Microsoft Excel の基本チュートリアル – Excel の使用方法の学習

2018 年に書かれた記事で、人事と金融業界を専門とする会社である Robert Half は、金融会社の 63% が引き続き Excel を主要な機能として使用していると書いています。確かに、これは 100% ではなく、実際には使用量の減少と見なされます! しかし、ソフトウェアがスプレッドシート ソフトウェアであり、金融​​業界のソフトウェアとしてのみ設計されたものではないことを考慮すると、63% は依然として業界の重要な部分を占めており、Excel がいかに重要であるかを示すのに役立ちます.

Excel の使い方を学ぶことは、難しいことではありません。一度に 1 歩ずつ進めていくことで、初心者から専門家へ (または少なくともその点に近づくまで)、自分のペースで進むことができます。

この記事で取り上げる内容のプレビューとして、ワークシート、基本的な使用可能な関数と数式、およびワークシートまたはワークブックのナビゲートを考えてみてください。確かに、考えられるすべての Excel 関数をカバーするわけではありませんが、他の機能へのアプローチ方法を理解できるように十分にカバーします。

基本的な定義

いくつかの定義をカバーすると、本当に役に立ちます。おそらく、これらの用語を聞いたことがある (または、それらが何であるかを既に知っている) でしょう。しかし、Excel の使用方法を学習するための残りのプロセスの準備が整うように、それらについても説明します。

ワークブックとワークシート

Excel ドキュメントはワークブックと呼ばれ、最初に Excel ドキュメント (ワークブック) を作成すると、多くの (すべてではない) Excel バージョンに、それぞれ独自の空白のワークシートを持つ 3 つのタブが自動的に含まれます。お使いのバージョンの Excel でそれができない場合でも、心配はいりません。作成方法を学習します。

Google スプレッドシートと Microsoft Excel ワークブックの違いを理解する

ワークシートは、データを入力する実際の部分です。視覚的に考える方が簡単な場合は、ワークシートをそれらのタブと考えてください。タブを追加または削除するには、右クリックして削除オプションを選択します。これらのワークシートは、私たちが作業する実際のスプレッドシートであり、ワークブック ファイルに格納されています。

リボン

リボンはショートカットの列のように Excel アプリケーション全体に広がりますが、ショートカットは視覚的に (テキストの説明と共に) 表示されます。これは、何かをすぐに実行したい場合、特に何をしたいのかを判断するのに助けが必要な場合に役立ちます。

トップ メニュー オプション (ホーム、挿入、データ、レビューなど) から選択したセクション/グループに応じて、リボン ボタンのグループが異なり、表示される視覚的なオプションはそれらのグループに関連します。

Excel ショートカット

ショートカットは Excel ソフトウェアをすばやく操作するのに役立ちます。それらのいくつかは、Excel アプリケーションの古いバージョンのメニューにリストされているショートカットを見て、自分で試してみることで習得できます。

Excel のショートカットを学習するもう 1 つの方法は、Excel 開発者の Web サイトでそれらのリストを表示することです。お使いのバージョンの Excel でショートカットが表示されない場合でも、ほとんどのショートカットは機能します。

数式と関数

関数は Excel の組み込み機能であり、数式で使用されます。たとえば、スプレッドシートのさまざまなセルの数値の合計を計算する数式を挿入する場合は、関数 SUM() を使用してそれを行うことができます。

この関数 (およびその他の関数) については、この記事でもう少し詳しく説明します。

フォーミュラ バー

数式バーは、リボンの下に表示される領域です。数式とデータに使用されます。セルにデータを入力すると、そのセルにマウスを置くと数式バーにも表示されます。

数式バーを参照するときは、適切なセルを選択した状態でその場所に数式を入力する必要があることを示しているだけです (これも、セルを選択して入力を開始すると自動的に行われます)。

ワークシートの例の作成と書式設定

Excel ワークシートでできることはたくさんあります。この記事では、手順の例をいくつか紹介しますので、実際に試してみてください。

最初のワークブック

空白のワークブックから始めると便利です。それでは、[新規] を選択してください。 .これは Excel のバージョンによって異なる場合がありますが、通常は ファイル にあります。

