Microsoft Power Automateチュートリアル – Web版・デスクトップ版の始め方と使い方

Power Automate(旧Microsoft Flow)は、デスクトップで使えるIFTTTの代替ツールをお探しなら、最も優れた自動化ツールのひとつです。本記事では、Web版とデスクトップ版それぞれでPower Automateをセットアップし、その機能を最大限に活用する方法を詳しく解説します。

Power Automateとは

Power Automateは、Windows 11に標準搭載されている自動化ツールで、WebブラウザやWindows 10からも利用できます。Zapier、IFTTT、Automate.ioなどがオンラインアプリとの連携に特化しているのに対し、Power Automateはオンライン・オフライン両方のアプリに対応している点が大きな特徴です。つまり、フォルダーの作成、ファイル名の変更、データの別場所へのコピーなど、インターネットに依存しないさまざまなタスクも自動化できます。

Power Automateを操作していると、フロー(flow)という用語によく出会います。これはタスクのテンプレートの種類を指す言葉です。Power Automateには5種類のフローが用意されており、自動化されたクラウドフロー(Automated cloud flow)、インスタントクラウドフロー(Instant cloud flow)、スケジュール済みクラウドフロー(Scheduled cloud flow)、デスクトップフロー(Desktop flow)、ビジネスプロセスフロー(Business process flow)があります。

Power Automateの仕組み

自動化タスクの作成には、主に2つの要素が関わります。トリガー(trigger)とアクション(action)です。トリガーで「いつタスクを実行するか」を指定し、アクションで「何を行うか」を決定します。作成済みのタスクも含め、すべてのタスクにはこの2つの要素が組み込まれています。設定が完了すると、手動で停止しない限り、Power Automateがバックグラウンドで自動的にタスクを実行し続けます。

このワークフローは、IFTTTやZapier、Automate.ioと基本的に同じ仕組みです。いずれもトリガーとアクションを組み合わせてタスクを構築します。ただし、Power Automateにはエラー時(On error)という便利なオプションが用意されています。これにより、トリガーやアクションでエラーが発生した際に、別のアクションへ切り替えることが可能です。この機能は他の類似ツールにはない大きな強みといえます。

Power Automateで利用できるアプリとサービス

Power Automateは非常に多くのアプリやサービスに対応しており、自動化の幅が大きく広がります。Web版とデスクトップ版のどちらでも、ほぼ同じオプションを利用できます。対応アプリの具体例としては、Outlook、Excel、Wordなどが挙げられます。さらに、変数・条件・ファイルなどを扱う多彩なタスクも提供されています。

Power Automateの優れた点は、ネストされた(入れ子構造の)タスクを作成できることです。たとえば「10MBを超えるメール添付ファイルを受信したら、特定の場所にファイルを作成する」という処理を1つのタスクで実現できない場合でも、添付ファイルを取得するタスクと、フォルダーを作成するタスクの2つに分けて構築できます。

Webとデスクトップの両方に対応した自動化ツールをお探しなら、Power Automateは有力な候補になるでしょう。まずは一度試してみて、自分のニーズを満たせるかどうか確かめてみてください。

Web版Microsoft Power Automateの使い方

Web上でMicrosoft Power Automateを使用するには、以下の手順に従います。

1. flow.microsoft.comにアクセスし、アカウントにサインインします。
2. 左側にある「作成」ボタンをクリックします。
3. 「自動化されたクラウドフロー」を選択します。
4. フロー(タスク)の名前を入力し、トリガーを選びます。
5. 「作成」ボタンをクリックします。
6. 「新しいステップ」ボタンをクリックします。
7. アクションに使うアプリを選択します。
8. 実行したいアクションを選びます。
9. 「保存」ボタンをクリックします。

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

まず、Power Automateの公式サイトであるflow.microsoft.comにアクセスし、アカウントにサインインします。続いて、左側に表示される「作成」ボタンをクリックし、「自動化されたクラウドフロー」を選択します。

