未読メールをタスクリスト代わりに使ってきた私が、ついに移行したツールとは？

公開日：2026年1月7日

テック系の記事を数多く執筆していながら、自分自身のやり方がいかにアナログ寄りか、時に驚かされます。長年、メールの整理と対応すべきタスクの把握に、ある単純な習慣に頼り続けてきましたが、ついにより快適なソリューションへ移行することにしました。

決して画期的な話ではありませんが、いくつかのストレスを解消し、タスクの見落としを防げるようになります。

従来の方法：メールを未読のまま放置する

機能はするが、使い勝手が悪い

Gmailを使い始めてからずっと、「未読優先」の並べ替え設定を利用してきました。私の場合、保留中のタスクが目の前になければ対応を忘れてしまうため、未読メールが常に上部に表示される仕組みは理にかなっています。新しいメッセージが届いても、古い未読が下に押し流されて見失うことがありません。

件数が少ないうちはこれで十分機能します。読むだけでよいメッセージをさっと処理し、時間のかかるものは未読のまま残す。しかし、これを日常的に続けると問題が浮上してきます。

最大の難点は、受信トレイの役割がごちゃ混ぜになることです。「まだ読んでいないメール」と「2週間前に対応するはずだったタスク」が混在し、未読表示が何を意味するのか一目で判別できません。

機能面で最も困るのは、既読・未読の切り替えが不安定な点です。デスクトップではMailbirdをメインのメールクライアントとして使っており、メッセージが既読になるまでの時間を設定できます。私は1秒に設定しているので、スクロール中に誤って既読になることはありません。ただし、重要度の低いメッセージにも必要以上に長く留まることになります。

さらに厄介なのは、Mailbirdの未読への変更が不安定なことです。未読にマークしたのに数秒後に既読へ戻ってしまうことが何度もありました。受信トレイが更新される前に気づかないと、そのメールはどこかへ消えてしまいます。ふと思い出さない限り、二度と手をつけないまま忘却の彼方へ。

第一歩：専用フォルダを作る

やるべきことに専用の場所を用意する

私はもともとメール整理にこだわるタイプではありません。Unroll.meでメルマガ購読を管理したり、一時的な目的でフォルダを作る程度で、普段の操作は未読メールの処理か過去メッセージの検索がほとんどです。

そこで、未読メールの代替手段もシンプルに保つことにしました。各受信トレイに「_To-Do」という名前の新規フォルダを作成します。失いたくないメッセージはこのフォルダへ移動すれば、膨大なメールの海に埋もれる心配はありません。

未読バッジのような視覚的なリマインダーがないと動けないタイプなので、フォルダ内のメッセージも引き続き未読のままにしています。それでも、誤って既読になったとしても場所が決まっているためすぐ見つけられるのが大きな違いです。対応が完了したら削除するか受信トレイへ戻し、頭の中からすっきり片付けます。

ちなみに、Gmailの「スター付き」機能も長年活用してきました。将来必要になりそうなメッセージに星を付ける運用です。これも便利なのですが、スター付きの大半は忘れ去られ、たまたまフォルダを開いたタイミングでまとめて掃除する羽目になります。

補完策：本格的なToDoリストの導入

すべてのリマインダーがメールの中にあるわけではない

メールを専用フォルダへ移す仕組みによって、メッセージが埋もれる問題は解決しました。長期間未読のまま放置していたメールの多くは、口座開設やアラート確認など、その場で実行できる内容ばかり。こうした案件は前述のシステムで十分カバーできます。

しかし課題はそれだけではありません。メールクライアントは、より広範なタスク管理には向いていないのです。銀行の入金通知メールを見て「そろそろ月次の予算立てをしなければ」と気づくように、メール自体が別のやるべきことを示唆しているケースも、未読のまま残していました。

そこで解決策として、本格的なToDoリストアプリを再び使い始めることにしました。過去に何度か試みましたが、他の生産性向上ツールと同じくしっくり来ず、直近では繰り返しタスクをTodoistに登録したものの、結局一度も開かないという結果に終わっています。

TickTickが見事にハマった

今回戻ってきたのはTickTickです。唯一しっくり来たToDoアプリだからです（なぜ使うのをやめてしまったのかは思い出せません）。ここ数年はAppleリマインダーを使い続けてきましたが、理由はSiri連携の手軽さだけでした。「木曜日に荷物を郵送するようリマインドして」と一言言えば済むのは、アプリを何度もタップするより遥かに楽です。Siriがまともに動作すれば、の話ですが。

ところが、TickTickにも似たような選択肢があることを最近知りました。音声で直接タスクを作成できるほか、Appleリマインダーから定期的に同期（その後削除）する設定も可能です。これで音声入力の利便性を保ちながら、より高機能なクロスプラットフォームアプリへ移行できます。TickTickには優れた機能が豊富にあり、再発見の楽しさすら感じています。

特にお気に入りなのが、繰り返しタスクを「完了日ベース」で次回生成できる点です。期限日ベースではなく、実際に完了した日を起点に次のタスクが作られます。これはAppleリマインダーの弱点で、あちらは予定日を基準に次回が設定されてしまいます。

例えば「90日ごとに浄水フィルターを交換する」というリマインダーを設定していて、今回は100日目に交換したとします。TickTickなら完了日から90日後に次のリマインダーが立ち上がりますが、Appleリマインダーだと予定日基準のため80日後に設定されてしまうのです。

シンプルな変更こそ大きな効果をもたらす

どれも初歩的な工夫に聞こえるかもしれません。しかし、最適解が分かっていても慣れたやり方から抜け出せない人間の心理を如実に物語っています。未読マークの筋肉記憶を断ち切るには時間がかかりましたが、問題の根本を正すのに要した時間はわずか数分でした。

今では、メールをフォローアップするための専用の場所が確保されています。直接対応するか、別のリマインダー作成のきっかけとして活用するか。未読メールを受信トレイに何日も、何週間も、時には何ヶ月も放置する生活とはおさらばです。

著者プロフィール

Benは2014年にMUOへ参画し、コンピュータ情報システムの学位取得後、2016年にIT企業を退職して同サイトに専念。2017年から編集チームに加わり、現在はシニアエディターとして「Devices」「Home」部門を統括しています。Windows、Android、ゲーム、iPhone関連の解説やハウツー記事を得意とし、執筆記事の累計閲覧数は1億回を超えます。2009年からWindowsを使いこなし、2011年に初のAndroidスマホを入手、2020年以降はiPhoneを毎日使用しています。