注:上の画像には Open と表示されています New にアクセスできることを示します。 (左側、緑色の矢印が指す) どこからでも。これは新しい Excel のスクリーンショットです。

[新規] をクリックすると いくつかのサンプル テンプレートを取得する可能性が高くなります。テンプレート自体は Excel のバージョンによって異なる場合がありますが、何らかの選択が必要です。

Excel の使用方法を学習する 1 つの方法は、それらのテンプレートをいじって、それらが「カチカチ」する理由を確認することです。この記事では、空白のドキュメントから始めて、データや数式などをいじっています.

それでは、白紙のドキュメントオプションを選択してください。インターフェイスはバージョンごとに異なりますが、アイデアを得るには十分に類似している必要があります。少し後に、別のサンプル Excel シートもダウンロードします。

データの挿入

スプレッドシート (別名ワークシート) にデータを取り込むには、さまざまな方法があります。 1 つの方法は、必要な場所に必要なものを単純に入力することです。特定のセルを選択して、入力を開始してください。

もう 1 つの方法は、データをコピーしてスプレッドシートに貼り付けることです。確かに、テーブル形式ではないデータをコピーしている場合、それがドキュメントのどこに配置されるかについて少し興味深いことがあります。しかし幸いなことに、必要に応じていつでもドキュメントを編集し、別の場所に再コピーして貼り付けることができます.

この記事の一部を選択してコピーし、空のスプレッドシートに貼り付けることで、コピー/貼り付けの方法を今すぐ試すことができます。

記事の一部を選択してコピーしたら、スプレッドシートに移動し、貼り付けを開始する目的のセルをクリックして貼り付けます。上記の方法は、右クリック メニューを使用し、アイコンの形で [貼り付け] を選択する方法です。

Excel 組み込みの貼り付けメソッドを使用すると、他の Excel 組み込みメソッドでもエラーが発生する可能性があります。幸いなことに、エラー警告 (上記) は、シートにコピーしたデータを取得するための正しい方向を示すのに役立ちます.

データを貼り付けるとき、Excel はデータを適切に解釈します。この例では、このセクションの最初の 2 つの段落をコピーすると、Excel はそれを 2 行で表示しました。段落間に実際のスペースがあったため、Excel はそれも (空白行で) 再現しました。テーブルをコピーしている場合、Excel はそれをシートでより適切に再現します。

また、リボンのボタンを使用して貼り付けることもできます。視覚的な人々にとって、これは本当に役に立ちます。下の画像に示されています。

一部のバージョンの Excel (特に古いバージョン) では、データをインポートできます (同様のファイルまたは CSV – カンマ区切り値 – ファイルで最適に機能します)。一部の新しいバージョンの Excel にはそのオプションがありませんが、他のファイル (インポートするファイル) を開くことはできます。[すべて選択] を使用してください。 次に、それをコピーして Excel スプレッドシートに貼り付けます。

インポートが利用可能な場合、通常は ファイル の下にあります メニュー。新しいバージョンの Excel では、[ファイル] をクリックすると、より多くのグラフィカル ユーザー インターフェースにリダイレクトされる場合があります。 .ワークシートに戻るには、左上の矢印をクリックするだけです。

ハイパーリンク

特にリボンを使用する場合、ハイパーリンクはかなり簡単です。 挿入の下にハイパーリンク ボタンがあります。 新しい Excel バージョンのメニュー。 command-K などのショートカットからアクセスすることもできます .

