Microsoft Editorの使い方｜文法チェックと文書の誤りを簡単に修正する方法

文章に不要な複雑な言葉や抽象的な表現が乱用されると、文章の一貫性や品質が損なわれ、読者を混乱させてしまうことがあります。そのような言葉選びでは、伝えたい意味を正しく届けることはできません。Microsoft 365サブスクリプションをお持ちなら、クラウド強化された機能を活用することで、より質の高い文章を作成できます。そこで活躍するのがMicrosoft Editorです。

Microsoft Editorの使い方

Microsoft Editorは、WordやOutlook（Web版）での文章作成をサポートするインテリジェントなライティングアシスタントです。入力中のテキストをリアルタイムで分析し、スペルミスや構文の改善が必要な箇所を検出すると、修正案を提案してくれます。

Microsoft 365 Personal / Familyサブスクリプションをご利用の場合は、高度な文法・スタイルの改善機能にもアクセスできます。明確さ、簡潔さ、フォーマルな表現、語彙の提案など、多彩な機能が含まれています。Microsoft Editorには、主に以下の3つのアクセス方法があります。

• Microsoft Officeドキュメント（WordのWeb版およびデスクトップ版）
• Outlook.com およびOutlookクライアント（メール作成時）
• ブラウザー拡張機能によるその他すべての場面

また、Microsoft Editorは次の2つの形態で利用できます。

1. ブラウザープラグイン
2. Microsoft Wordアドイン

Word文書の作成でも、メールの作成でも、LinkedInやFacebookなどのサイトへの投稿でも、Microsoft Editorの恩恵を受けることができます。さらに注目すべき点として、Microsoft Editorは20以上の言語に対応しており、言語や市場ごとの特性に合わせて、ネイティブスピーカーや現地の言語学者と協力しながら提案内容を最適化しています。

1. ブラウザープラグインとして使う

Editorのブラウザー拡張機能は、文法やスペルのミスをチェックするだけでなく、受動態の使用や冗長な表現など、文章を洗練させるための提案も行ってくれます。

拡張機能をインストールする前に、他の文法チェッカー系の拡張機能をオフにしておくことをおすすめします。これにより、Editorが最高のパフォーマンスを発揮できるようになります。ブラウザーの拡張機能設定を開き、スペル・文法チェック系の拡張機能を無効にしましょう。

Edgeの場合：「設定など」（3点メニュー）から「拡張機能」を選択します。

Chromeの場合：3点メニュー「Google Chromeの設定と管理」から「設定」＞「拡張機能」へ進みます。

準備ができたら、EdgeまたはChromeにMicrosoft Editor拡張機能を追加します。各ブラウザーのストアから簡単に入手できます。

追加すると、ツールバーに薄色表示されたEditorアイコンが現れます。アイコンをクリックし、Officeで使用しているアカウント、または無料のMicrosoftアカウントでサインインしてください。

無料のMicrosoftアカウントでサインインした場合、Editorで修正できるのは基本的なスペルと文法の問題のみです。より高度な推敲機能や詳細な文法チェックを使うには、Office 365またはMicrosoft 365サブスクリプションのアカウントでサインインする必要があります。

Editorの「設定」では、チェック対象の項目を選択したり、サービスを利用したくないサイトではEditorをオフにしたりすることが可能です。

更新情報：現在、Microsoft EditorはEdgeブラウザーに標準搭載されています。

2. Wordアドインとして使う

Microsoft EditorのWordアドインをインストールすると、リボンメニューに追加され、「ホーム」タブの下ですぐに確認できるようになります。

あとは通常どおり文章を書き始めるだけです。ツールがミスを検出すると、自動的にフラグが立てられます。たとえば、Editorは次のようにマークを表示します。

• スペルミス：赤い波線の下線
• 文法ミス：青い二重下線
• スタイルの問題：紫色の破線

下線が引かれた単語をクリックすると、修正候補の一覧が表示されます。

さらに詳しいサポートが必要な場合は、リボンのペンアイコンをクリックしてEditorウィンドウを開きましょう。Editorが文章を素早く分析し、次のような統計情報を提供してくれます。

• 読みやすさ（可読性）
• 異なる単語の使用状況
• 文書を読むのに必要な時間

Microsoft Editorは今後も機能強化が予定されており、以下のような新機能の追加が期待されています。

類似チェッカー（Similarity Checker）

膨大な参考文献の中から適切な引用を行うのは、多くのライターにとって時間のかかる難しい作業です。この課題を解決するため、Editorには「類似チェッカー」という機能が搭載される予定です。オリジナルではない可能性のあるコンテンツを特定し、関連する引用文献の挿入を容易にします。今後数か月以内にWord for the webで提供される見込みです。

リライト提案（Rewrite Suggestions）

リライト提案機能を使うと、流暢さ、簡潔さ、読みやすさの観点から文章を最適化するのが格段に楽になります。この機能は現在、Word for the webアプリ限定で提供されています。

まとめ

実際に使ってみると、Microsoft Editorはミスを素早く検出するだけでなく、自信を持って文章を書くための心強い相棒になってくれることがわかりました。日々の文章作成の質を高めたい方は、ぜひ活用してみてください。