Microsoft Publisherのヒントとコツ – Publisherの使い方を徹底解説

Microsoft 365 Publisherは、名刺、ポスター、カレンダー、雑誌、メニューなど、さまざまなデザイン物を作成できる多用途なアプリケーションです。本記事では、Publisherをより快適に活用するためのヒントとコツ、そして基本的な使い方を詳しく解説します。

Microsoft Publisherのヒントとコツ

ここでは、Publisherでの作業効率と仕上がりの質を高める12のテクニックを紹介します。

1. プロジェクト開始前にリソースを整理する
2. すべてのドキュメントの統一感を保つ方法
3. オブジェクトを少しだけ移動させる
4. 文字間隔の調整
5. ガイド線を使ってオブジェクトを揃える
6. 独自のスタイルを作成する
7. 強調表現を作る
8. 白いフチなしでフルカラー印刷する方法
9. 便利なショートカットキー
10. 書式の共有(書式のコピー)
11. 表示可能な境界線を表示する
12. 1枚の用紙に複数のアイテムを自動配置して印刷する

Publisherの使い方

1] プロジェクト開始前にリソースを整理する

すべてのプロジェクトで最初に行うべきは、綿密な計画です。Publisherのプロジェクトで使用する素材を整理し、完成イメージを頭の中で描いておきましょう。印刷した写真などの素材を使う場合は、スキャナーなどで事前にパソコンへ取り込んでおきます。レイアウトの下書きにラベルを付けておくと、パソコン上での作業が格段に楽になります。フォントの種類、色、スタイル、字間、配色など、プロジェクトを際立たせる要素はこの段階で決めておきましょう。

また、完成品に使用する用紙や媒体を決める絶好のタイミングでもあります。媒体によって適切な色やフォントスタイルは異なります。画面表示専用の出版物の場合は、その媒体に最も適した色やフォントを選びましょう。

2] すべてのドキュメントの統一感を保つ方法

ビジネス用途では、すべてのドキュメントに統一感を持たせることが重要です。統一されたフォント、配色、アートワークなどを心がけましょう。これは、1つのドキュメントをテンプレートとして使うことで実現できます。例えば、名刺のデザインをフライヤーやレターヘッド(社用便箋)に転用すれば、同じフォントや色などの要素を維持でき、すべてのドキュメントで統一感のある外観を実現できます。

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3] オブジェクトを少しだけ移動させる

位置合わせのために、オブジェクトを別の場所へ移動させることがあります。わずかな移動だけで済む場合もあるでしょう。そんなときは、オブジェクトを選択して、希望する方向の矢印キーを押すだけです。この方法であれば、マウス操作よりも正確にオブジェクトを動かせます。

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4] 文字間隔の調整

テキストがページからあふれてしまう、スペースが足りないといった場面では、文字間隔を調整するのが簡単な解決策です。文字間隔を均一に保ちながら詰められるため、標準より狭くなっていることはほとんど気づかれません。

逆に、ページやテキストボックスを埋めたいのにコンテンツが足りない場合にも、このテクニックが役立ちます。調整したいテキストをすべて選択し、Ctrl + Shift + }(拡大)またはCtrl + Shift + {(縮小)を押してください。

5] ガイド線を使ってオブジェクトを揃える

Publisherなら、オブジェクトや各要素をきれいに揃えるのは簡単です。水平・垂直のガイドが用意されており、水平または垂直のルーラーをクリックし、マウスの左ボタンを押したままドキュメント上へドラッグすると追加できます。追加したガイド線は印刷されませんが、オブジェクトをガイドに近づけると自動的に吸着(スナップ)してぴったり揃います。

6] 独自のスタイルを作成する

Publisherでは、独自のテキストスタイルを作成できます。これにより、プロジェクト全体で創造性と一貫性を両立できます。標準、本文、アクセントなどのテキストの見た目を自由に決められます。

