Microsoft MyAnalyticsとは？使い方と活用方法を徹底解説

自分の働き方に関するデータを把握できれば、生産性向上への大きな一歩となります。MyAnalyticsは、Microsoftが提供する、仕事の習慣をデータに基づいて分析するプラットフォームです。集中力を維持し、より賢く働くためのヒントを得ることができます。

この記事では、MyAnalyticsダッシュボードの見方と、仕事パターンに関するインサイトの活用法を詳しく解説します。さらに、毎日の勤務時間の中で最も重要な作業に集中する時間を確保するなど、「新しい働き方」を習慣化する方法もご紹介します。

MyAnalyticsのプランと対応ブラウザ

MyAnalyticsで利用できる機能は、契約しているMicrosoft Office 365またはMicrosoft 365のプランによって異なります。利用できる要素には、MyAnalyticsダッシュボード、週次メールダイジェスト、インライン候補表示、Outlook用Insightsアドインなどがあります。

現在、MyAnalyticsダッシュボードには、最新版のGoogle Chrome、Firefox、Safariのほか、Internet Explorer 10または11、Microsoft Edgeからアクセスできます。

MyAnalyticsダッシュボード

MyAnalyticsダッシュボードへは、Microsoft 365アカウントにログインし、アプリ一覧から「MyAnalytics」を選択してアクセスします。アプリの一覧にMyAnalyticsが表示されない場合は、「すべてのアプリ」リンクを選択してください。

メインのダッシュボードは4つのセクションで構成されており、過去4週間の働き方に関する情報が表示されます。各セクションがどのように生産性のインサイトを提供してくれるのかを見ていきましょう。これらの情報を上手に活用すれば、生産性の向上だけでなく、メンタルヘルスの改善にもつながるかもしれません。

左側のメニューから各セクションを選択すると、より詳細な情報を確認できます。

Focus（集中）

ダッシュボードのFocusセクションでは、会議、メール、チャット、通話以外の時間、つまり自分の業務に集中できた時間がどれだけあったのかを確認できます。

多くの人と同じように、Outlookカレンダーに業務時間をブロックとして登録している場合、MyAnalyticsはそれを集中可能な時間としてカウントします。つまり、その予定に他の参加者を招待していなければ、MyAnalyticsはそれを作業時間だと認識するのです。一方、Outlookカレンダーで時間を「退席中」とマークした場合、その時間は集中時間の計算には含まれません。

MyAnalyticsは、「1通のメールやチャットを確認した後、再び集中状態に戻るまで最大23分かかることがある」という点を強調し、集中時間の重要性を訴えかけています。

集中時間を増やす方法

「集中時間をもっと作る」リンクを選択すると、MyAnalyticsがカレンダーに集中時間を追加登録する手順を案内してくれます。1日にどれくらいの集中時間を確保したいか、そしてどの時間帯に予約したいかを尋ねられます。選択肢は、午前または午後の時間帯で1日1〜4時間となっています。

集中時間中はMicrosoft Teamsの通知をミュートすることもできます。せっかく確保した集中時間を邪魔されないためにも、この設定をオンにすることをおすすめします。

Teamsの通知をサイレントにすると、集中時間中はステータスが「集中中」に変わり、予定された集中時間が終わると元のステータスに自動的に戻ります。

ただし、優先連絡先からのメッセージ通知は引き続き受け取ることができます。優先連絡先を指定するには、Teamsの「設定」を開き、「プライバシー」＞「優先アクセスの管理」を選択します。

MyAnalyticsには、週平均の集中可能時間と4週間のトレンドが表示されるため、集中時間が増えているかどうかを簡単に確認できます。

さらに、働き方に関する生産性のインサイトや改善提案も表示されます。

たとえば、勤務時間中に新着メールが届くたびにすぐ読んでいる場合、「受信トレイは1時間に1回だけ確認する」ことを提案されるかもしれません。

Network（ネットワーク）

MyAnalyticsダッシュボードのNetworkセクションは、一緒に働く人々との関わりを分析するためのものです。

左側のメニューで「ネットワーク」を選択すると、過去4週間および過去12ヶ月間に何人と協力したかが表示されます。また、上位のコラボレーターを確認し、「アクティブ」「外部」「新規」「重要」の条件で並べ替えることもできます。

重要な相手からのタスクや未読メールについて通知を受け取りたい場合は、このページで特定の連絡先を「重要」にマークしておきましょう。

Wellbeing（ウェルビーイング）

MyAnalyticsのWellbeingセクションは、仕事から離れてリフレッシュする時間を確保するために役立つ機能です。

MyAnalyticsメニューから「ウェルビーイング」を選択すると、ウェルビーイングに関する統計を詳しく確認できるページに移動します。ここでは、通常の勤務時間外に仕事をしていない日数などの情報が表示されます。MyAnalyticsでは、勤務時間外の時間を「クワイエットアワー（静寂時間）」と呼んでいます。

クワイエットアワーの中断状況と、その原因となった活動の種類を示す円グラフも確認できます。休むべき時間に仕事をしなくて済むよう、勤務時間内の時間をどう守るか考えてみましょう。

Collaboration（コラボレーション）

MyAnalyticsのCollaborationセクションは、同僚との共同作業に費やしている時間を、より生産的にできるかどうかを判断するのに役立ちます。会議、チャット、通話、メールなど、他者とのやり取りにどれくらいの時間を使っているかがひと目でわかります。

直前に急遽設定された会議の数や、オンライン会議に遅刻しなかった割合など、会議の習慣についても詳しく知ることができます。さらに、オンライン会議中にメールやチャットを開く頻度まで把握できるのです。

過去4週間に送信・閲覧したメールの数など、コミュニケーションの習慣に関する情報も確認できます。

こうした情報は、自分の時間を有効に使えているかどうかを判断する貴重な材料となるでしょう。

プライバシーとMyAnalyticsの無効化方法

マイクロソフトによると、MyAnalyticsのデータは本人以外の誰も見ることができないとのことです。つまり、上司もIT部門のスタッフも、システム管理者でさえもあなたのMyAnalytics情報を見ることはできません。それでも、MyAnalyticsを完全にオフにしたいという人もいるかもしれません。幸い、MyAnalyticsのオプトアウトはとても簡単です。

MyAnalyticsの任意のページで、画面右上のプロフィール画像の横にある「設定」アイコンを選択します。

次に、MyAnalyticsの下にある「設定」リンクを選択します。そこから、MyAnalyticsを完全にオフにする、ダッシュボードのオン/オフを切り替える、週次ダイジェストメールを購読する、Insights Outlookアドインを入手する、といった操作が可能です。

まとめると、MicrosoftのMyAnalyticsは、あなたの働き方に関する貴重な情報を提供してくれるツールです。あとは、その情報を活用してパフォーマンスを向上させ、ストレスを軽減するかどうかは、あなた自身次第です。