Microsoft Accessでデータベースを作成する方法|空のデータベースとテンプレートの使い分け

データベースとは、コンピューター上に構造化して保存されたデータの集合体であり、Accessがデータを検索・活用できるようにする仕組みです。Microsoft Accessはデータベース管理システム(DBMS)の一つで、データの作成や編集はもちろん、そのデータをもとにフォーム、クエリ、レポートなどを作成することもできます。

Accessでデータベースを作成する2つの方法

Access 365で新しいデータベースを作成するには、主に次の2つの方法があります。

• 空のデータベース(Blank Database):データベースに含めたいフィールドがすでに決まっている場合に適した方法です。ゼロから自由に設計できるのが特徴ですが、最初は何もない状態なので、フィールドは自分で作成していく必要があります。
• テンプレート(Template):テンプレートを使えば、スクラッチで作成するよりも短時間でデータベースを完成させられます。Accessには多彩なテンプレートデザインが用意されており、プログラム内に表示されるテンプレートを選ぶほか、テンプレートウィンドウの検索機能を使ってオンラインから探すことも可能です。

この記事では、以下の2つの作成手順について詳しく解説します。

1. 「空のデータベース」を使ってデータベースを作成する方法
2. 「テンプレート」を使ってデータベースを作成する方法

1. 空のデータベースから作成する手順

1. Microsoft Accessを起動します。
2. 起動画面で「空のデータベース」をクリックします。
3. ダイアログボックスが表示されます。
4. ファイル名を入力します。
5. 「作成」をクリックすると、データベースの完成です。
6. フィールド名やデータを入力し、テーブル・フォーム・クエリ・レポートなど、目的に合わせたオブジェクトを作成していきます。

最後に、作業内容を必ず保存しましょう。Microsoft 365の場合、新しく作成したデータベースは、既定ではエクスプローラーの「ドキュメント」フォルダーに保存されます。

2. テンプレートから作成する手順

1. Microsoft Accessを起動します。
2. 一覧から使いたい「テンプレート」をクリックします。さらに多くのテンプレートを見たい場合は「その他のテンプレート」を選択します。
3. テンプレートウィンドウが開き、さまざまなテンプレートが表示されます。
4. 検索ボックスにキーワードを入力すれば、オンライン上から目的に合ったユニークなテンプレートを探すこともできます。
5. 使用するテンプレートを選択します。
6. ファイル名を入力し、「作成」をクリックします。
7. テンプレートがダウンロードされ、フィールド名が設定済みのテーブルが自動的に用意されます。あとはデータベースのテーブルにデータを追加していくだけです。

以上で完了です!

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