スマホの受信トレイに最適なメールを書く7つのコツ

私たちの生活は、大きな画面と小さな画面に囲まれています。しかし問題は、小さな画面向けにメッセージをどう最適化するかということです。

限られた画面スペースの中にすべてを収めるのは、時に難しく感じられます。ここでは、モバイルの受信トレイにぴったりのメール(テキストメッセージやSNSメッセージなども同様)を書くための7つのコツをご紹介します。

1. 簡潔にまとめる

メッセージを書くときは、常に読み手が使っているデバイスを意識しましょう。大きな画面なら自由にレイアウトできますが、小さな画面では、読み手はわずかな時間で要点を理解しなければなりません。

現実的な話をすると、スマートフォンは小さいものです。読み手に何度も何度もスクロールさせるような長文は避けましょう。短く、要点を絞った文章こそが、モバイル環境では好まれます。

2. 「テキスト語」は使わない

「how r u」「wutz up」「g2g」といったテキストスピーク(略語表記)は、もはや時代遅れです。これらは古いインスタントメッセンジャーやテンキー式携帯電話の時代の産物です。

現在では、自動修正機能もあるため、人々はきちんとした文章を書く傾向にあります。崩れた言葉を解読するのに時間をかけるより、多少の誤字があっても丁寧に書かれたメッセージの方が、ずっと読みやすいものです。

3. 余分な情報を削る

メールでは、自分が賢そうに見えるようにしたり、文脈を伝えるためにあらゆる情報を詰め込みたくなりがちです。しかし、立ち止まって考えてみてください。読み手が本当に知る必要があることは何でしょうか?

ジョークは短めに保ちつつ(完全になくす必要はありません)、読み手にとって必須ではない追加情報は控えめにしましょう。

例として、架空のパーティー招待状を挙げてみます。このメールには、パーティーの目的、時間、日付、場所だけを書きましょう。出される料理や予定されているアクティビティ、他に誰を招待したかまで書く必要はありません。もちろん、追加の質問には答える姿勢を見せることが大切です。

4. 相手の状況を把握する

モバイルメッセージは短くあるべきなので、何を言うにも率直に伝えましょう。失礼だと思う必要はありません。むしろ、それこそが相手にとって便利なのです。

ただし、メールはスマートフォンとパソコンの両方で使われるため、相手がどちらで読んでいるのか判断が難しいこともあります。返信する際は、「iPhoneから送信」や「Windows Phoneから送信」といった署名がないか確認してみてください。これは単なるブランディングではなく、どのように返信すべきかを知る手がかりになります。

また、メッセージがやや長めに書かれている場合は、送り主が読みやすいデバイスを使っている可能性が高いです。こうしたサインに注意を払うことは、長期的に必ず役立ちます。

5. 件名だけで要点を伝える

モバイルメールでは、件名だけでメッセージ全体として読めるように工夫しましょう。先ほどのパーティーの例で言えば、良い件名は「日曜日17時から誕生日パーティー」のようなものです。

これにより、読み手は誕生日パーティーがあること、日曜日の午後5時から時間を空けておくべきことが一目でわかります。その上で、本文では会場の住所、持ち物、パーティーの所要時間などの詳細を伝えればよいのです。余計な情報は削りつつも、必要不可欠な情報はしっかり盛り込みましょう。

6. 完全な連絡先情報を含める

モバイルメールでいつもイライラさせられるのが、きちんとした署名がないケースです。メールの署名には、通常以下の情報を含めておきましょう。

• 普段呼ばれている名前
• 使用しているメールアドレス
• 携帯電話番号
• 個人サイトのリンク

以上です。それ以外は不要です。肩書きや会社名くらいは構いませんが、それ以外は過剰といえます。署名は情報量と簡潔さの両立が大切です。人生訓や猫の画像などを添えるのはやめましょう。

なぜメールアドレスを含めるのか?それは、受信者が新しい件名で返信したい場合(たとえばグループメールなど)に、コピー&ペーストしやすくなるからです。

7. 画像は少し小さめに

編集やプロジェクトでの使用ではなく、参考として画像を送る場合は、少し圧縮することをおすすめします。たとえばiPhoneでは、ファイルサイズを「小・中・大・実際のサイズ」から選択できます。

現実的には「小」サイズでも十分ですが、「中」サイズの方が無難かもしれません。人は多少大きめの画像を好むものです。

これは、モバイルユーザーが遭遇しがちな低速のワイヤレス通信や不安定な公衆Wi-Fiへの対策にもなります。さらに、相手がスマホに保存する場合のストレージ容量の節約にもなります。

とはいえ、メールの画像表示をオフにしている人もいます。送る画像が絶対に見てもらう必要があるものなら、その旨を本文に一言添えておきましょう。

あなたはモバイル受信トレイに最適なメールを書くために、どんな工夫をしていますか?余分な情報を削ることは良いアイデアだと思いますか?