メール作業を効率化する10の実践コツ|受信トレイを制して生産性アップ

メールと生産性について私が聞いた中で最良のアドバイスは、朝一番にメールを処理しないことです。少し逆説的ですが、メールと生産性は本来相容れない関係にあります。メールに執着しすぎると、受信トレイは効率のハイウェイ上の巨大な減速帯になってしまうのです。しかし、そうなる必要はありません。正しい習慣と方法があれば、目覚めた瞬間から待ち構えている「獣」を飼いならすことができます。

SNSの時代になった今でも、「年長者」であるメールはSMSと肩を並べるほど、今なお主要なビジネスコミュニケーション手段であり続けています。だからこそ、賢く付き合うことが重要なのです。

ここで紹介するヒントは、Inbox Zero(受信トレイゼロ)という聖杯への近道ではありません。しかし、小さな習慣の変化を積み重ねることで、確実にメール作業の効率を上げられるはずです。それでは、受信トレイを開きましょう。

1. 今すぐ処理する

受信トレイは組み立てライン(アセンブリライン)です。目の前のものを処理し、次へ進む。つまり、ログインした瞬間からのモットーは「読む→返信する→削除(またはアーカイブ)」であるべきです。

多くの人はメールを読むだけで何もアクションを起こしません。すると、後で同じメールに戻ってくることになり、作業も時間も倍増します。さらに、二度目の確認で重要なメールを見逃すリスクまで生じます。読んだらすぐ対応する方が結果的に効率的です。既読のメールはアーカイブすれば、受信トレイには重要かつ対応すべきメールだけが残ります。

2. メールはTo-Doリストではない

メールはGmailのラベルやOutlookのフラグで管理できますが、雑然とした受信トレイの中で埋もれがちです。重要なアクション項目は別の場所に記録し、メール本体は参照用にアーカイブする方が効率的です。具体的な方法を2つ紹介します。

Gmailのタスク機能を使う

画面左上の「メール」の隣にあるドロップダウンからタスクを表示できます。タスクはシンプルなToDoリストでありながら、非常に効果的なプロジェクト管理ツールです。クリックして入力するだけで新しいタスクを追加でき、期日の設定やメモの追加、完了チェックも可能です。ショートカットキーも使えます。例えばShift+Tを押せば、開いているメッセージからそのままタスクを作成できます。

Googleドキュメントに転記する

Gmail Labsで「ドキュメントを作成」機能を有効にしましょう。メールを開いて「その他」→「ドキュメントを作成」をクリックすると、メール本文が自動的にGoogleドキュメントにコピーされます。キーボードショートカットを有効にしていれば、メール表示中にG→Wの順に押すだけで、空白のGoogleドキュメントを開くこともできます。

3. 署名で個性と信頼感を演出する

署名は単なる名前の記載ではありません。筆者の場合、WiseStampという無料ツールで署名を作成し、プライベート用と仕事用の2種類を使い分けています。署名にはTwitter、LinkedIn、Facebook、Google+のプロフィールへのリンクを含めています。

シンプルな署名ひとつで、メールアドレス以外の連絡先も伝えられ、よりプロフェッショナルな印象を与えられます。SNSとの接点にもなり、自分の作品やサービスをさりげなく宣伝することさえ可能です。

4. 定型文(テンプレート)を活用する

届くメールのかなりの部分は、実は定型文で対応できます。Gmail Labsには「定型文(Canned Responses)」という機能があり、よくある問い合わせへの標準的な返信をワンクリックで送れます。

設定方法は簡単です。「設定」→「Labs」→「定型文を使用」を有効化して「変更を保存」。新しいメール作成画面の件名欄下にある「定型文」ボタンから、保存したテンプレートを挿入できます。複数の定型文を登録しておけば、頻繁なやり取りにかかる時間を大幅に短縮できます。

5. 集中のため通知をオフにする

メール効率は、送り出すものだけでなく、受け入れる情報量にも左右されます。メールアドレスで登録したほぼすべてのWebサービスは、デフォルトで通知が有効になっています。FacebookやTwitterなどの絶え間ない通知ほど、生産性を損なうものはありません。

思い切ってオフにしましょう。そもそも、サイトを直接訪問するときに通知は必要でしょうか。集中力を失うのは一瞬ですが、取り戻すには多大な労力がかかることを忘れないでください。

6. 購読を棚卸しして、一気に解除する

メールの散乱の最大の元凶は、ニュースレターや各種購読メールです。登録リストを一度監査してみると、その大半が不要だと気づくはずです。Gmailの優先受信トレイもある程度は役立ちますが、根本的な解決策は手動での登録解除です。

時間はかかりますが、その分受信トレイは劇的にクリーンになります。Unroll.meのような購読管理サービスを利用すれば、まとめて解除することもできます。

7. 古いスレッドは削除する

スレッド形式の会話は便利ですが、長く扱いにくい連鎖になりがちです。よく見ると、最後に送受信したメールには会話全体が含まれていることがほとんどです。つまり、最新の1通だけを残し、それ以前のメールは削除してよいのです。検索すれば履歴はいつでも辿れます。

8. 簡潔に書く

「OK」「ありがとうございます」としか書かれていない一言返信は、開いて読むわずかな時間が忙しい一日の中で積み重なります。だからこそ、自分が送るメールは簡潔に保ちましょう。送信者にも受信者にもメリットがあります。

要点だけに絞り込み、箇条書きや明確に区切られた段落を使えば、相手はメールを素早く把握できます。起業家ガイ・カワサキの「5文ルール」も参考になります。

「やるべきことは、自分が誰で、何を求めていて、なぜそれを得る価値があるのか、そしていつまでに必要なのかを説明することだけだ」

9. 件名を丁寧に書く

重要なメールを見逃した経験、そして重要に思えて開いたら大した内容ではなかった経験――その共通点は、出来の悪い件名でした。メッセージ内容を正確に反映した件名を考えるのに必要なのは、ほんの数秒です。

適切な件名は、後から検索でも手動でもメールを探しやすくするため、送信者と受信者の双方に利益をもたらします。「LOL」のような曖昧な言葉は件名にふさわしくありません。

10. ショートカットキーをマスターする

マウスクリックに頼る代わりにキーボードショートカットを覚えれば、メール処理の速度は劇的に向上します。OutlookやThunderbirdなどのデスクトップクライアントはショートカットを幅広くサポートしており、会話スレッドも軽快に処理できます。Gmailユーザーの方は、以下のようなショートカット一覧や学習用ツールを活用するのがおすすめです。

• 役立つGmailショートカットの一覧を入手する
• キーボードショートカットを案内してくれるChrome拡張機能を導入する
• KeyRocket for Gmailでショートカットを自然に習得する

メールは、一緒に過ごしたくはないけれど、なしでは生きていけないパートナーのような存在です。しかし付き合い方次第で、生産性を支える強力な味方にもなります。上手に付き合いましょう。

なお、この記事は利用者の多いGmailをベースに執筆しており、フォルダ・ラベル・フィルターの活用など、より基本的なワークフローのヒントは意図的に省略しています。

あなたが実践している、メールを効率化するための最高のコツは何ですか?ぜひコメントで教えてください。