データの書式設定 (例:数字と日付)

データをフォーマットすると便利な場合があります。これは特に数字に当てはまります。なんで？数値は、テキスト形式に近い一般的な形式 (デフォルトの一種) に自動的に分類される場合があります。しかし、多くの場合、数値を数値として動作させたいことがあります。

もう 1 つの例は日付で、20200101 や 01/01/20 など、日付形式に選択した形式のように、すべての日付が一貫して表示されるように書式設定する必要があります。

以下の画像に示すように、いくつかの異なる方法でデータをフォーマットするオプションにアクセスできます。

たとえば、Number にアクセスすると、 フォーマットには、いくつかのオプションがあります。これらのオプションは、右クリック方式を使用すると表示されます。リボンを使用すると、オプションがリボンに表示されます。それはすべて、どちらが簡単かによって異なります。

Excel をしばらく使用している場合は、右クリックによる数値書式ダイアログ ボックス (下図) が理解しやすいかもしれません。あなたがより新しいか、より視覚的である場合、リボンの方法はより理にかなっているかもしれません (そして、はるかに速く使用できます)。どちらも数値の書式設定オプションを提供します。

日付に似たものを入力すると、新しいバージョンの Excel では、下の画像に示すようにリボンに反映されます。

リボンから、日付の形式を選択できます。たとえば、短い日付または長い日付を選択できます。試してみて、結果を確認してください。

プレゼンテーションの書式設定 (例:テキストの配置)

また、データをすべて左揃えにするか右揃えにするか (または揃えるかなど)、データを揃える方法を理解することも役立ちます。これもリボンからアクセスできます。

上の画像からわかるように、テキストの配置 (つまり、右、左など) は、リボン オプションの 2 行目にあります。リボンで他の配置オプション (上、下など) を選択することもできます。

また、数字などを揃えると、左に揃えると (テキストの見栄えが良くなる) 正しく見えない場合がありますが、右に揃えると見栄えが良くなります。この配置は、ワープロ アプリケーションで見られるものと非常によく似ています。

列と行

列と行の幅と寸法を調整するだけでなく、操作方法を知っておくと役に立ちます。幸いなことに、コツをつかめば、かなり簡単に実行できます。

行または列の追加または削除には 2 つの部分があります。最初の部分は選択プロセスで、もう 1 つは右クリックして挿入または削除オプションを選択することです。

上記の例で、この記事からコピーして空白の Excel シートに貼り付けたデータを覚えていますか?おそらくもう必要ないので、行を削除するプロセスの完璧な例です。

最初のステップを覚えていますか?行を選択する必要があります。行番号 (左上のセルの左側) をクリックし、削除する一番下の行までマウスで下にドラッグします。この場合、3 つの行を選択しています。

次に、手順の 2 番目の部分で [行の削除] をクリックします。 Excel がそれらの行を削除するのを見てください。

行を挿入するプロセスは似ていますが、複数の行を選択する必要はありません。 Excel は、クリックした場所が行を挿入する場所であると判断します。

プロセスを開始するには、新しい行の下に配置する行番号をクリックします。これにより、行全体を選択するように Excel に指示されます。現在の場所から、Excel はその上に行を挿入します。これを行うには、右クリックして [行の挿入] を選択します。

上記のように、10 と入力しました 10 行目。その後、10 を選択した後 (行 10)、右クリックして [行の挿入] を選択します。 、数字の10が1行下がりました。 10という結果になりました 現在は 11 行目です。

これは、挿入された行が選択された行の上にどのように配置されたかを示しています。挿入プロセスがどのように機能するかを確認できるように、自分で試してみてください。

複数の行が必要な場合は、複数の行を選択することでこれを行うことができます。これにより、必要な行数が Excel に通知され、その数量が選択した行番号の上に挿入されます。

次の図は、10 3行下がった、挿入された行数。

列の挿入と削除は基本的に同じですが、左 (行) ではなく上 (列) から選択する点が異なります。

フィルターと複製

処理するデータが大量にある場合、そのデータをより簡単に処理するためのいくつかのトリックを用意しておくと役立ちます。

たとえば、財務データがたくさんあるが、特定のデータだけを見る必要があるとします。これを行う 1 つの方法は、Excel の「フィルター」を使用することです。

まず、大量のデータを表示する Excel ワークシートを見つけて、これをテストするものを用意します (すべてのデータを自分で入力する必要はありません)。このようなサンプルは、Microsoft からダウンロードできます。これはダウンロードへの直接リンクであるため、そのリンクをクリックするとすぐに Excel サンプル ファイルのダウンロードが開始されることに注意してください。