スタイルを作成するには、ホームタブを開き、スタイルをクリックします。現在使用中のスタイルが表示されるので、新しいスタイルを選択します。

ラベルの付いたボックスに、好きなスタイル名を入力します。

新しいスタイル名の入力では、フォント、テキスト効果、文字間隔、箇条書きと段落番号、水平線、タブなどのスタイルを細かく設定できます。

7] 強調表現を作り、単調な読み物に変化をつける

情報が詰め込まれた長い段落は、読者を退屈させてしまい、内容がどれほど重要でも最後まで読んでもらえないことがあります。単調な段落に変化をつけるには、テキストボックスを使って「コールアウト(注目枠)」を作りましょう。段落の外側にテキストボックスを配置し、その段落に関連する興味深い内容や、強調したいことを入力します。フォントを大きくおしゃれなものにし、テキストボックスに色を付けて目立たせると効果的です。

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8] 白いフチなしでフルカラーのページを印刷する方法

フルカラーのシートを印刷するとき、周囲に白いフチが残らないようにしたいと思ったことはありませんか? 色付きの用紙に印刷して、印刷面と用紙の色を合わせる方法もありますが、コストが余計にかかるうえ、色が完全に一致しないこともあります。プリンターは印刷中に用紙の端をつかんで送紙する必要があるため、印刷できないフチがどうしても残ってしまうのです。フルカラー印刷が必要なとき、これはかなり厄介な問題です。

この印刷できないフチを回避するのが「断ち切り(ブリード)」印刷です。ブリードとは、必要なサイズより大きい用紙に印刷し、背景色を必要な範囲より先まで印刷しておいて、印刷後に仕上がりサイズへ裁断する手法を指します。

例えば、レターサイズ(8.5×11インチ)の用紙にフルカラーで印刷したい場合は、少し幅と長さのある用紙に印刷し、色がレターサイズよりはみ出すようにします。その後、レターサイズに裁断すれば、端までフルカラーの仕上がりになります。注意:はみ出した部分(ブリード)は裁断される領域です。

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9] 便利なショートカットキー

ショートカットキーは、マウスやタッチパッドが故障したときなどに非常に役立ちます。覚えておくと便利なキーボードショートカットをいくつか紹介します。

• Ctrl + 方向キー:押した方向へページ全体をスクロールします。
• Shift + 方向キー(左右):テキストカーソルの左または右の文字を選択/選択解除します。
• Shift + 方向キー(上下):テキストカーソルの上または下の行全体を選択/選択解除します。
• Ctrl + Shift + 方向キー(左右):テキストカーソルの左または右の単語全体を選択/選択解除します。
• Ctrl + Shift + 方向キー(上下):テキストカーソルの上または下の行全体を選択します。
• Ctrl + 方向キー(上下):テキストカーソルを上または下の段落の先頭へ移動します。
• Ctrl + Space:選択したすべてのテキストを既定の書式に戻します。

10] 書式の共有(書式のコピー/貼り付け)

Publisherでは、あるフォントの書式を別のフォントやドキュメント全体へ簡単に適用できます。コピーしたい書式が設定されたテキストを選択し、「書式のコピー/貼り付け」アイコンをクリックして、変更したい単語をクリックするだけです。文全体、段落全体、ドキュメント全体を変更する場合は、マウスの左ボタンを押したまま変更したい範囲をすべてドラッグします。

11] 表示可能な境界線を表示する

背景と同じ色のオブジェクトを扱う場合や、ページ上で複数のオブジェクトを位置合わせする場合は、境界線を表示することが重要です。境界線を表示すると、位置合わせが容易になり、オブジェクトも見えやすくなります。テキストボックスの境界線を表示しておくと、選択もしやすくなります。オブジェクトの境界線を表示するには、対象のオブジェクトを選択し、表示から境界線にチェックを入れます。非表示にする場合は、オブジェクトを選択して「表示」から「境界線」のチェックを外します。

12] 1枚の用紙に複数のアイテムを自動配置して印刷する

グラフィックソフトで作成したラベルや写真などを、1枚の用紙に複数印刷したいことはありませんか? Publisherなら、アイテムを追加して調整するだけで、自動的に複製して1枚の用紙に複数部印刷できます。Publisherを開いて名刺テンプレートを選択し、好みのサイズに変更してアイテムをシートに追加しましょう。裁断しやすいよう薄い境界線を付けておくのもおすすめです。あとはPublisherが複製してくれるので、印刷するだけです。

Publisherは、プロフェッショナルな作品から日常的なプロジェクトまで、低コストでデザイン・印刷できる万能ソリューションです。できることはまだまだたくさんあるので、いろいろ試して自分なりの活用法を見つけてください。