するのは非効率ですし、再フォーマットの手間も発生します。そこで、既定のフォント自体を変更してしまうのがおすすめです。

1. [ホーム]タブの「標準」クイックスタイルボタンを右クリック
2. [変更]をクリック
3. ダイアログ左下の[書式]をクリックし、ドロップダウンメニューから[フォント]を選択
4. [フォント]ダイアログで、すべてのドキュメントで使いたいフォントを選ぶ
5. 必要に応じてフォントサイズなどの設定も変更
6. [OK]をクリック
7. 「このテンプレートを使用した新規ドキュメント」を選択
8. [OK]をクリックしてダイアログを閉じて完了

5. 表の行を上下に移動する

表を編集中に、書式を崩さずに行を上下に移動させたいことがあります。コピーペーストでも移動できますが、書式が崩れるリスクがあります。

そこで便利なのがショートカットキーを使った方法です。Alt+Shift+↑キーで選択中の行全体を上へ、Alt+Shift+↓キーで下へ移動できます。なお、この操作を行う前に、移動したい行をあらかじめ選択しておく必要があります。この方法なら表の書式は一切乱れません。

6. 行間をショートカットで素早く変更する

段落ごとに行間を変えたい場面はよくあります。そんなときは以下のショートカットキーが便利です。

• Ctrl + 1:行間を「1」に変更
• Ctrl + 2:行間を「2」に変更
• Ctrl + 5:行間を「1.5」に変更

ポイントは、変更したい段落内にカーソルを置くだけでよいこと。わざわざ段落全体を選択する必要はありません。

7. 段落に罫線を素早く追加する

段落に罫線を引きたい場合は、[線種とページ罫線と網かけの設定]ダイアログを使えば自由に設定できます。ただ、単純に下罫線だけを引きたいのであれば、特定の記号を3回入力してEnterキーを押すだけで簡単に実現できます。

• -(ハイフン)を3回入力してEnter:0.75ポイントの下罫線
• _(アンダーバー)を3回入力してEnter:1.5ポイントの下罫線
• ~(チルダ)を3回入力してEnter:波状の下罫線
• *(アスタリスク)を3回入力してEnter:点線の下罫線
• =(等号)を3回入力してEnter:二重の下罫線

8. 特殊な書式のテキストを検索する

Wordでは、書式を条件にテキストを検索することもできます。例えば、「蛍光ペンで強調されたテキスト」や「Times New Romanのフォントが使われたテキスト」、「太字」「斜体」のテキストなどを検索可能です。[検索]オプションには他にも多くの条件があります。

1. Ctrl+Fを押してナビゲーションウィンドウ(検索ウィンドウ)を開く
2. 虫眼鏡アイコンの横にある下向き三角をクリックし、[高度な検索]を選択
3. [検索と置換]ダイアログで[書式]ボタンをクリック
4. [書式]の下に多数のオプションが表示される
5. 条件を選択すると「検索する文字列」ボックスの下に表示されます。「検索する文字列」に何も入力せずに[次を検索]をクリックすると、選択した書式を持つテキストが検索されます。例えば[フォント]を選び、フォント名や太字・斜体などの属性を指定できます。

9. 貼り付け時に書式を統合するよう既定設定を変更する

他のドキュメントからテキストをコピーして貼り付ける際、貼り付け先の書式に合わせたいことがほとんどでしょう。毎回手動で書式を調整してもよいのですが、既定の貼り付け方法を「書式の統合」に設定しておけば、外部からコピーしたテキストが自動的に現在のドキュメントの書式に合わせられます。

1. [ホーム]タブの[貼り付け]ボタン下の下向き三角をクリック
2. [既定の貼り付け方法の設定]をクリック
3. 表示されたウィンドウで、「同じドキュメント内で貼り付ける場合」と「異なるドキュメント間で貼り付ける場合」の両方を[元の書式を維持]ではなく[書式の統合]に設定
4. [OK]をクリックしてウィンドウを閉じる

10. 書式だけをコピーする

ドキュメント内のある部分に適用済みの書式を、別の部分にも使い回したいことがあります。そのための機能として[書式のコピー/貼り付け](書式ペインタ)がありますが、長いドキュメントを扱うときは少し扱いづらく感じることも。そこでもっと手軽な方法をご紹介します。

まず、書式をコピーしたいテキストを選択し、Ctrl+Cの代わりにCtrl+Shift+Cを押します。これでテキストではなく書式だけがコピーされます。

次に、書式を適用したい場所へカーソルを移動(または対象テキストを選択)し、Ctrl+Shift+Vを押せば、選択範囲に書式が適用されます。

以上が、Wordでの作業を快適にしてくれるヒントとコツでした。他にもおすすめのテクニックがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。