Gmailアカウントに署名（シグネチャ）を追加・編集する方法

Gmailの署名（シグネチャ）とは？

メールの末尾に署名を添えることで、メール全体によりプロフェッショナルな印象を与えることができます。一度署名を設定しておけば、その後に送信するすべてのメールへ自動的に挿入されるためとても便利です。署名の内容は名前だけでも構いませんし、電話番号を添えるのも一般的です。顧客や取引先と頻繁にやり取りするビジネスユーザーなら、住所や携帯番号など、相手からの連絡に役立つ情報を追加しておくとより効果的です。

もちろんGmailでも署名機能を利用できます。設定手順は非常にシンプルなので、以下のステップに沿って進めてみましょう。

署名を設定するメリット

署名を登録しておく最大のメリットは、メールを作成するたびに自分の連絡先を手入力する手間がなくなることです。特にビジネスシーンでは毎日多くのメールを送るため、時間の大幅な節約につながります。また、統一された署名があることで、受け取った相手に対して信頼感や安心感を与える効果も期待できます。

Gmailに署名を追加する手順

1. 設定画面を開く

Gmailのホーム画面で歯車型の設定アイコンをクリックし、「設定」を選択します。下の画像を参考にしてください。

2. 「全般」タブから「署名」を探す

クリックすると設定ページに移動し、各種オプションが画面に表示されます。項目はカテゴリごとに整理されているため、Gmailに関するあらゆる設定を見つけやすくなっています。

「全般」タブのままページを下へスクロールすると、「署名」という項目があります。下の画像内の「署名」を確認すれば、どこにあるのかひと目でわかるでしょう。

3. 署名を入力する

「署名」の最初の選択肢である「署名なし」は、初期状態で選択されています。これが、Gmailを使い始めた当初は署名が挿入されない理由です。隣にあるもう一方のラジオボタンを選ぶと署名の入力欄が現れるので、そこに自分の名前や連絡先などの情報を入力しましょう。下の画像のようなイメージです。

4. 変更を保存する

入力が完了したら、さらに画面の一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックします。これで署名の設定が確定します。次回以降メールを作成する際には、自動的に署名が挿入されるため、毎回入力し直す必要がありません。

署名を編集・変更したいときは？

「署名のデザインが気に入らない」「少し味気ない」「そもそも削除したい」と感じることもあるでしょう。実際の情報が変われば、署名の内容も更新が必要になります。例えば、電話番号を変更したケースなどがそうです。

書式やテキスト、文字色を変更したい場合は、上記と同じ手順で設定画面に戻り、署名を追加したページで編集を行います。署名の上に表示される区切り線についても、同じページから変更できます。

編集が終わったら、必ずウィンドウ最下部にある「変更を保存」ボタンを押してください。押し忘れると内容が反映されません。

変更後の署名は、このように表示されます。

署名の上の点線（--）を消す方法

「全般」設定の「署名」セクションには、署名の上に表示される点線を消したい場合にチェックを入れるべきダイアログがあります。下の署名画像に写っているような、ハイフンによる区切り線のことです。

この点線を削除するためのチェックボックスには、次のような文言が表示されています。

この点線には、署名の形式を整え、本文と署名を明確に分ける役割があります。残すかどうかは、自分の好みに合わせて判断して問題ありません。

プロフェッショナルな署名を作るコツ

• 常にプロフェッショナルな印象を意識する：署名はあなたの顔です。ビジネスで使う場合は、カジュアルすぎる表現や装飾は避けましょう。
• 相手にとって役立つ情報を盛り込む：メールアドレス、電話番号、住所など、受信者が連絡を取りやすい情報を厳選して記載します。
• 見栄えに工夫を加える：すべて同じフォントで統一すると単調になりがちです。名前は大きなフォントサイズに、詳細情報は小さめのサイズにするなど、強弱をつけると読みやすくなります。筆者の署名もこの方法で整えています。色を変えたのは、フォントカラーの変更も可能ということを示すためです。
• 基本は黒一色にまとめる：黒ベースの署名は落ち着いた印象を与え、プロフェッショナルに見えます。色を多用すると逆に安っぽい印象になることがあるので注意しましょう。