【Microsoft Access】クエリで計算フィールドを作成する方法を徹底解説

Microsoft Accessでは、クエリの中でフィールド同士を計算できることをご存知でしょうか?クエリに計算フィールドを作成したい場合は、クエリのデザイングリッドの「フィールド」行にある任意の列へ、「計算フィールド名:計算式」という形式で入力するだけでOKです。

なお、計算フィールドはレコード単位の個別計算になります。これは、それぞれの計算が特定のレコード内のフィールドのみを対象として行われるためです。

Accessで計算フィールドを作成する手順

それでは、実際の手順を見ていきましょう。

1. テーブルを準備する

まずMicrosoft Accessを起動し、新しいテーブルを作成するか、すでに作成済みのテーブルを使用します。

2. クエリを作成する

次にクエリを作成します。「作成」タブを開き、「クエリ」グループにある「クエリデザイン」をクリックしてください。

3. テーブルを追加する

画面右側に「テーブルの表示」ウィンドウが現れるので、計算に使用したいテーブルを選択します。

続いて、ウィンドウ下部の「追加」ボタンをクリックすると、選択したテーブルがウィンドウの上半分に表示されます。

4. デザイングリッドにフィールドを配置する

ウィンドウの下半分には「デザイングリッド」が表示されます。

デザイングリッドとは、ウィンドウ上部に表示されたテーブルから必要なフィールドを下部へ配置することで、クエリを作成するための便利なツールです。

「フィールド」行のドロップダウン矢印をクリックし、クエリに含めたいフィールドを各列ごとに選択していきましょう。

5. 計算フィールド用の列を追加する

今回は、2018年・2019年・2020年の3年間の出産数の合計を計算する例で説明します。

最後の列に「3年間の出産数合計」という新しいフィールドを追加します。

6. ズーム機能で数式を入力する

追加した「3年間の出産数合計」フィールドを右クリックし、ショートカットメニューから「ズーム」をクリックします。

すると「ズーム」ダイアログボックスが開き、先ほど選択したフィールドのテキストが表示されているのが確認できます。

ここに、実行したい計算内容に合わせた数式を入力します。

入力形式の例:
3年間の出産数合計: [2018]+[2019]+[2020]

ポイントとして、計算に使うフィールド名は必ず角括弧[ ]で囲むようにしてください。これにより、Accessがフィールド名として正しく認識します。

数式を入力したら「OK」をクリックします。

7. クエリを実行する

最後に、リボン左側の「結果」グループにある「実行」をクリックしましょう。

これで、計算結果が一覧として表示されます。各レコードごとに3年分の出産数が合計されていることが確認できるはずです。

まとめ

Accessのクエリで計算フィールドを作成するには、以下の流れを覚えておくと便利です。

• デザイングリッドの空いている列に「フィールド名:計算式」を入力する
• フィールド名は角括弧[ ]で囲む
• 長い数式は「ズーム」ダイアログを使うと入力しやすい
• 「実行」をクリックして結果を確認する

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