Outlookで複数のカスタム自動返信テンプレートを設定・活用する方法

メールの送信者ごとに異なる自動返信を設定したいとお考えなら、この記事が役立ちます。Outlookでは、カスタムの自動返信テンプレートを作成し、条件に応じて使い分けることが可能です。この機能を利用するには、パソコン版のOutlookデスクトップクライアントが必要です。

送信者ごとに異なる返信を送るには

Outlookで自動返信を設定すること自体はとても簡単ですが、問題になるのは「同時に複数の人へ、それぞれ異なる内容の返信を送りたい」というケースです。標準の自動返信機能では、フィルターに該当した全員に同じメッセージが送られてしまいます。そこで活用したいのが、カスタムの自動返信テンプレートです。以下の手順に従えば、送信者や条件に応じて異なる返信を自動的に送れるようになります。

Outlookで自動返信テンプレートを作成する方法

送信者ごとに異なる返信を送るためのテンプレートを作成するには、以下の手順を実行します。

1. パソコンでOutlookを開きます。
2. 左上の「新しい電子メール」ボタンをクリックします。
3. 宛先を入力せずに、件名と本文だけを記述します。
4. 「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択します。
5. 「ファイルの種類」から「Outlook テンプレート (*.oft)」を選びます。
6. テンプレート名を入力します。
7. 「保存」ボタンをクリックします。

まず、送りたい内容のテンプレートを作成します。パソコンでOutlookアプリを開き、画面左上にある「新しい電子メール」ボタンをクリックしてください。続いて、自動返信として送りたいメールを作成します。件名と本文は自由に入力できます。作成できたら、「ファイル」メニューをクリックし、次の画面で「名前を付けて保存」を選択します。

ポップアップウィンドウが表示されるので、「ファイルの種類」のドロップダウンリストを展開して「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択します。任意の名前を入力して「保存」ボタンをクリックすれば、テンプレートの保存は完了です。その後、「新しい電子メール」ウィンドウは閉じても問題ありません。

Outlookでカスタム自動返信テンプレートを使用する方法

作成したテンプレートを使って自動返信を設定するには、以下の手順に従います。

1. パソコンでOutlookを開きます。
2. 「ファイル」>「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
3. 「新しいルール」をクリックします。
4. 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
5. 条件(例：「差出人が指定したユーザーである場合」)にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。
6. アクションの一覧から「特定のテンプレートを使用して返信する」を選択します。
7. 「特定のテンプレート」リンクをクリックし、先ほど作成したテンプレートを選びます。
8. 「次へ」をクリックし、必要に応じて例外条件を設定します。
9. 「完了」ボタンをクリックします。

各ステップの詳細については、このまま読み進めてください。

まず、パソコンでOutlookを開き、「ファイル」>「仕分けルールと通知の管理」に移動します。

ポップアップウィンドウが表示されたら、「電子メールの仕分けルール」タブ内の「新しいルール」をクリックします。

次のウィンドウで「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

続いて、条件を選択します。例えば、特定の人にだけ自動返信を送りたい場合は、「差出人が指定したユーザーである場合」のチェックボックスにチェックを入れます。

その後、下段のステップ2欄にある「指定したユーザー/パブリックグループ」をクリックし、連絡先リストから対象者を選択します。選択が完了したら「次へ」ボタンをクリックします。次の画面では、「特定のテンプレートを使用して返信する」オプションを選んでください。

さらに、先ほど作成したテンプレートを指定する必要があります。「特定のテンプレート」リンクをクリックし、保存しておいたテンプレートを選択しましょう。その後、「次へ」ボタンをクリックします。

必要であれば、例外条件も設定できます。たとえば、「本文に特定のキーワードが含まれている場合にのみ自動返信を送る」といった細かい制御が可能です。最後に「完了」ボタンをクリックすれば設定は終了です。

これで、自動返信テンプレートが有効になります。なお、設定したルールを削除したい場合は、同じ「仕分けルールと通知の管理」ウィンドウを開き、該当するルールを削除してください。

この記事がお役に立てば幸いです。