もう怖くない!メール送信の不安を解消する5つのヒント

ネット上のマナーは意外とデリケートな話題です。筆者自身も「ウェブ界のエチケット博士」と呼ばれるほど完璧ではありませんが、オンラインでの振る舞いにはできるだけ礼儀正しくあるよう心がけています。とはいえ、人間ですから完璧にはほど遠く、ネット上の議論で相手が間違いを認めさせられたときには、誰よりもスカッとするのも事実です(正直に言えば、私も調子に乗ると小学生のいじめっ子みたいな口調になってしまい、それこそ情けないのですが)。さて、そんなネットマナーの中でも、多くの人がつまずきやすいのが「メールの送信」です。

メールは決して新しいコミュニケーション手段ではありませんが、時代が変わっても色あせないインターネットの定番ツールであり続けています。ところが残念ながら、メールをうまく書けない人は少なくありません。メールというのは実に不思議な媒体で、手紙のような長文スタイルと、オンラインならではの即時性・双方向性が同居しています。だからこそ、書いている最中に不安や緊張を感じてしまうのは、ごく自然なことなのです。

そこで今回は、メール送信の不安を和らげるための5つのヒントをご紹介します。

1. 常にフレンドリーなトーンを心がける

私が以前メールについて一番気にしていたのは、「トーン」でした。これを解消するために取り入れたのが、意識的にフレンドリーな雰囲気を作るという方法です。冒頭の挨拶に感嘆符を添えるだけでも印象はぐっと柔らかくなりますし、ユーモアのセンスがあるなら、少し笑いを交してみるのも効果的です。

要するに、「自分のメールが失礼に思われないか」と不安なら、100%友好的な姿勢で書くのが一番の薬だということです。実際、世の中のメールには無機質でぶっきらぼうなものが多すぎます。ほんの少し個性を添えるだけで、受け取る側の気持ちも世界も少し良くなるはずです。

この方法は、あまり面識のない相手にメールするときに特に役立ちますし、知り合いとデリケートな話題を扱うときにも効果てきめんです。下心や皮肉、パッシブ・アグレッシブな空気を排して、純粋に丁寧な態度で臨めば、たいていのことは円滑に進みます。ただし、やりすぎは禁物。フレンドリーとウザさは紙一重です。

2. おべっかを使わない

白状すると、私もたまにメールでおべっかを使ってしまうことがあります。もちろん本気でそうしたいわけではありません。先ほども触れたように、「親しみやすさ」と「うっとうしさ」の境界線はとても細く、簡単に越えてしまうのです。しかも文章の場合、おべっかはよほど目立ちます。人はメールを送る前に必ずと言っていいほど読み返すもの。そのとき、自分のゴマすりっぷりが痛いほどよく分かるのです。

目上の人や上司にメールを送るときは、相手の立場や肩書きを一旦頭から追い出しましょう。代わりに、一人の人間として相手を見ること。これ、本当に効きます。

「結局はただの人間に文章を書いているんだ」と気づけば、おべっかを使う必要はなくなります(無意識にやってしまう場合でもね)。大切なのは、すべての人に等しく敬意を払うということ。誰に対しても同じ誠実さで接していれば、相手が誰であろうと何を書こうと恐れることはありません。そうなれば、あなたはもう「礼儀正しい人」そのものなのです。

3. 要点は押さえつつ、シンプルにまとめる

私はつい非常に長いメールを書いてしまうタイプです。「伝えるべき情報を一つも漏らしたくない」という一心からですが、正直、そこまでしなくても大丈夫です。小説を書くつもりでなくてもいい。要点を明確にすることこそが何より重要です。

本文に自分らしさを盛り込むのは構いません。むしろ、主旨を伝えるための「乗り物」として個性を活かすのは良い工夫です。ただ、ビジネスの核心部分では、言いたいことをはっきりと簡潔に述べましょう。

おすすめの方法はこうです。まず、言いたいことをストレートに表す一文を書きます。そして気が済むまで、それを補足説明するもう一文を加えてください。はい、終わりです。それ以上は書かないこと。絶対に。本当に。

4. 冒険心を持って送る

ここで一度立ち止まって、「そもそもなぜメールを送るのが不安なのか」を考えてみてください。断られるのが怖いから?クビになるのが怖いから?バカに見えるのが怖いから?もし答えがイエスなら、こうお伝えします。あなたには失うものなど何もありません。仮に切り捨てられたとしても、損をするのは向こうの方。そもそも、一通のメールごときに怯えている時点で十分「バカ」なのですから、開き直りましょう。

ちょっとふざけた言い方に聞こえるかもしれませんが、メールには冒険心を持って臨んでください。相手がいつ、どうやって、果たして返事をくれるのかどうかも分からない――そのリスクこそを受け入れるのです。ギャンブルだと割り切れば、少しは楽しくなるかもしれません。思い切って突飛なことを書いてみるのもいいでしょう。大げさな比喩や面白い表現をちりばめて、記憶に残るメールを目指すのです。

5. 焦っているときは送らない

慌てていたり、日常のストレスで頭がいっぱいだったりする状態でメールを書いたことはありませんか?後から読み返したときの恥ずかしさといったらありません。だったら、パニック状態のままメールを書かなければいいだけの話です。次の方法を試してみてください。

焦った気持ちのままメールを書こうと席に着いたら、まず深呼吸して状況を整理しましょう。送信ボタンを押す前に一呼吸置いて、SNSでも見に行って気分転換を。頭が冷えてから戻ってきて、好きなだけ修正すればいいのです。相手は数分待ってくれます。それに比べて、人生の愚痴を延々と綴ったメールを誤送信してしまったときのダメージの方が、よほど大きいのですから。

まとめ

はっきり言わせてください。メールを送ることに、恐れるべきことは何ひとつありません!思い切って送信ボタンを押せばいいのです。きっと大丈夫。

あなた自身、メールを書くときのコツはありますか?今回紹介したヒントの中で役立ちそうなものはありましたか?ぜひコメントで教えてください。