より効率的にメールを送信するための10のヒント
メールとメールの生産性について私が聞いた最善のアドバイスは、朝一番にメールに返信しないことです。少し逆説的ですが、電子メールと生産性が互いにアカウミガメの頭にあるのは事実です。私たちがそれに夢中になりすぎると、私たちの受信トレイは効率の高い高速道路で大きなスピードバンプになります。しかし、そうである必要はありません。正しい習慣と方法で、私たちは目覚めた瞬間から無邪気に私たちを待っている獣を飼いならすことができます。ソーシャルフレンドリストや140文字の更新の場合でも、「高齢者」の電子メールは、おそらくSMSを使用した首と首だけのコミュニケーション手段として好まれています。
これらのヒントは、受信トレイゼロの聖杯にたどり着くためのものではありませんが、メールの習慣を少し変更して、より効率的にメールを送信できるようにすることを目的としています。受信トレイを開きます。
今すぐ行動しましょう！
受信トレイは組立ラインです。目の前にあるものを処理して発送します。つまり、ログオンした瞬間からのモットーを読み、応答し、削除（またはアーカイブ）する必要があります。私たちの多くは自分の電子メールアカウントにログインし、何もせずに電子メールを読むだけです。遅かれ早かれ、私たちはそれに戻らなければなりません、そしてそれは単に仕事を2倍にし、無駄な時間を2倍にすることを意味します。次に、2回目の実行で重要なメールを見逃すリスクが常にあります。したがって、すぐに読んで応答する方が効率的です。読んだメールをアーカイブして、受信トレイに最も重要で実用的なメールが含まれるようにします。
メールは、Gmailのようにラベルが付いた、またはMicrosoftOutlookのようにフラグが付いた実用的なアイテムに変えることができます。しかし、受信トレイの乱雑さでそれらを失うのは簡単です。重要な実用的なポイントを別の場所にファイルし、将来の参照用に電子メールをアーカイブする方が効率的です。メールは次の2つの方法で実用的なアイテムに変えることができます。
Gmailでタスクを使用する： [メール]の横にあるドロップダウンをクリックして、[タスク]ペインを表示します。タスクは単純なやることリストですが、非常に効果的なプロジェクト管理ツールです。クリックして入力するだけで、新しいタスクを追加したり、期日を設定したり、メモを追加したりできます。完了したら、それらをチェックしてください。ショートカットキーを使用して生産性を高めることができます。たとえば、 Shift + T 、開いているメッセージに基づいてタスクを作成できます。
Googleドキュメントを使用する： Gmailラボでドキュメントの作成機能を有効にできます。メールを開きます。 詳細–ドキュメントの作成をクリックします 。メールの本文は自動的にGoogleドキュメントにコピーされます。 Gmailでキーボードショートカットをオンにしている場合は、 Gを押すことができます およびW メールを送信しているときに空白のGoogleドキュメントを開くには。
公式のGmail署名は次のようになります。これはWiseStampで作成されました。無料のアカウントでは2つの署名を作成できるので、1つは個人用メール用、もう1つは仕事用です。私の署名には、Twitter、LinkedIn、Facebook、およびGoogle+のプロファイルへのリンクがあります。簡単な署名で、連絡先の参照として自分の電子メールIDを提供するだけでなく、連絡できる他の場所も提供します。プロファイルベースの署名は、より専門的な電子メールを作成するのに役立ち、ソーシャルネットワーキングの架け橋として機能します。メールの署名だけで作品を宣伝することもできます。
テンプレートについて聞いたことがありますか？
到着したかなりの数の電子メールは、定型的な応答で処理できます。 Gmail Labsには、Canned Responsesと呼ばれる機能があり、その名前が示すように、一般的なメールに即座に標準の返信を送信するために使用できます。
設定–ラボ–定型応答から定型応答をアクティブ化する 。 変更を保存をクリックします 。新しいメールまたは返信を作成し、件名のすぐ下にある[定型応答]ボタンをクリックします。最初の定型応答が設定されます。一般的な電子メールのテンプレートとして使用できる複数の定型応答を設定できます。マークは、数年前に2つの記事で定型応答を使用しましたが、これは現在も有効です。
- 「CannedResponses」を使用してGmailのメールテンプレートで時間を節約
- Gmailの新しいフィルタを使用して自動メール応答を作成する
邪魔しないでください–通知をオフにしてください
電子メールの効率とは、送信する内容と招待する内容です。電子メールでサインインするすべてのサイトでは、デフォルトで通知が有効になっています。 Facebook、Twitter、Google +、Pinterestなどからの通知の絶え間ない流れほど生産性を損なうものはありません。それらをオフにします。サイト自体にアクセスしたときに通知が必要ですか？焦点を失うのは簡単で、元に戻すのは非常に難しいことを理解してください。
ある日座って…そして、退会してください
電子メールの乱雑さの最大の原因の1つは、ニュースレター、専門家による購読、およびニュースソースです。購読しているすべての監査を行うと、それらのほとんどが不要であることに気付くかもしれません。しかし、彼らはあなたが木を失っている森になっています。 Gmailの優先トレイはある程度役立ちます。ただし、より良い方法は、手動で登録を解除することです。時間はかかりますが、受信トレイがすっきりします。 Unroll.meやSwizzle
