Excelブックにパスワードを設定して保護する方法【読み取り専用設定の手順を解説】

クラウド型ソリューションや家計管理アプリがExcelの人気を脅かそうとしているものの、Excelは依然として会計・グラフ作成・データ整理の分野で王者の座に君臨しています。世界で7億5,000万人が利用し、企業の89%が日常的にMicrosoft Excelを活用しているにもかかわらず、その強力なセキュリティ機能――パスワードの追加と読み取り専用設定――を活用していない人は少なくありません。

このセキュリティ層によって、Excelブックは不正な改ざんから守られます。MS Office 2016以降では、従来の128ビット暗号化から256ビットAES暗号化へと強化されており、現代のExcelは専用のパスワードマネージャーに匹敵する安全性を誇ります。

Excelブックをロックする理由

パスワードによるExcelブックの保護には、主に2つの効果があります。

• ブックへの不正アクセスを防止できる
• ユーザーがスプレッドシートの内容を変更できないよう制限できる(読み取り専用化)

どちらの場合も、パスワードを設定してブックを読み取り専用にすることが可能です。つまり、ユーザーはブックを開いてデータを閲覧できますが、スプレッドシートを編集することはできません。中小企業を経営しており、財務データの完全性を確保したい場合には、この機能は非常に重要です。

Excelブックを読み取り専用として保存する方法

ここからは、パスワードを使ってExcelスプレッドシートやブックをロックし、読み取り専用にする手順をステップごとに解説します。

1. 保護したいブックを開いたら、「ファイル」をクリックし、メニューから「名前を付けて保存」を選択します。

2. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。ボックスの下部にある「保存」ボタンの横の「ツール」をクリックすると、ドロップダウンメニューが開きます。メニューから「全般オプション」を選択してクリックしてください。

3. 「全般オプション」ダイアログボックスが開きます。ここでブックのパスワードを作成します。

下図のように「変更用パスワード」欄に希望するパスワードを入力します。すでにパスワードマネージャーを導入している場合は、それを使って強力なパスワードを生成し、保管庫に保存しておくのがおすすめです。そうでない場合は、解読困難なパスワードの作り方を解説したガイドを参考にしましょう。パスワードを設定したら、「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

4. 続けてパスワードの確認を求められます。同じパスワードを入力して「OK」をクリックすれば設定は完了です。最後に「保存」ボタンを押します。これ以降、ユーザーがブックを開こうとするたびに、次のようなメッセージが表示されたポップアップ通知ボックスが現れます。

5. 「読み取り専用」ボタンをクリックすると、文書は読み取り専用モードで開きます。ブックに変更を加えられるのは、「変更用パスワード」を共有した相手だけです。

Excelブックの保護を解除する方法

読み取り専用の制限を解除して、全員に編集権限を与えたくなった場合はどうすればよいのでしょうか? 実は、読み取り専用機能の解除はとても簡単で、数回クリックするだけで完了します。必要なのは、先ほどと同じ手順を実行し、Excelブックを読み取り専用にしていたチェックボックスのチェックを外すことだけです。

「読み取り専用を推奨する」チェックボックスがあるダイアログボックスの開き方をおさらいしましょう。「ファイル → 名前を付けて保存」をクリックし、表示されたダイアログボックス内で「保存」ボタンの横にある「ツール」ドロップダウンメニューから「全般オプション」を選択します。

「読み取り専用を推奨する」のチェックを外したら、設定していたパスワードも削除し、「保存」をクリックして新しい設定を適用します。次回ブックを開いたときには、読み取り専用モードにならず、読み取り専用の制限ボックスも表示されなくなります。

Excelファイルの暗号化を活用しよう

Excelでパスワードを設定してブックを保護するのは、とても簡単で直感的な操作です。とはいえ、誰がブックにアクセスし、編集できるのかを細かくコントロールできるため、データの完全性を維持するうえで大きな効果を発揮します。

Excelブックを読み取り専用にする方法をマスターしたら、次はCONCATENATE関数の使い方やExcelでのセル分割のテクニックを学んでみましょう。また、Wordに関するチュートリアルもご用意しています。文書を1ページずつ表示する方法や、Word文書にオフライン動画を追加する方法なども、ぜひあわせてご覧ください。