ExcelでCalendar Insightsワークブックをデータと一緒に保存する方法

Excelを以前のバージョンと比較すると、Calendar Insights(カレンダーインサイト)という新しいテンプレートが追加されていることに気づくでしょう。このテンプレートを使うと、会議にどれだけの時間を費やしているのか、誰と最も頻繁に会っているのか、そして1日のどの時間帯が打ち合わせに最適なのかといった詳細な記録をひと目で確認できます。カレンダー情報はダッシュボード形式で表示され、そこからそのまま操作を始められるのが特徴です。この記事では、ExcelでCalendar Insightsワークブックを開き、自分のデータと一緒に保存する方法を解説します。

Calendar InsightsをExcelで保存する手順

1. テンプレートを開く

まずExcelを起動し、Calendar Insightsテンプレートを検索します。

テンプレートからカレンダーにアクセスするには、Exchange Server、またはOffice 365サブスクリプションに含まれるExchange Onlineのアクティブなアカウントが必要です。

アカウントが有効であれば、Excelで「新規」を選択し、「Calendar Insights」へカーソルを移動します。

テンプレートが見つけにくい場合は、アプリ内の検索ボックスに「calendar insights」と入力してください。検索が完了すると、Calendar Insightsテンプレートが表示されるはずです。

2. カレンダーデータをインポートする

テンプレートを開くと、最初のワークシートタブ「Start(はじめに)」が表示されます。「Let's Get Started」ボタンを選択して作業を始めましょう。

画面下部には「Import Your Calendar(カレンダーのインポート)」タブが選択された状態で表示され、Exchange Serverへの接続方法とカレンダーのインポート手順が順番に案内されます。

「サインイン」ボタンをクリックすると、Excelがダイアログを表示し、メールアドレスとパスワードの入力を求められます。これにより、アプリがExchange Serverに接続し、カレンダー情報をワークブックに読み込みます。

処理が完了すると、「Meeting Insights」ワークシートが表示され、自分のカレンダーに基づいた詳細な分析結果をまとめたダッシュボードが確認できます。

3. マクロ有効ワークブックとして保存する

Calendar Insightsワークブックを自分のデータと一緒にマクロ有効ワークブックとして保存するには、以下の手順を実行します。

「ファイル」を選択し、下へスクロールして「名前を付けて保存」オプションを見つけたら、ボタンをクリックします。

次に、保存先を選択し、「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「Excel マクロ有効ブック」を選択しましょう。マクロ有効ワークブックとして保存しておくと、「Meeting Insights」ワークシート上の「Refresh Insights(インサイトの更新)」ボタンをクリックするたびに、すべてのグラフが自動的に更新されるようになります。

最後に、カレンダーから何らかのデータを取得したいときは、ワークブックを開き、「Meeting Insights」ワークシートの下部にある「Refresh Insights」ボタンを選択するだけで、常に最新の情報を反映できます。