Excelブックをパスワードで保護する方法

クラウドベースのソリューションと予算アプリはExcelの雷を盗もうとしていますが、それでも会計、グラフ作成、データ編成の王様です。世界中で7億5000万人の人々がおり、企業の89％がMS Excelを毎日利用しているため、多くの人がその強力なセキュリティ機能であるパスワードの追加と読み取り専用にすることを忘れています。

前述のセキュリティレイヤーにより、Excelブックは不正な改ざんに耐えることができます。 MS Office 2016以降、256ビットのAES保護が統合され、古い128ビットの暗号化からアップグレードされました。これにより、最新のExcelは専用のパスワードマネージャーに匹敵します。

Excelブックをロックする理由

Excelブックをパスワードで保護するには、次の2つの方法があります。

• ブックへの不正アクセスを防止する
• ユーザーによるスプレッドシートの内容の変更を制限します（読み取り専用にします）

どちらの場合も、Excelブックをパスワードで保護して、読み取り専用にすることができます。つまり、ユーザーはブックを開いてデータを表示することはできますが、スプレッドシートに変更を加えることはできません。これは、中小企業を経営していて、財務データの整合性を確保したい場合に非常に重要です。

Excelブックを読み取り専用として保存する方法

Excelスプレッドシートまたはブックをパスワードでロックして読み取り専用にする方法のステップバイステップガイドは次のとおりです。

1.保護する必要のあるブックを開いたら、[ファイル]オプションをクリックし、メニューから[名前を付けて保存]オプションをクリックします。

2.[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。ボックスの下部に移動し、[保存]ボタンのすぐ横にある[ツール]オプションを見つけます。 「ツール」をクリックすると、ドロップダウンメニューが開きます。ドロップダウンメニューで[一般オプション]を選択してクリックします。

3.これを行うと、[一般オプション]ダイアログボックスが開きます。ここで、ブックのパスワードを作成します。

下図のように、「変更するパスワード」ボックスに希望のパスワードを入力します。パスワードマネージャーが既にインストールされている場合は、それを使用して強力なパスワードを生成し、ボールトに保存できます。それ以外の場合は、このガイドを使用して、解読しにくいパスワードを生成することができます。パスワードを保護した状態で、[読み取り専用を推奨]チェックボックスをオンにして、[OK]をクリックします。

4.パスワードの確認を求められます。同じパスワードを入力し、[OK]をクリックしてプロセスを完了します。最後に、「保存」ボタンをクリックします。これで、ユーザーがブックを開こうとするたびに、次のメッセージを含むポップアップ通知ボックスが表示されます。

5.「読み取り専用」ボタンをクリックすると、ドキュメントが開きますが、読み取り専用モードになります。 「変更するパスワード」を共有しているユーザーのみが、ワークブックに変更を加えることができます。

Excelブックを「保護解除」する方法

読み取り専用の制限を解除し、全員に編集権限を付与したい場合はどうなりますか？読み取り専用機能の削除は簡単なプロセスであり、ボタンをクリックするだけで実行できます。同じプロセスをもう一度実行し、Excelブックを読み取り専用にするチェックボックスをオフにするだけです。

「読み取り専用推奨」チェックボックスを含むダイアログボックスを開く方法を要約します。「ファイル」->「名前を付けて保存」をクリックし、表示されるダイアログボックスで、次の「ツール」ドロップダウンメニューから「一般オプション」を選択します。 [保存]ボタンに移動します。

[読み取り専用推奨]チェックボックスをオフにしたら、設定したパスワードを削除し、[保存]をクリックして新しい変更を適用します。次回ワークブックを開いたときに、読み取り専用モードで開かれたり、読み取り専用制限ボックスが表示されたりすることはありません。

Excelファイル暗号化を活用する

ブックを保護するためにExcelでパスワードを設定するのは簡単で、一目瞭然です。それでも、ブックにアクセスおよび/または編集できるユーザーを大幅に制御できます。これは、データの整合性を維持するのに大いに役立ちます。

Excelブックを読み取り専用にする方法がわかったので、次に学習できることは、連結関数の使用とExcelでセルを分割する方法です。また、Wordのチュートリアルもいくつかあります。一度に1ページを表示する方法と、Word文書にオフラインビデオを追加する方法を学びます。