Microsoft Officeで独自のキーボードショートカットを作成する方法

マウスは便利なツールですが、ポイントしてクリックする操作の繰り返しは時間の無駄になりがちです。そのことを理解しているあなたは、すでにOfficeやWindowsの便利なキーボードショートカットを習得していることでしょう。

しかし、定型作業の中にはショートカットキーが用意されていないものもあります。Microsoft Officeで自分専用のキーボードショートカットを作成できたら素晴らしいと思いませんか?実は、それが可能なのです。

Microsoft Officeでキーボードショートカットを作成する方法

まずWordでの手順を説明します。デスクトップ版のExcelやPowerPointでも手順は同じです。Outlookの場合は、後述のセクションをご覧ください。

1. リボン領域の灰色の余白部分を右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。

2. 「Wordのオプション」ウィンドウが開きます。ウィンドウ下部にある「キーボードショートカット」の横の「ユーザー設定」ボタンをクリックします。

3. 「キーボードのユーザー設定」ウィンドウが開きます。「分類」エリアで、ショートカットを作成したいコマンドが含まれるタブを絞り込みます。そのタブのコマンドが右側の「コマンド」エリアに表示されるので、目的のコマンドを選択します。
   
   この例では「FileSendPdf」を選択しています。キー操作ひとつでWord文書をPDFとして送信できれば非常に便利だからです。コマンドにすでにキーの組み合わせが割り当てられている場合は、「現在のキー」エリアに表示されます。

4. 新しいショートカットキーの組み合わせを設定するには、「新しいショートカットキー」フィールドにカーソルを置き、使用したいキーの組み合わせをキーボードで押します。「現在のキー」エリアの横の「現在の割り当て」に何が表示されているか必ず確認してください。そこに「[未割り当て]」以外が表示されている場合は、別のキーの組み合わせを試しましょう。

5. 今後作成するすべての文書でこのキーの組み合わせを使用する場合は、「変更内容の保存先」ボックスで「Normal.dotm」を選択したままにします。この文書だけに適用する場合は、ドロップダウンボックスからその文書を選択します。
6. 「割り当て」ボタンをクリックして設定を適用し、「キーボードのユーザー設定」ウィンドウを閉じます。「OK」を押して「Wordのオプション」ウィンドウを閉じたら、新しいキーボードショートカットを実際に試してみましょう。

「FileSendPdf」ショートカットを実行すると、文書が自動的にPDFへ変換され、Outlookで新規メールが作成され、PDFが添付され、さらに件名まで自動的に入力されます。マウスでの十数回のクリック操作がキー操作ひとつで済むのは、驚くほどの時短効果があります。

Microsoft Officeでカスタムキーボードショートカットをリセットする方法

Officeアプリで作成したカスタムキーボードショートカットをまとめて削除したくなることもあるでしょう。その手順はとても簡単です。

1. リボン領域の灰色の余白部分を右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。

2. 「Wordのオプション」ウィンドウが開きます。ウィンドウ左下の「ユーザー設定」ボタンをクリックすると、「キーボードのユーザー設定」ウィンドウが開きます。

3. 今後のすべての文書からキーの割り当てを削除する場合は、「変更内容の保存先」ドロップダウンで「Normal.dotm」を選択したままにします。この文書からのみ削除する場合は、代わりにドロップダウンからその文書を選択します。左下付近にある「すべてリセット」ボタンをクリックします。

4. 「キーの割り当てをリセットしてもよろしいですか?この操作により、Normal.dotmのマクロとスタイルに現在割り当てられているすべてのキーが削除されます」という確認メッセージが表示されます。警告文の末尾には、Normal.dotmまたは選択した文書名が表示されます。「はい」をクリックしてリセットを確定します。

Microsoft Outlookでキーボードショートカットを作成する方法

Microsoft Officeアプリの中で、おそらく最も長い時間を過ごすのがOutlookではないでしょうか。作業をより速く進めるために、カスタムキーボードショートカットを作成する価値は十分にあります。

残念ながら、Outlook 2016以降では、Word、Excel、PowerPointのように自由にキーボードショートカットを作成することはできません。では、どのような選択肢があるのでしょうか?

回避策として有効なのが、「クイックステップ」を作成し、それにキーの組み合わせを割り当てる方法です。Outlookのすべての機能にショートカットキーを割り当てられるわけではありませんが、大半のニーズには対応できます。なお、カスタムクイックステップに割り当てられるキーの組み合わせは9種類までという制限があります。

1. Outlookの「ホーム」タブにある「クイックステップ」セクションで「新規作成」を選択します。

2. 「クイックステップの編集」ウィンドウが開きます。「名前」フィールドに内容がわかりやすい名前を入力します。
3. 「アクションの選択」ドロップダウンメニューから、定義済みのアクションを選択します。この例では「既読にする」を選びます。

4. 直前のアクションの下にある「アクションの追加」ボタンをクリックすると、複数のアクションを連結できます。

5. 「フォルダーへ移動」を選択します。

6. 「フォルダーの選択」ウィンドウが開きます。このクイックアクションでメールを移動させたいフォルダーを見つけて選択します。この例では「Bills(請求書)」フォルダーを選択します。「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。

7. 「ショートカットキー」ドロップダウンでキーの組み合わせを選択します。選択肢は9種類までに限られている点に注意してください。

8. 「ヒント」テキストボックスに、クイックステップの動作内容の説明を追加します。後でクイックステップにマウスを合わせると、この説明が表示されて動作内容をすぐに思い出せます。
9. 「完了」をクリックしてクイックステップの作成を完了します。Outlookのリボンに「既読にして請求書フォルダーへ移動」のクイックステップが表示されます。手順7で選んだショートカットキーの組み合わせで動作をテストしてみましょう。

さらに一歩進みたい場合は、コマンドラインスイッチを使ったOutlookデスクトップ版のショートカットを作成すれば、よく使う作業をより簡単に実行できるようになります。

キーボードショートカットを練習しよう

これで、自分専用のMicrosoft Officeショートカットキーを作成できるようになりました。よく使うショートカットの一覧を印刷して、モニターのそばに貼っておきましょう。数日後にはチートシートなしでも操作できるようになっているはずです。コマンドラインスイッチによるショートカットも取り入れれば、Microsoft Officeでの生産性はあっという間に向上するでしょう。