Microsoft 365のAccessでデータベースを構築する方法｜基本用語から活用術まで徹底解説

Microsoft Accessは、Microsoft 365オフィススイートに含まれるアプリケーションのひとつで、サーバーを必要とせずに動作する本格的なデスクトップ型リレーショナルデータベースを提供します。Accessのデータベースは、ハードディスク上やネットワーク共有フォルダ内の固定ファイルとして動作し、テーブル・クエリ・フォーム・レポートを作成するための高度なツールが標準で備わっています。

Accessの起動と押さえておきたい基本用語

Microsoft Accessを起動したら、「作成」メニューから「テーブル」を選択しましょう。テーブルはデータベースにおける基本的な保存単位であり、テーブルなどのオブジェクト内では、情報は属性と値の組み合わせとして格納されます。

Accessを扱ううえで知っておきたい重要な用語は以下の通りです。

• フィールド: テーブル内の列に相当するデータ要素。
• データベース: リレーションシップ(関連付け)によって相互に接続された、明確に定義されたオブジェクトの集まり。
• フォーム: テーブルへ情報を入力するためのグラフィカルなフロントエンド。
• クエリ: 1つ以上のテーブルから特定のサブセットを抽出し、その場限りの独自の情報セットを作り出す機能。
• レコード: テーブル内の行に相当するデータ要素。
• レポート: テーブルの内容やクエリの結果をまとめた、印刷可能な情報の要約。
• テーブル: 属性を構造化して整理した集合体。フィールド(列)とレコード(行)によって構成されます。

Accessにおけるオブジェクト間のリレーションシップ

すべてのテーブルは「リレーションシップ」と呼ばれる関連付けを通じて互いにつながっています。Microsoft Accessはリレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)であり、あるテーブルのデータが別のテーブルのデータとどのように関連するかを規定するルールを適用します。この仕組みにより、データの整合性が保たれ、重複や矛盾のない信頼性の高いデータベースを構築できます。

Accessでのフォームの使い方

フォームを活用することで、レコードをデータベースへ整然と入力できます。フォームはデータ入力をサポートするために最適化されたグラフィカルなツールです。テーブルに直接情報を追加するのではなく、ナビゲーションしやすく視認性の高いフォーム経由で入力するのが基本のワークフローとなります。入力ミスの防止や作業効率の向上にもつながります。

Accessにおけるクエリ

クエリの結果は、テーブルの内容そのものとは一致しません。クエリは高度なフィルター条件や並べ替えルールを使って1つ以上のテーブルからデータを抽出し、レポートや構造化されたエクスポートファイルの元となる、表形式の結果を返します。必要なデータだけを柔軟に取り出せるため、分析や資料作成の強力な味方になります。

Accessにおけるレポート

レポートを使えば、クエリの結果やテーブルの内容をもとに、印刷や画面共有がしやすい読みやすい形に整えることができます。レポートはテーブルの内容の全部または一部を要約したもので、社内向け資料や提出書類の作成に欠かせない機能です。

Accessが対応する多彩なデータソース

Microsoft Accessはフロントエンドのレポーティングツールとして、テキストファイル、Excelスプレッドシート、SQL ServerやAzureのデータベース、Microsoft Outlookなど、多数の情報源からデータを取り込めます。リンクテーブルやインポートしたデータソースを利用すれば、Accessをクエリツール兼レポート作成ツールとして自由に活用できます。さらに、レポートやデータを他のデータベースやMicrosoft SharePointプラットフォームへ発行することも可能です。

Accessの出力形式

通常、Accessデータベース内の情報はデータベースの中にとどまります。しかし、クエリやレポートの結果は、Excel、プレーンテキスト、XML、PDF、XPS形式できれいにエクスポートできます。加えて、AccessはMicrosoft OutlookやMicrosoft Wordの宛先リスト(配布リスト)にもデータを供給できるため、メール配信や文書作成との連携もスムーズに行えます。