ドキュメントができたので、データの量を見てみましょう。かなりですね。注:上の画像は、サンプル ファイルにあるものとは少し異なって見えますが、これは正常です。

ドイツのデータだけを見たいとしましょう。リボンの [フィルター] オプションを使用します ([ホーム] の下)。これは、右側の「並べ替え」オプションと組み合わされています (新しい Excel バージョン)。

次に、必要なオプションを Excel に伝えます。この場合、選択された国としてドイツに関するデータを探しています。

フィルター オプションを選択すると、小さなプルダウン矢印が列に表示されます。矢印を選択すると、使用する「テキスト フィルター」オプションなど、いくつかのオプションが表示されます。昇順または降順で並べ替えるオプションがあります。

これらのオプションはすべてプルダウン リストに表示されるため、Excel がこれらをリボンで組み合わせる理由は理にかなっています。 「テキスト フィルター」の下の「等しい…」を選択します。

やりたいこと (この場合はフィルター) を選択したら、情報/基準を提供しましょう。ドイツからのすべてのデータを表示したいので、それをボックスに入力します。次に、[OK] をクリックします。

現在、ドイツのデータのみが表示されていることに気付くでしょう。データがフィルター処理されました。他のデータはまだ残っています。視界から隠されているだけです。フィルターをやめてすべてのデータを見たいと思う時が来るでしょう。下の画像に示すように、プルダウンに戻り、フィルターをクリアすることを選択するだけです。

重複データを含むデータ セットがある場合があります。特異なデータしかない場合は、はるかに簡単です。たとえば、Excel ワークシートでまったく同じ財務データ レコードが 2 回 (またはそれ以上) 必要になるのはなぜですか?

以下は、繰り返されるデータを含むデータ セットの例です (黄色で強調表示されています)。

重複 (または複数) を削除するには、重複データ (繰り返されるデータを含む) を表す行の 1 つをクリックすることから始めます。これは下の画像に示されています。

ここで、[データ] タブまたはセクションにアクセスすると、リボンに [重複を削除] というボタンが表示されます。それをクリックしてください。

このプロセスの最初の部分では、下の画像のようなダイアログ ボックスが表示されます。これで混乱しないでください。重複データを特定するときにどの列を確認するかを尋ねているだけです。

たとえば、姓と名が同じであるが他の列が基本的に意味不明な行がいくつかあり (たとえば、Web サイトからのコピー/貼り付けなど)、姓と名に固有の行のみが必要な場合は、次を選択します。余分なデータを削除する際に、重複しない可能性のある意味不明な部分が考慮されないように、これらの列を削除します。

この場合、選択を「すべての列」のままにしました。行を手動で複製したため、この例ではすべての列がまったく同じであることがわかっていたからです。 (Excel サンプル ファイルで同じことを行い、テストすることができます。)

上記のダイアログ ボックスで [OK] をクリックすると、結果が表示されます。この場合、3 つの行が一致すると識別され、そのうちの 2 つが削除されました。

これで、結果のデータ (以下に表示) は、重複の追加と削除を行う前に開始したデータと一致します。

いくつかのトリックを学びました。これらは、大規模なデータ セットを扱う場合に特に役立ちます。先に進んで、リボンに表示される他のボタンをいくつか試して、その動作を確認してください。元のフォームを保持したい場合は、Excel サンプル ファイルを複製することもできます。ダウンロードしたファイルの名前を変更し、別のコピーを再ダウンロードします。または、コンピューターにファイルを複製します。

私がしたことは、すべての財務データを含むタブを複製し (別のサンプル ファイルにコピーした後、最初に作成したファイルは空白でした)、複製したタブを使用して、自由に操作できる 2 つのバージョンがありました。タブを右クリックして [複製] を選択すると、これを試すことができます。

条件付き書式

記事のこの部分は、表示上の利点があるため、ワークブックの作成に関するセクションに含まれています。少し複雑に思える場合、または関数や数式を探している場合は、このセクションをスキップして、暇なときに戻ってきてください。

