Wordファイルのデジタル署名を追加・削除・変更する方法【完全ガイド】

署名の目的は、文書の真正性と有効性を証明することです。紙からコンピューターへと業務が移行した現在では、ほぼすべての作業において「署名の代替手段」が必要になっています。その役割を果たすのがデジタル署名です。この記事では、Windows PC上のWord、Excel、PowerPointファイルに署名を追加・削除・編集する方法を解説します。手順はどのアプリでもほぼ共通していますが、ここではMicrosoft Office Wordを例に説明していきます。

Wordファイルでデジタル署名を追加・削除・変更する

デジタル署名とは、デジタル文書内の情報が確かに署名者本人から発信されたものであることを保証する、暗号化された電子スタンプのようなものです。また、情報が送信途中で改ざんされていないことも保証してくれます。

デジタル署名を作成する前に、署名用証明書(署名証明書)が必要になります。デジタル署名付きの文書を送信するときには、証明書と公開鍵も一緒に送られます。これにより、文書が送信中に改ざんされていないことが保証されます。証明書の有効期限は通常1年ですが、発行元の認証局によって異なります。デジタルIDの取得方法について詳しくは、Microsoftの公式ドキュメントをご確認ください。

このガイドは、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeプログラムにおけるデジタル署名の操作方法を対象としています。Outlookの場合は、「Outlookでメールにデジタル署名を追加する方法」のガイドをご参照ください。

Wordで署名欄(署名行)を作成する

1. 文書内でデジタル署名名欄を挿入したい位置にカーソルを合わせます。
2. 上部のタブから「挿入」タブをクリックします。
3. 「テキスト」グループにある「署名行」の矢印をクリックし、「Microsoft Officeの署名行」を選択します。「署名のセットアップ」ダイアログボックスが開きます。
4. ここでは、署名者の氏名、役職、メールアドレス、署名者への指示などを入力できます。必須なのは「署名者への指示」の入力のみです。設定を完了すると、文書内に署名欄が作成され、署名者が記入できる状態になります。

Wordでデジタル署名を行う

1. 文書内の署名欄を右クリックし、「署名」をクリックします。
2. 手書き署名の画像を使用したい場合は、「選択したイメージ」をクリックして画像ファイルを選択します。
3. タブレットユーザーの場合は、「X」の横にあるインクオプションをクリックして、タッチパッドやペンで直接サインすることも可能です。

署名が完了すると、下部にデジタル署名のマークが表示されます。

Wordでデジタル署名を削除する

署名欄を右クリックし、「署名の削除」をクリックするだけで削除できます。

Wordに不可視(目に見えない)デジタル署名を追加する

不可視署名は文書の真正性を保護します。ただし、署名者が変更を行わない限り、文書は読み取り専用になる点に注意してください。

1. 「ファイル」タブ→「情報」の順にクリックし、「文書の保護(Word)/ワークシートの保護(Excel)/プレゼンテーションの保護(PowerPoint)」を選択します。
2. リストから「デジタル署名の追加」を選択します。
3. ダイアログボックスに必要事項を入力し、設定を保存します。

Wordで不可視デジタル署名を削除する

1. 「ファイル」タブ→「情報」の順にクリックし、「表示」から「署名の表示」を選択します。
2. 署名名の横にある矢印をクリックし、オプションから「削除」を選択します。

この記事がお役に立てば幸いです!

ヒント: Excel、PowerPoint、Outlookでデジタル署名を追加する方法については、関連記事もぜひご覧ください。