用途に応じて、以下のオプションを選ぶこともできます。

• インスタントクラウドフロー: タスクを設定できますが、実行は手動で行います。
• スケジュール済みクラウドフロー: あらかじめ決めた日時にタスクを自動実行できます。
• デスクトップフロー: 主にデスクトップ環境向けのフローです。
• ビジネスプロセスフロー: ネストされたタスクを作成したい場合に適しています。

最初にタスク名を入力し、希望するトリガーを選択して「作成」ボタンをクリックします。

トリガーの内容によっては、対象のアプリやサービスへのサインインが必要になる場合があります。その後、「新しいステップ」ボタンをクリックしましょう。

ここで、トリガーに対するアクションを選択します。一覧の中から実行したいタスクをクリックしてください。

選択内容によっては、該当サービスへの再サインインを求められることがあります。完了したら「保存」ボタンをクリックします。

これで、アカウント内でタスク(フロー)を実行できるようになります。

作業を始める前に知っておきたいのは、Power Automate DesktopはWeb版とは動作が異なるという点です。デスクトップ版にはトリガーを選択するオプションがないため、ネストされたタスクを作成する必要があります。つまり、1つのアクションをメインアクションとして選び、残りをサブアクションとして設定します。メインアクションがトリガーの役割を果たし、残りがアクションとして機能する仕組みです。

Windows 11/10でのMicrosoft Power Automateの使い方

Windows 11でPower Automateを使用するには、以下の手順に従います。

1. タスクバーの検索ボックスで「Power Automate」を検索し、アプリを開きます。
2. 「新しいフロー」ボタンをクリックします。
3. タスク名を入力し、「作成」ボタンをクリックします。
4. 左側の一覧からアクションを選択します。
5. 選択したアプリに応じてフォームに入力します。
6. サブフローの矢印をクリックし、「新しいサブフロー」を選択します。
7. 名前を入力して「保存」ボタンをクリックします。
8. 左側から別のアクションを選択します。
9. 「保存」ボタンをクリックします。
10. 「再生」ボタンをクリックしてタスクを実行します。

それでは、手順を詳しく確認していきます。

まず、タスクバーの検索ボックスでPower Automateアプリを検索し、検索結果から起動します。起動したら「新しいフロー」ボタンをクリックします。

次に、タスク名を入力して「作成」ボタンを押します。すると、タイトルにタスク名が表示された新しいウィンドウが開きます。左側の一覧からメインアクションを選びましょう。

アクションはダブルクリックでも、ドラッグ&ドロップでも選択できます。選択内容に応じて画面のフォームを入力し、「保存」ボタンをクリックします。

続いて、「サブフロー」の矢印をクリックし、「新しいサブフロー」を選択します。ここでサブフローに名前を付けることも可能です。

その後、左側から別のアクションを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

全体の流れを整理すると、最初のアクションがトリガーとして機能し、サブフローがアクションとして動作します。

最後に「実行」ボタンをクリックすれば、タスクをテストできます。

Power Automate Desktopは無料で使える?

はい、Power Automate DesktopはWindows 11およびWindows 10ユーザーであれば無料で利用できます。パソコンに見当たらない場合は、flow.microsoft.comからダウンロードできます。インストール後はMicrosoftアカウントでのサインインが必要です。

Power AutomateはMicrosoft 365 / Office 365に含まれる?

はい、Power AutomateはMicrosoft 365サブスクリプションに含まれています。有効なMicrosoft 365契約があれば、追加料金なしでWeb版Power Automateを利用できます。

Power Automateの料金はいくら?

Web版Power Automate単体の価格は、約15ドル/月/ユーザーです。ただし、Microsoft 365を契約していれば無料で使えます。また、Power Automate DesktopはWindows 11・Windows 10ユーザー向けに無料提供されています。

以上のように、Power Automateは生産性向上を目的とした非常に便利な自動化ツールです。このチュートリアルが、導入の第一歩として役立てば幸いです。