特定のデータを強調したい場合は、条件付き書式が便利です。この例では、Excel サンプル ファイル (すべての財務データを含む) を使用して、25,000 ドルを超える「総売上高」を探します。

これを行うには、まず評価するセルのグループを強調表示する必要があります。ここで、列または行全体を強調表示したくないことに注意してください。評価したいセルだけを強調表示したいだけです。そうしないと、他のセル (見出しなど) も評価され、Excel がこれらの見出しに対して何を行うかに驚かれることでしょう (例として)。

目的のセルが強調表示されたら、[ホーム] セクション/グループをクリックしてから、[条件付き書式] をクリックします。

リボンの「条件付き書式」をクリックすると、いくつかのオプションがあります。この場合、$25,000 を超えるセルを強調表示する必要があるため、下の画像に示すように選択を行います。

ダイアログボックスが表示され、ボックスに値を入力できます。 25000 と入力します。カンマなどを気にする必要はありません。実際、そのままの数値を入力した方がうまく機能します。

[OK] をクリックすると、上の [より大きい] ダイアログ ボックスで選択した内容 (右側) に従って、フィールドが自動的に色付けされます。この場合、「濃い赤のテキストで薄い赤の塗りつぶし」になります。別の表示オプションを選択することもできました。

この条件付き書式は、プロジェクトに不可欠なデータを一目で確認できる優れた方法です。この場合、総売上高が 25,000 ドルを超える「セグメント」(Excel の例ファイルで参照されている) を確認できます。

数式と関数の操作

Excelで関数を使用する方法を学ぶことは非常に役に立ちます。それらは式の基本的な内臓です。関数のリストを表示して何が利用できるかを知りたい場合は、[挿入] メニュー/グループをクリックし、左端にある [関数/関数] を選択します。

Excel リボンのこのボタンの目的は実際の関数を挿入することですが (数式バーに等号から始めて目的の関数を入力し始めることによっても実行できます)、これを使用することもできます。利用可能なものを確認します。関数をスクロールして、数式で使用できるものについてのアイデアを得ることができます。

もちろん、単純に試してみて、その機能を確認することも非常に役立ちます。カテゴリを選択することで、熟読したいグループを選択できます。たとえば、「一般的に使用される」関数の短いリストですが、頻繁に使用されるリストです (この記事で一部の関数について説明します)。

この記事で説明する数式の例では、これらの関数のいくつかを使用します。

イコール = サイン

等号 ( =) は、Excel では非常に重要です。重要な役割を果たします。これは、式の場合に特に当てはまります。基本的に、式の前に等号を付けないと式はありません。数式がなければ、そのセルに入力したデータ (またはテキスト) だけです。

したがって、Excel に計算や自動化を依頼する前に、セルに等号 ( =) を入力することを忘れないでください。

$ 記号を含めると、数式を移動しないように Excel に指示されます。通常、ワークシートの変更に対する数式の自動調整 (相対セル参照と呼ばれるものを使用) は便利ですが、場合によってはそれが望ましくない場合があり、その $ 記号を使用して Excel にそれを伝えることができます。セル参照の文字と数字の前に $ を挿入するだけです。

したがって、D25 の相対セル参照は $D$25 になります。この部分がわかりにくい場合でも、心配する必要はありません。戻ってきても構いません (または、Excel の空白のワークブックで遊んでください)。

素晴らしいアンパサンド>> &

アンパサンド ( &) は、セルを結合できる楽しい小さな数式「ツール」です。たとえば、名の列と姓の列があり、氏名の列を作成したいとします。 &を使用してそれを行うことができます。

Excel ワークシートで試してみましょう。この例では、空白のシートを使用して、他のプロジェクトを中断しないようにします。先に進み、A1 に名を入力し、B1 に姓を入力します。これらを結合するには、C1 セルをマウスでクリックして次の数式を入力します:=A1 &" " &B1 .斜体の部分のみを使用し、残りの部分は使用しないでください (ピリオドを使用しないなど)。

