生産性アップに役立つMicrosoft To Do活用テクニック7選

誰にとっても時間は限られた資源です。だからこそ、限られた時間を有効活用して、より多くのことを成し遂げたいと考えるのは自然なことでしょう。世の中には数え切れないほどのタスク管理アプリがありますが、その中でもMicrosoft To Doは、無料でありながら直感的に使いやすいアプリとして特におすすめできます。この記事では、Microsoft To Doをすでに利用している方に向けて、作業効率をさらに高める7つの実践的なヒントをご紹介します。

1. 期限日を設定して優先順位をつける

タスクは期限なしでリストに追加することもできますが、期限日を設定しておくと「いつまでに完了すべきか」に基づいて優先順位をつけやすくなります。Microsoft To Doでは、タスク作成時にも追加後の編集時にも、簡単に期限日を登録できます。

新しいタスクを追加する際は、画面左下の「期限日の設定」をタップするだけです。必要に応じて繰り返し設定を行ったり、リマインダーを設定したりすることも可能です。

すでに作成済みのタスクに期限日を追加・編集する場合は、該当タスクを開き、「期限日の追加」をタップして日付を選択します。すでに期限日が設定されている場合は、それをタップすればすぐに変更できます。

2. 「My Day」で1日の計画を立てる

Microsoft To Doには「My Day」という特別なリストが用意されています。このリストを使えば、複数のリストに散らばるタスクを1か所にまとめて整理でき、他のリストには登録しない単発のタスクだけを追加することもできます。複数のToDoリストを並行して管理している人にとって、My Dayは時間管理の強い味方となり、タスクの抜け漏れを防いでくれます。

My Dayに新しい項目を追加するには、画面右下のプラス(+)ボタンをタップします。あとは通常のリストと同じようにタスクを入力し、チェックマークを押して保存するだけです。既存のリストに割り当てなかった場合、そのタスクはMy Dayと同時に「タスク」リストにも自動保存されます。

また、画面下部中央の「候補」ボタンを押せば、他のリストにあるタスクをMy Dayへワンタップで追加できます。「候補」に目的のタスクが表示されない場合は、そのタスクが保存されているリストを開き、タスクをタップして、タイトル下のオプションから「My Dayに追加」を選びましょう。

注意点として、My Dayのリストは毎日午前0時にリセットされます。その日に完了できなかったタスクはリストから消えますが、「候補」セクションには引き続き表示されるので、必要であれば翌日以降も簡単に再追加できます。

3. リストをカスタマイズして見分けやすくする

複数のToDoリストをぱっと見ただけでは、どれがどのリストか区別しにくいことがあります。Microsoft To Doには、そんな悩みを解消できる便利なカスタマイズ機能が備わっています。

まず、各リストには好きな名前をつけられ、タイトルに絵文字を含めることも可能です。仕事用のタスクリストと、家事や買い物リストなどを一目で見分けやすくなります。絵文字は次の2つの場所に追加できます。

• リストアイコンとして設定する: リスト名変更のメニューを開き、絵文字ボタン(プラスマークのついた顔アイコン)をクリックして好きな絵文字を選択します。
• タイトル内に入力する: スマートフォンのキーボードから絵文字を呼び出し、普通の文字と同じように入力するだけです。

さらに、絵文字だけでなく、リストごとにテーマを変更して視覚的に差をつけることもできます。Microsoftが用意した14色のカラーテーマから選ぶか、写真テーマ(Microsoft提供のもののみ)を設定しましょう。

4. サブタスク(ステップ)を作って手順を見落とさない

ToDoリストの中にはシンプルなタスクもありますが、複数のステップが必要な大きなタスクもあるでしょう。研究によると、大きなタスクを小さなステップに分解すると生産性が向上することがわかっています。Microsoft To Doでは「ステップ」機能を使って、これを簡単に実現できます。

タスクを作成したら、そのタスクを開いて編集画面を表示します。メニューから「ステップの追加」を選べば、タスクの中にサブタスクを作成できます。ステップはいくつでも追加でき、完了したものからチェックを入れていけば、「全ステップ数に対する完了数」がカウンターで表示されるので、進捗状況もひと目で把握できます。

サブタスクを活用すれば、複雑なタスクの途中で手順を見落とす心配がぐっと減ります。ただし、すべてのステップにチェックを入れても、メインタスク自体は自動的に完了にならないので、ステップが全部終わったら忘れずにメインタスクにもチェックを入れましょう。

5. ハッシュタグ(#タグ)でタスクを横断的に整理する

異なるリストにあるタスクでも、同じ集中力、同じ道具、同じ場所が必要なことがあります。そうしたタスクはまとめて片付けたほうが効率的ですが、すべてのリストを同時に眺めない限り、そのことに気づきにくいものです。Microsoft To Doではハッシュタグを使えば、この問題を簡単に解決できます。

タグはタスク作成時にも、作成後の編集時にも追加できます。タグはタスクのどこに入れても構いません。タイトル、メモ、さらにはサブタスクの中に入れてもOKです。タグを追加した場所に関係なく、アプリのメインページ右上の検索欄でタグを検索すれば、該当するタスクがすべて一覧表示されます。

6. リストを共有して共同作業をスムーズに

チームで働いている場合でも、家族で共有する買い物リストを運用している場合でも、リストを他の人と共有したい場面はあるはずです。Microsoft To Doなら、メールやメッセージ経由で簡単に共有できます。

リストを共有するには、リスト画面右上の「共有」アイコンをクリックします。そこから、メール、SMS、SNSアプリ、Slackなどのチャットツールを通じて招待状を送ることができます。

リストを共有すると、相手側も自分でタスクを追加できるようになり、こちらからアクセス権のある相手にタスクを割り当てることも可能です。共有をやめたいときは、「アクセスの管理」設定からいつでも権限を取り消せます。

7. Siriショートカットを設定する(iPhoneユーザー向け)

時間がないiPhoneユーザーなら、Microsoft To DoのSiriショートカットを登録しておくと、声だけでタスク管理ができるようになり、さらに効率アップにつながります。設定手順は以下の通りです。

1. To Doの設定から「Siriショートカット」を選択します。
2. ショートカットを登録したい項目(タスクの追加やリストを開くなど)の横にあるプラス(+)アイコンをタップします。
3. Siriに話しかけるフレーズを選び、「to do」の下でタスクを追加したいリストを選択します。詳細な設定が必要な場合は「さらに表示」ボタンで追加設定を行います。
4. 必要な設定がすべて終わったら、「戻る → Siriに追加」をタップして完了です。

よくある質問

Q1. Microsoft To Doはどのように作業効率化に役立ちますか?

Microsoft To Doは、多くの機能を無料で使えるシンプルなタスク管理アプリです。タスクリストの作成、サブタスクの追加、リストの共有と共同作業、Outlookカレンダーや他アプリとの連携など、日常のタスク管理に必要な機能がひと通り揃っています。

Q2. Microsoft To Doはどのアプリと連携できますか?

他のMicrosoft製品と同様、Office 365ファミリーのアプリとはスムーズに連携できます。ただし、Microsoft以外のほとんどのアプリとの連携には、Zapierのようなサードパーティ製自動化ツールが必要になります。

Q3. Microsoft To Doの制限事項は何ですか?

便利な機能が多い一方で、いくつかの制限もあります。たとえば、サードパーティアプリとの連携機能はあまり充実していません。また、メモや期限日はサブタスクではなくメインタスクにしか追加できません。生産性レポートを確認する機能もないため、データ分析を重視する人には物足りなく感じられるかもしれません。