Outlook 2013/2016/365でメール署名を追加・変更する方法【手順を画像付きで解説】

メールの署名は、一度設定すれば長い間そのまま使い続けられることも多いものです。しかし、所属部署や連絡先情報が変わった際には内容を編集・更新する必要がありますし、パソコンの買い替えやシステムのアップデート後には、署名を作り直さなければならないケースもあります。

とはいえ、やり方さえ分かってしまえば、署名の編集や変更はとても簡単です。しかも、その手順はMicrosoft Outlook 2013、2016、365のどれでも共通しています。この記事では、既存の署名の変更方法と新しい署名の作成方法を、わかりやすく解説します。

Outlook 2013/2016/365で既存の署名を編集・変更する方法

Microsoft Outlookを起動します。画面左上にある「ファイル」をクリックし、左側のメニューから「オプション」を選択してください。

Outlookのオプション画面が開いたら、左側のリストから「メール」をクリックします。続いて、右側の大きなペインにある「署名」ボタンをクリックしましょう。

「署名とひな形」というウィンドウが表示されます。「編集する署名を選択」の一覧から、編集したい署名を選んでください。すると、下部の「署名の編集」テキストボックスに、現在設定されている署名が表示されます。ここでは、通常のテキスト編集と同じ要領で自由に内容を修正できます。編集が完了したら、上部の「保存」ボタンをクリックして変更を保存しましょう。

これで署名が更新され、すぐに使用できる状態になります。

Outlook 2013/2016/365で新しい署名を追加・作成する方法

現在、メールに署名を付けるのはごく一般的な習慣となっています。署名を加えることで、メールに個性を持たせたり、ビジネスシーンによりふさわしいプロフェッショナルな印象を与えたりできるからです。ただし、操作に慣れていない方にとっては、署名の追加が少し難しく感じられることもあります。特にMicrosoft Outlookの場合、署名の設定場所が分かりにくいという声も少なくありません。

しかし、以下の手順に従えば、誰でも簡単に署名を作成し、新規メールに自動的に挿入したり、必要なときに手動で選択して使ったりできるようになります。

なお、Outlook 2013から2016、そして365へとバージョンアップが重ねられてきましたが、署名の追加方法自体はこれらのバージョン間でほとんど変わっていません。そのため、ここで紹介する手順はすべてのバージョンで共通して使えます。

※上記で使用した画像は、以下の手順にもそのまま当てはまります。

1. 新しい署名を作成する

まずMicrosoft Outlookを起動します。複数のメールアカウントを設定している場合は、署名を追加したいアカウントを開いておきましょう。

画面左上の「ファイル」をクリックし、左側のメニューから「オプション」を選択します。Outlookのオプション画面が開いたら、「メール」をクリックしてください。

「メール」が選択された状態で、右側の大きなペインにある「署名」をクリックすると、「署名とひな形」ウィンドウが開きます。

このウィンドウ内で「新規」をクリックすると、新しい署名を作成できます。後で見分けやすいよう、署名には分かりやすい名前を付けておきましょう。

「署名の編集」の下にあるテキストボックスに、署名として表示したい氏名、役職、会社名、連絡先などの情報を入力します。上部の書式設定ツールを使えば、フォントの種類、サイズ、スタイル(太字・斜体など)を自由に変更することも可能です。

すでにOutlookに連絡先情報を登録しており、それをそのまま署名として活用したい場合は、「名刺」ボタンをクリックすれば、登録済みの情報を署名として利用できます。

署名の作成が完了したら、上部の「保存」ボタンをクリックして保存します。

2. 用途別に複数の署名を使い分ける

プライベート用と仕事用など、用途に応じて別々の署名を作りたい場合は、再度「新規」をクリックし、他の署名と区別できる名前を付けて作成しましょう。署名はいくつでも作成でき、メール作成時にその場で好きなものを選択して使い分けることができます。

3. 既定の署名を設定する

作成した署名をデフォルト(既定)として設定するには、「署名とひな形」ウィンドウの「既定の署名を選択」セクションで、対象となるメールアカウントを「電子メールアカウント」の横で選択します。

「新しいメッセージ」の横にあるドロップダウンメニューから、新規メール作成時に自動的に挿入したい署名を選びましょう。

また、返信や転送の際にも署名を自動的に付けたい場合は、「返信/転送」の横でも同様に署名を選択してください。

最後に「OK」をクリックして設定を保存します。これで、新規メールを作成するたびに、既定の署名が自動的に文末に挿入されるようになります。

4. メール作成時に署名を切り替える方法

既定以外の署名を使いたい場合は、新規メールの作成画面で「署名」アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから使いたい署名を選択するだけで、リアルタイムに切り替えられます。