C1には何が見えますか？フル ネームを入力する場合は通常どおり、姓と名の間にスペースが入った完全なフル ネームが表示されます。数式の &" " &部分が、そのスペースを生み出したものです。 「 」を含めなかった場合は、名前と姓の間にスペースを入れないことになります (結果を確認したい場合は、試してみてください)。

別の同様の式では CONCAT を使用していますが、これについては後で説明します。ここでは、アンパサンド ( &) の機能を覚えておいてください。この小さなヒントは多くの状況で役立ちます。

SUM() 関数

SUM() 関数は非常に便利で、説明どおりのことを行います。 Excelに含めるように指示した数値を合計し、それらの値の合計を提供します.いくつかの異なる方法でこれを行うことができます。

関数を使用する際に使用するデータが得られるように、いくつかの数値を入力することから始めました。単純に 1、2、3、4、5 を使用して、A1 から開始し、A5 に向かって下に向かって各セルに入力しました。

ここで、SUM() 関数を使用するには、目的のセルをクリックすることから始めます。この場合は A6 を使用し、数式バーに =SUM( と入力します。この例では、最初の「(.」に到達したら停止します。次に、A1 (一番上のセル) をクリックし、マウスを A5 (または含めたい一番下のセル) までドラッグしてから、数式バーに戻り、最後の「)」を入力します。ピリオドは含めないでください。または引用符と括弧のみ。

この関数を使用するもう 1 つの方法は、数式バーに情報を手動で入力することです。これは、かなりの数の数字があり、スクロールしてそれらを取得するのが少し難しい場合に特に役立ちます.このメソッドは、上記の例と同じように「=SUM(.」を使用して開始します。

次に、一番上のセルのセル参照を入力します。この場合、それは A1 になります。コロン ( :) を含めて、一番下のセルのセル参照を入力します。この場合、それは A5 になります。

AVERAGE() 関数

数字のグループの平均を知りたい場合はどうしますか?これは、AVERAGE() 関数を使用して簡単に行うことができます。以下の手順では、基本的には上記の SUM() 関数と同じですが、関数が異なります。

そのことを念頭に置いて、結果に使用するセル (この場合は A6) を選択することから始め、等号 ( =) と単語 AVERAGE を入力し始めます。入力を開始すると候補が表示され、必要に応じて単語全体を入力する代わりに [平均] をクリックできます。

セル範囲を追加する前に、式に左括弧があることを確認してください。そうしないと、エラーが発生します。

A6 セル (または結果に使用しているセル) に「=AVERAGE(」と入力したので、使用するセル範囲を選択できます。この場合、A1 から A5 を使用しています。

マウスを使用して範囲を選択するのではなく、手動で入力することもできることに注意してください。大きなデータ セットがある場合は、範囲を入力する方が、スクロールして選択するよりも簡単です。もちろん、それはあなた次第です。

プロセスを完了するには、閉じ括弧「)」を入力するだけで、5 つの数値の平均が得られます。ご覧のとおり、このプロセスは SUM() プロセスやその他の関数と非常によく似ています。 1 つの機能のこつをつかめば、他の機能はより簡単になります。

COUNTIF() 関数

特定の数値がデータセットに何回出現するかを数えたいとしましょう。まず、この関数用にファイルを準備して、カウントするものを用意しましょう。 A6 にある数式をすべて削除します。ここで、A1 から A5 をコピーして A6 から貼り付けるか、A6 から始めてセルに同じ数字を入力し、1 の値を入力し、次に A7 に 2 を入力します。

それでは、A11 で関数/式を開始しましょう。この場合、「=COUNTIF(」と入力します。その後、セル A1 から A10 を選択します。

他の COUNT のような関数ではなく、必ず「COUNTIF」を入力または選択してください。そうしないと、同じ結果が得られません。

他の関数と同様に、閉じ括弧「)」を入力する前に、条件の質問に答えて、カンマ「,」の後、括弧「)」の前に入力する必要があります。

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( &) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note:This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip :Use VLOOKUP:Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:

If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.