などのサービスを使用してサブスクリプションを管理することもできます。スレッドを捨てる
スレッド化された会話は素晴らしいです。それらは電子メールを読みやすくしますが、長く、時には扱いにくいチェーンに変わる習慣もあります。ほとんどの電子メールには、通常、最後に送受信された電子メールの会話全体が含まれていることに気付いたかもしれません。そのため、最後のメールのみを保持し、その前に送信された残りのメールを削除できます。
私のペットのおしっこの1つは、「OK」または「ありがとう」以外の何も言わない一言の応答です。それらを開いて読むのにほんの一分もかからず、忙しい一日を過ごすと、それが足し合わされる可能性があります。はい。ただし、メールは簡潔にしてください。これは、受信者だけでなく送信者にも役立ちます。メールをトリミングして、必需品に対応できるようにします。また、読みやすくするためにメールを構成します。箇条書きまたは明確に定義された段落を使用すると、電子メールをより高速にスキャンするのに役立ちます。ガイ・カワサキの5文のルールを覚えておくのは良いことです–
「あなたがしなければならないのは、あなたが誰であるか、あなたが何を望んでいるのか、なぜあなたがそれを手に入れるべきなのか、そしてあなたがそれをいつ必要とするのかを説明することです。」
そして、次のヒントは常に神聖なものです。
サブジェクト…サブジェクト…サブジェクト
私の経験では、重要なメールを見逃してしまいました。 と思われるメールも開きました 重要。どちらにも共通点が1つありました。それは、不適切に構成された件名です。メッセージを反映するインテリジェントな件名を考えるのに数秒かかります。繰り返しになりますが、後で検索または手動で電子メールを取得することが容易になるため、送信者と受信者の両方に役立ちます。覚えておいてください–「LOL」は主題ではありません！
見て、手を使わないでください！
残念ながら、電子メールの効率には逆のことが必要です。マウスクリックに頼るのではなく、キーボードショートカットを習得すると、効率が大幅に向上します。 OutlookやThunderbirdなどのデスクトップクライアントはキーボードショートカットをサポートしており、それらを使用すると、会話スレッドを簡単に通り抜けることができます。 Gmailはどうですか？これらのヒントはすべてをカバーする必要があり、さらにいくつかをカバーする必要があります：
- 便利なGmailショートカットをダウンロード
- Gmailのショートカット：Gmailアカウントのキーボードショートカットについてガイドする便利な拡張機能[Chrome]
- KeyRocketForGmailでGmailのキーボードショートカットをすばやく学ぶ
メールは、おそらく一緒に住みたいとは思わない種類のパートナーのようなものですが、それなしでは生きていけません。しかし、他のパートナーと同じように、それはあなたの生産性にとっても1つになる可能性があります。正しくプレイする必要があります。メール管理は、MakeUseOf.comで私たちのお気に入りのトピックです。アドバイスが不足することはありませんが、それ以上のアドバイスをお待ちしております。ここでの2つの注意点–この投稿のほとんどはGmailが一般的な選択肢であるため、Gmailに基づいています。また、フォルダ、ラベル、フィルタの使用、およびその他のより明白なワークフローのヒントについては言及していません。
では、私たち全員がより効率的にメールを送信するのに役立つ、あなたが得た最高のヒントは何ですか？
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メール送信の不安を終わらせるための5つのヒント
インターネットのエチケットは厄介な問題になる可能性があります。私は自分自身をワールドワイドウェブのミスマナーとは考えていませんが、オンラインでの行動に礼儀正しくなるように最善を尽くしています。確かに、私は完璧ではありません。オンラインでの討論で誰かが間違っていることが証明された場合、通常、次の人と同じくらい満足します（ 実際にはかなり失礼ですが、そうすると、6年生のいじめっ子のように聞こえることがよくあります。これは哀れです）。ただし、インターネットのエチケットの人々がオンラインで苦労することがある大きな障害の1つは、メールの送信です。 電子メールは確かに新しいコミュニケーション手段では
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より多くのことを成し遂げるのに役立つ7つのMicrosoftTo-Doのヒント
私たちは皆忙しいので、私たちのほとんどは、時間をより効率的に使用してより多くのことを成し遂げるために見つけることができるあらゆる種類のレバレッジを探しています。生産性の高いアプリは無数にありますが、Microsoft To-Doは、無料で比較的使いやすいアプリを探している人にとっては素晴らしいオプションです。 Microsoft To-Doを使用している場合は、これらの7つのヒントを使用してより多くのことを行うことができます。 1。期日をスケジュールする 他の規定なしでMicrosoftTo-Doリストにタスクを追加できますが、通常、期限を含めると便利です。これにより、アイテムを完了する必要