【Gmail】メールテンプレートの有効化と使い方を徹底解説!作成・上書き・削除まで
職場では、メールがコミュニケーションや業務報告の共有に欠かせない手段となっています。同僚に送るメールの多くは、本文の内容はほぼ同じで、添付ファイルだけが異なるというケースが少なくありません。
たとえば、お祝いのメール、日常の挨拶メール、あるいは「ファイルを添付いたしますので、ご確認ください」といった定型文で報告書や資料を送るメールなどが該当します。
同じ文章を新規メールのたびに書いたり、コピー&ペーストしたりするのは、続けていくうちに次第に煩わしく感じてしまうものです。
そんな手間を一気に解消してくれるのが「メールテンプレート」機能です。一度作成したテンプレートを保存しておけば、同じ内容のメールを別の相手へ何度でも簡単に送信できます。メール作成の時間を節約できるだけでなく、定型作業によるストレスからも解放されるでしょう。
関連記事: GmailアプリとWeb版でGoogle Meetを無効にする方法
以下では、Gmailでテンプレート機能を有効にし、活用して作業効率を高める具体的な手順を解説します。
Gmailでメールテンプレートを有効にする方法
テンプレート機能は、Gmailアカウントではデフォルトで無効になっています。利用を開始するには、事前にGmailの詳細設定から有効化しておく必要があります。以下の手順に沿って順番に操作してください。
ステップ1: Gmail画面右上にある歯車アイコン(設定)をクリックします。
ステップ2: ドロップダウンメニューから「すべての設定を表示」を選択します。
ステップ3: 設定画面上部のタブから「詳細設定」を開きます。
ステップ4: メニューを下へスクロールすると、「テンプレート」の項目が「無効」になっているので、「有効にする」を選択します。
ステップ5: 画面下部の「変更を保存」をクリックして、新しい設定を確定します。
関連記事: Gmailでタスクを活用する方法
Gmailでメールテンプレートを作成する方法
メールテンプレートとは、本文の内容が共通するメールをひな形として保存したものです。作成済みのメールを何度も入力し直す必要がなく、テンプレート一覧からすぐに呼び出せるため、Gmailでの作業効率が大きく向上します。以下の手順で作成してみましょう。
ステップ1: 画面左上の「作成」ボタンをクリックします。
ステップ2: メール本文を入力し、下書きを作成します。
ステップ3: 下書きを保存する前に、メール作成画面の右下にある縦三点リーダー(縦に並んだ3点ボタン)をクリックします。
ステップ4: 「テンプレート」にカーソルを合わせ、表示されたサブメニューから「下書きをテンプレートとして保存」を選択します。
ステップ5: 「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。初めてテンプレートを作成する場合は、既存のテンプレートを上書きすることはできません(上書き方法については後述します)。
ステップ6: テンプレート名を入力して「保存」をクリックします。これで新しいテンプレートの完成です。
関連記事: Gmailでスワイプ機能を使う方法
既存のテンプレートを上書きする方法
テンプレートの上書きとは、特定のテンプレートのメール内容を修正し、新しいテンプレートを作らずに以前保存したものに置き換えることです。手順は以下の通りです。
ステップ1: 「作成」をクリックし、更新したい新しい内容でメールを作成します。
ステップ2: メール作成画面の右下にある縦三点リーダー(3点ボタン)をクリックします。
ステップ3: 「テンプレート」を選択し、サブメニューから「下書きをテンプレートとして保存」をクリックします。
ステップ4: 「テンプレートを上書き」の項目に表示されている、以前保存したテンプレート名をクリックします。
ステップ5: 「保存」をクリックして完了です。
関連記事: Gmailのアーカイブ機能の使い方
テンプレートを挿入して使う方法
テンプレートの挿入はとても簡単です。テンプレートを活用すれば、メール作成にかかる時間を削減しながら、ストレスフリーな運用が実現できます。
ステップ1: 通常どおりメールの作成を開始します。
ステップ2: メール作成画面の右下にある縦三点リーダー(3点ボタン)をクリックします。
ステップ3: 「テンプレート」にカーソルを合わせ、サブメニューから「テンプレートを挿入」を選択します。
選択したテンプレートの内容が、そのまま新しいメールに挿入されます。あとは必要に応じて文言を調整したり、添付ファイルを追加したりしてから受信者に送信しましょう。これで定型文を何度も入力する手間から完全に解放されます。
関連記事: Gmailのプロモーションメールを減らす方法
Gmailでメールテンプレートを削除する方法
もう使わないテンプレートは、整理のためにも削除するのがおすすめです。不要になったテンプレートを削除する手順は以下の通りです。
ステップ1: 通常どおりメールの作成を開始します。
ステップ2: メール作成画面の右下にある縦三点リーダー(3点ボタン)をクリックします。
ステップ3: 「テンプレート」にカーソルを合わせ、サブメニューから「テンプレートを削除」を選択します。
ステップ4: 完全に削除したいテンプレート名をクリックすれば、削除は完了です。
このように、Gmailのテンプレート機能は、仕事で毎日同じ内容のメールを大量に送る方はもちろん、プライベートでも定型文を活用したい方にとって心強い味方となります。ぜひ本記事の手順を参考に、日々のメール作業を効率化してみてください。
あわせて読みたい関連記事
-
Googleスプレッドシートのテンプレートを作成・活用する方法を徹底解説
家計簿、請求書、カレンダーなど、スプレッドシートを効率よく作りたいなら、テンプレートの活用が欠かせません。テンプレートは、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを素早く作成するための最も便利な方法の一つです。Microsoft Excelを使ったことがある方なら、テンプレートを掲載したサイトを簡単に見つけられることはご存じでしょう。では、Googleスプレッドシートの場合はどうでしょうか。「Googleスプレッドシートにもテンプレートはあるのか?」と疑問に思う方は多いはずです。Google検索では表示される情報が限られているため、選択肢が少ないと感じてしまうかもしれません。しか
-
Gmailで送信メールを取り消す方法|取り消し時間を30秒に延ばす設定も解説
「済んでしまったことは、もう覆せない」――ウィリアム・シェイクスピア『マクベス』 一度実行してしまったことを取り消すのは、一般的に不可能です。メールの送信も例外ではありません。しかし、セカンドチャンスを信じる方に朗報です。実はGmailには、送信後30秒以内であればメールを取り消せる機能が標準で搭載されています。この記事では、Gmailで送信メールを取り消す具体的な手順と、取り消し可能な時間を延ばす設定方法をわかりやすく解説します。 Gmailでメールを取り消すメリット 送信直後に誤字や記載ミスに気づいても、すぐに取り消して修正できる 業務のプレッシャーで勢いで送信したメールが相手に届くの