Outlookカレンダーを他の人と共有する3つの方法【メール・Exchange・印刷】

仕事の内容によっては、自分の多忙なスケジュールをほかの人に共有しなければならない場面が出てくることがあります。経営層のアシスタントや秘書を務めているなら、常時カレンダーへのアクセスを許可しておく必要があるでしょう。また、出張や旅行でしばらく職場を離れる間、代理の担当者に業務を任せるときにも、カレンダーの共有は非常に役立ちます。

目的が何であれ、Outlookにはスケジュールを共有するための方法が複数用意されています。カレンダーのスナップショットをさまざまな形式で送ることもできますし、さらに便利なのは共有の招待状を送る方法です。

Outlookカレンダー共有の大きな魅力は、既定の予定表フォルダーに限定されない点にあります。複数の予定表フォルダーを作成している場合、共有するフォルダーを自由に選択できます。たとえば、特定のプロジェクト専用の予定表フォルダーだけを同僚と共有したいときに便利です。さらに一歩進んで、同僚に予定やイベントの編集権限を与えることも可能です。Office 365などのExchangeベースのアカウントを使用していれば、共有の招待状を送信でき、受信者は自分の予定表の一覧からあなたのカレンダーを直接表示できるようになります。

共有したくない予定がある場合も、簡単に対応できます。Outlookの連絡先・タスク・メッセージはすべて「非公開」に設定でき、共有フォルダーへのアクセス権を持つほかのユーザーからは見えなくなります。どの共有方法が最適かは、あなたと受信者が使用しているサーバーの種類によって大きく左右される点に注意してください。

以下では、Outlookカレンダーを共有するための主な方法をまとめてご紹介します。お使いのOutlookのバージョンと目的に合った方法を選んで試してみてください。

方法1：カレンダーをメールで送信する（すべてのOutlookバージョン）

Outlookカレンダーをメールで送信すると、受信者の受信トレイに添付ファイルとして届きます。受信者は、メール本文の中にカレンダースナップショットを確認できます。

送信前には、フォントの変更や特定の日時の強調表示など、スナップショットの見た目を自由に編集することも可能です。以下に、カレンダーをメールで送信する具体的な手順を示します。

注意：この手順はOutlook 2016をもとに作成しています。旧バージョンのOutlookをお使いの場合は、各ステップ内の補足を参考にしてください。

1. 画面左下にある予定表アイコンをクリックします。
   補足：Outlook 2007の場合は、ナビゲーションウィンドウを展開し、「自分の予定表を共有」をクリックします。
2. ホームタブをクリックして展開し、「電子メールで送信」をクリックします。
   
3. 予定表の横にあるドロップダウンメニューから、送信したい予定表を選択します。
4. 日付範囲で、メールに含める期間を指定します。既定の選択肢では不十分な場合は、「日付を指定する」で任意の日付範囲を設定できます。
   
5. 次に、スナップショットに含める情報の詳細度を選択します。すべての情報を含めたい場合は、「詳細全体」を選びます。
6. 設定が完了したら「OK」をクリックします。
7. まもなく新しいメール作成画面が開きます。宛先フィールドに、カレンダーを共有したい相手のアドレスをすべて入力します。必要に応じてメッセージを添えてもよいでしょう（省略可）。最後に「送信」をクリックすれば完了です。
   
8. 受信者は、指定した期間のカレンダースナップショットを閲覧できます。また、メールにはiCalendar形式（.ics）のファイルも添付されており、Outlookなど対応ソフトウェアで開けば予定を取り込むことができます。
   

方法2：Exchangeユーザーとカレンダーを共有する（Outlook 2016／Outlook 2010）

Outlookには、カレンダーを共有するための標準機能も備わっています。ただし、この機能を利用するにはMicrosoft ExchangeのメールアカウントまたはOffice 365が必要です。また、組織の設定によってはカレンダー共有が無効化されている場合もあるので注意してください。条件が整っていれば、以下の手順で共有できます。

1. 画面左下の予定表アイコンをクリックします。
2. ホームタブを展開し、「予定表の共有」をクリックします。
   
3. 新しいメール作成ウィンドウが開くので、宛先欄に共有したい相手のアドレスを入力します。
4. 詳細の横のドロップダウンメニューから、相手に公開する情報の詳細レベルを指定します。
   
5. 「送信」をクリックして、招待状を相手に送ります。
6. 相手側には招待状のメールが届きます。受信者は「この予定表を開く」をクリックするだけで、あなたのカレンダーを表示できるようになります。
   

注意：招待状の送信時にエラーが発生する場合は、組織で許可された範囲を超える詳細情報を共有しようとしている可能性があります。エラーメッセージが表示されたら、「詳細」でより低い詳細レベルを選択して再度送信してみてください。

方法3：カレンダーを印刷して共有する（すべてのOutlookバージョン）

少し昔ながらの方法ですが、Outlookカレンダーを紙に印刷して渡すという手もあります。当日のみ、1週間、1か月単位など、柔軟に印刷範囲を選択できます。さらに、日付ナビゲーターを使えば、特定の日付だけを印刷することも可能です。手順は以下の通りです。

1. ファイルタブを展開し、「印刷」をクリックします。
   
2. 使用するプリンターを選択します。続いて「印刷オプション」を開き、日付範囲とスタイルを設定します。
3. 印刷スタイルには、「週単位のスタイル」「週別アジェンダ」「日単位のスタイル」「月単位のスタイル」など、複数の選択肢があります。
   
4. 印刷範囲で正しい期間が選択されているか確認します。プライベートな予定を除外したい場合は、「個人の予定の詳細を表示しない」にチェックを入れましょう。
   
5. 印刷前に仕上がりを確認しておくのがおすすめです。「プレビュー」ボタンをクリックすれば、出力結果を事前にチェックでき、問題があればその場で調整できます。
6. 準備が整ったら「印刷」ボタンをクリックして、Outlookカレンダーを印刷します。