Outlookでメールのフォントと書式を編集する方法｜デスクトップ版・Web版の設定とトラブル対処法

Outlookでフォントサイズや書式の設定に悩んでいませんか？

大切なメールのために慎重にフォントを選んだのに、相手に届いたときには意図した見た目と違う——これほどストレスがたまることはありません。Outlook 2016には書式やレイアウトに関していくつかの癖があり、せっかくのデザイン上の工夫を台無しにしてしまうことも少なくありません。

幸い、いくつかの対策を講じることで、送信トレイを出たときと同じ見た目のままメッセージを相手に届けることができます。ここでは、Outlookのフォントを思いどおりにコントロールする方法を詳しく解説します。

Outlookでフォントを編集する基本操作

まずは、フォント設定が反映されない問題への対策に入る前に、Microsoftのメールクライアントでフォントを調整する基本的な方法をおさらいしましょう。

デスクトップ版クライアントの場合

ファイル＞オプション＞メールと進み、「メッセージの作成」セクションを見つけます。ひな形およびフォントをクリックしてください。

次の画面の「個人用ひな形」タブでは、新規メッセージ、返信・転送メール、プレーンテキストメッセージのそれぞれに対して、異なるプロファイルを設定できます。

フォント...ボタンをクリックすると、各プロファイルごとに変更を加えられます。書体の選択、フォントサイズ、さまざまな文字飾りを細かく調整できる画面が表示されます。

Web版クライアントの場合

Outlookのオンライン版を使用している場合は、画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、オプションを選択します。

画面左側の折りたたみ可能なメニューから、メール＞レイアウト＞メッセージの形式へと移動します。

ページ内の「メッセージ フォント」セクションにあるドロップダウンメニューやボタンを使って、送信メッセージのフォントを設定できます。

フォント変更がうまくいかないときのトラブルシューティング

Outlookは時に警告なしにフォントの表示を変えてしまうことがあるため、テストメールを自分宛てに送信して、すべてが正常かどうか確認しておくのが賢明です。受信したメッセージが問題なく表示されればひと安心。そうでなければ、以下のトラブルシューティング対策で原因を絞り込んでみましょう。

ズーム設定を確認する

Outlookで選んだフォントが想定より小さく表示される場合、その原因がブラウザのズームレベルにあると気づくユーザーはほとんどいません。しかし、複雑な修正を試す前に、まずこのシンプルな解決策を確認する価値は十分にあります。

Webブラウザとデスクトップ版Outlookは拡大率の設定が別々になっています。フォントが小さすぎると感じたら、両方が100％（または少なくとも同じ値）に設定されているか確認しましょう。わずか10％の差でもフォントの表示サイズが変わってしまう可能性があるため、意外とこれだけで問題が解決することも多いのです。

不要な書式がないか確認する

メールやWebサイトから新しいメッセージにテキストをコピー＆ペーストすると、一見書式なしに見えても、HTMLコードが一緒に貼り付けられていることがあります。これが事前に設定したメールの書式に干渉し、表示を崩す原因になります。

この問題への最善の対処法は、Outlookのメッセージにテキストを貼り付けたときに表示される「貼り付けのオプション」コンテキストメニューを使うことです。安全のため、ドロップダウンから「テキストのみ保持」を選択しておきましょう。

または、テキストを選択した状態でショートカットキーのCtrl + Spaceを使えば、それまで適用されていた書式をすべて解除できます。

メール形式を確認する

フォント設定が崩れる特に厄介なケースのひとつが、自分と受信者が異なるメール形式を使っている場合です。これは他人のメールに返信するときに特によく起こります。たとえば自分がHTML形式、相手がリッチテキスト形式を使っていると、Outlookがメッセージの要素を相手の形式に変換しようとして、外観が変わってしまうことがあります。

Outlookのオンライン版では、メッセージ作成中に省略記号（…）のコンテキストメニューをクリックすることで、メールの形式を変更できます。

デスクトップ版では、リボンの「書式設定」タブから同じ操作を行えます。

テキストのコントロールを取り戻そう

Outlookのフォントには多くの要因が影響するため、せっかく丁寧に仕上げたメールが、相手に届いたときには完璧な状態ではないこともあります。その解決策は、装飾的な書式に頼らず、メッセージそのものが自立した状態にしておくことです。

適切に書式設定されたビジネスメールのほうが確かに印象に残りますが、こうした調整が反映されない可能性は常にゼロではありません。だからこそ、ページ上の言葉こそが常に最優先であるべきです。デザインを一切考慮していなくても、鋭く簡潔なメッセージは、中身のない美しいメールに必ず勝ります。

もちろん、メッセージの個々の要素が意図したとおりに届くよう、追加の対策を講じることもできます。たとえば、署名の書式が改変されないことを確実にしたいなら、テキストベースの署名を画像に置き換えることを検討してみましょう。

Outlookのフォントをコントロールするのに苦労している他のユーザーへのヒントはありますか？　特定の書式設定の問題で助けが必要ですか？　ぜひ下のコメント欄で意見を交わしてみましょう。