Windowsユーザー必見！知っておきたいMicrosoft Excelの高度な技とコツ5選

多くの方がExcelの基本的な操作はご存じかと思いますが、実はまだまだ知られていない便利な機能がたくさんあります。あまり知られていない上級テクニックをマスターすれば、複雑な作業も簡単にこなせるようになります。例えば、数値を千単位や百万単位で丸めて表示したり、あるセルの変更が他のセルに与える影響をリアルタイムで確認したりすることなどが挙げられます。この記事では、そんな場面で役立つExcelのテクニックをご紹介します。

覚えておきたいExcelの上級テクニック

1. 「ウォッチ ウィンドウ」でデータの変化を監視する

大きなワークシートで作業していると、あるセルの値を変更したときに、それが依存関係にある別のセルへどのような影響を与えるのかを確認するのが容易ではありません。特に、その依存セルが画面の表示範囲外、つまりシートのずっと下の方にある場合はなおさらです。

セルを変更するたびにシートを何度もスクロールして確認するのは非効率ですよね。そこで活躍するのが「ウォッチ ウィンドウ」です。使い方は簡単です。まず監視したいセルを選択し、「数式」タブから「ウォッチ ウィンドウ」を選択します。ダイアログボックスが開いたら、「ウォッチの追加」をクリックします。参照先が表示されるので内容を確認して「追加」をクリックしましょう。

これ以降、データを変更するたびに、ウォッチ ウィンドウに依存セルの値の変化が表示されます。ウォッチ ウィンドウはワークシート上にフローティング状態で表示され、サイズの変更も可能です。さらに、他のワークシート上のセルを監視することもできます。

2. 数値を千単位・百万単位で丸めて表示する

セルに桁数の多い長い数字が並んでいると、見た目が悪く読みづらくなります。そこで、書式設定を使って簡潔に表示させましょう。具体的には、千の位を「K」、百万の位を「M」として表示する方法です。

まず、対象のセルまたは範囲を選択し、右クリックして「セルの書式設定」を選択します。次に「ユーザー定義」をクリックし、千単位で丸める場合は ###,"k"、百万単位の場合は ###,"m" と入力して「OK」をクリックします。すると、値が簡潔に丸められて表示されます。例えば、22,786.34という値は「23k」と表示されます。

重要なのは、これはあくまで表示形式の変更であり、実際の値は元のまま変わらないということです。そのため、計算などに影響が出る心配はありません。

また、グラフの軸ラベルにも同じ方法で書式を適用できます。書式設定したい軸を選択し、上記と同じ手順を実行してください。

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3. 複数のシート範囲を1ページに印刷する

複数のワークシートの内容を1枚のページに印刷したい場面は意外と多くあります。アドインなしでも、これを簡単に実現できるのが「カメラ」機能です。

まず、カメラをクイックアクセスツールバー（QAT）に追加しましょう。QAT右端の下向き矢印をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。「コマンドの選択」ドロップダウンから「リボンにないコマンド」を選び、一覧を下にスクロールして「カメラ」を見つけます。それを選択して「追加 >>」ボタンをクリックし、QATに追加したら「OK」をクリックします。これでカメラがクイックアクセスツールバーに登録されました。

次に、印刷したい最初の範囲を選択してカメラアイコンをクリックします。新しいワークシートを開き、貼り付けたい場所をクリックすると、選択した範囲が新しいシート上に表示されます。

2つ目の範囲についても同じ操作を繰り返し、1ページに印刷したいすべての範囲に対して同様に行います。ただし、一点注意が必要です。スナップショットは元のセルにリンクしているため、元の値を変更すると、スナップショット側の値も自動的に更新されます。

4. Excelデータに表形式を適用する

選択したデータに表スタイルを適用すれば、見た目が整い、データが格段に読みやすくなります。表形式を追加したいデータ範囲を選択し、「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」をクリックします。好みの表スタイルを選択し、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて「OK」をクリックすると、データに表スタイルが適用されます。

ただし、このままだと各列にフィルター（絞り込み矢印）が追加されてしまいます。これを消したい場合は、範囲を選択したまま「範囲に変換」をクリックします。

「テーブルを通常の範囲に変換しますか？」というメッセージが表示されたら「はい」をクリックします。これでフィルターが削除され、表の書式だけがデータに残ります。

5. カスタムリスト（ドロップダウンリスト）を作成する

値を手入力するよりも、ドロップダウンから選択する方がはるかに効率的です。Excelでは独自のデータ入力リストを作成でき、入力の手間を大幅に省けます。

まず、ドロップダウンに表示したい値を1つの列に入力しておきます。次に、ドロップダウンを設置したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」>「データの入力規則」をクリックします。ダイアログボックスが開いたら、「入力値の種類」のドロップダウンから「リスト」を選択します。「元の値」フィールドに、最初に入力しておいた値の範囲を指定して「OK」をクリックします。

これで、入力規則を設定したセルをクリックすると、ドロップダウン矢印が表示されます。矢印をクリックするとリスト内のすべての項目が表示されるので、目的の項目を選択して入力を完了させましょう。

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以上が、ほんの数ステップで複雑な作業を簡単にこなすためのExcel上級テクニックでした。ここで紹介した技の中で、すでに使ったことがあるものはありますか？また、他におすすめのテクニックがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。