Microsoft Teamsを使いこなす！知っておきたい便利なヒントとコツ11選

Microsoft Teamsは、チームメンバーを集めてプロジェクトで共同作業を行うための優れたツールです。すでに個人や組織で利用している方も多いでしょうが、一見しただけでは気づかない便利な機能が実はたくさん隠れています。本記事で紹介するMicrosoft Teamsのヒントとコツを覚えておけば、それらの隠れた機能にも簡単にアクセスできるようになります。

これらのコツを実際に活用すれば、日々の業務での生産性は間違いなく向上するはずです。

メッセージを後で読むために保存する

Webブラウザと同じように、Teamsでもメッセージを別の場所に保存しておくことができます。これにより、会話全体をスクロールして探し回ることなく、必要なときにすぐ目的のメッセージへアクセス可能です。

• 保存したいメッセージを会話の中から見つけます。
• メッセージの横にある三点リーダー（…）をクリックし、「このメッセージを保存する」を選択します。

• 検索バーに「/saved」と入力すると、保存済みのメッセージ一覧を確認できます。

「通知オフ（DND）」モードを素早く切り替える

チームでのやり取りは、集中したい作業の妨げになることがあります。そんなときは「通知オフ（Do Not Disturb）」モードが便利です。有効にしている間は通知が届かなくなるため、重要なタスクに集中できます。

• 検索バーにカーソルを置き、「/dnd」と入力してEnterキーを押します。

• これでDNDモードが有効になります。
• 解除したいときは、検索バーに「/available」と入力してEnterキーを押しましょう。

アプリでダークモードを有効にする

多くのアプリと同様に、Microsoft Teamsにもダークモードへの切り替え機能が用意されています。画面全体が落ち着いた暗めの配色になり、目の疲れを軽減できます。もちろん、元の通常モードに戻すこともいつでも可能です。

• 画面上部にある自分のプロフィールをクリックし、「設定」を選択します。

• 左側のサイドバーで「全般」をクリックします。
• 右側のテーマ選択で「ダーク」を選びます。

• これでアプリ全体がダークモードに切り替わります。

既読機能のオン／オフを切り替える

既読機能があると、相手はあなたがメッセージを読んだことを把握でき、逆にあなたも相手がメッセージを読んだかどうかを確認できます。Teamsでは、アカウントごとにこの機能のオン／オフを自由に設定できます。

• プロフィールアイコンをクリックし、「設定」を選択します。

• 左側のサイドバーで「プライバシー」をクリックします。
• 「開封確認」のトグルスイッチをオンまたはオフに切り替えます。

チャンネルに素早くアクセスする

チームやチャンネルの数が増えてくると、目的のチャンネルを探すだけでも一苦労です。そんなときは、指定したチャンネルやチームへジャンプできるTeamsのコマンドを活用しましょう。

• 検索バーにカーソルを置き、「/goto」と入力してEnterキーを押します。

• アクセスしたいチャンネル名またはチーム名を入力してEnterキーを押します。

メッセージに書式を設定する

デフォルト状態では、チャンネルやチャットで送信するメッセージには書式がありません。しかし、テキストボックスから書式設定オプションにアクセスすれば、文字を装飾して見やすいメッセージを作成できます。

• 書式付きメッセージを送りたい会話を開きます。
• テキストボックスの下にある「A」アイコンをクリックすると、利用可能なすべての書式設定オプションが表示されます。

メールを使ってチャンネルに投稿する

メールは今後もビジネスの主役であり続けるでしょう。Microsoftはその点を考慮し、メール経由でTeamsのチャンネルに投稿できる機能を実装しています。普段使っているメールアカウントからメールを送るだけで、チャンネルにコンテンツを投稿できます。

• 投稿先のチャンネルを見つけ、その横の三点リーダー（…）をクリックして「メール アドレスの取得」を選択します。

• 表示されたメールアドレス宛てに送信したメールは、すべて指定したチャンネルに自動的に投稿されます。

チャンネルを非表示・再表示する

チャンネル一覧が散らかって見づらい場合、しばらく使わないチャンネルは非表示にしておくとスッキリします。非表示にしたチャンネルは、いつでも簡単に再表示できます。

• 非表示にしたいチャンネルの横にある三点リーダー（…）をクリックし、「非表示」を選択します。

• 再表示するには、画面下部の「非表示のチャンネル」をクリックし、対象のチャンネルを選んで「表示」を選択します。

プライベートチャンネルで機密性の高い話題を扱う

すべての会話を全員に公開する必要はありません。Teamsでは、限られたメンバーだけで話し合うためのプライベートチャンネルを作成できます。これらのチャンネルは、あなたが選択したメンバーにしか表示されません。

• 「チャンネルの追加」をクリックして新しいチャンネルを作成します。

• 「プライバシー」のドロップダウンメニューから「プライベート」を選択します。

• その他のオプションも自由に設定できます。

称賛バッジで仲間を褒める

チームメンバーの頑張りを認めることは、職場のモチベーション向上にとても効果的です。Teamsには称賛機能が組み込まれており、さまざまな種類のバッジをチームメンバーに送信できます。

• バッジを送りたい相手とのチャットを開きます。
• テキストボックスの下にある小さなバッジアイコンをクリックします。

• 画面に表示される候補の中から好きなバッジを選ぶと、すぐに送信されます。

メッセージを音声で読み上げてもらう

長いメッセージを読むのが億劫なときは、アプリに読み上げてもらいましょう。Teamsには、メッセージの内容を音声で読み上げてくれる機能が標準で搭載されています。

• 会話を開き、読み上げてほしいメッセージまで移動します。
• メッセージの横にある三点リーダー（…）をクリックし、「イマーシブ リーダー」を選択します。

• 次の画面で再生ボタンをクリックすると、読み上げが始まります。

今回ご紹介したMicrosoft Teamsのヒントとコツが、このコラボレーションアプリを最大限に活用する助けになれば幸いです。あなたのお気に入りのTeams機能は何ですか？ぜひコメント欄で教えてください。