Gmailで定型応答（定型文テンプレート）を使う方法

Gmail Labsは、Googleの人気メールサービスに搭載された、便利でありながら意外と知られていない機能です。Gmail Labsには、受信トレイに追加機能をもたらす実験的な機能が数多く含まれており、そのひとつが「定型応答（Canned Responses）」です。定型応答を活用すれば、作成済みのメールをテンプレートとして保存でき、新しいメールを作成する際にいつでも呼び出して使うことができます。

自分で作成したメールだけでなく、受信したメールもカスタマイズして定型応答として保存可能です。ときどき、美しくHTML形式で装飾されたメールを受け取ることがありますよね。その書式をそのまま活かして、自分専用のテンプレートとして再利用することもできます。ただし、著作権で保護された素材が含まれていないか必ず確認し、メールの送信者の許可を得ておくようにしましょう。

Gmailで定型応答を使用する手順

1. 定型応答機能を有効にする

まず、Gmailアカウントにサインインします。画面右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択してください。

設定画面で「Labs」タブを開き、「定型応答（Canned Responses）」を探して「有効にする」ラジオボタンを選択します。最後に「変更を保存」をクリックすれば設定完了です。

2. 定型応答を作成する

定型応答を有効にしたら、次は実際にテンプレートを作成しましょう。保存したい内容でメールを作成します。

メール作成ウィンドウの右下にある小さな下向き矢印をクリックします。

「定型応答」にカーソルを合わせ、「新しい定型応答」をクリックします。名前を付けて「OK」を押せば保存完了です。

3. 受信メールを定型応答として保存する

受信したメールをテンプレート化することもできます。以下の手順で行いましょう。

保存したいメールを開きます。

「転送」ボタンをクリックし、必要に応じて本文を編集・カスタマイズします。その後、「定型応答」にポイントして「新しい定型応答」をクリックし、名前を付けて「OK」を押します。

4. 保存した定型応答を挿入する

保存した定型応答をメールで使う際は、以下の手順に従ってください。

メール作成ウィンドウを開きます。

右下の下向き矢印をクリックし、「定型応答」にポイントして、「挿入」セクションから使いたい定型応答の名前をクリックします。

注意：必ず「挿入」メニュー内の定型応答名をクリックしてください。誤って「保存」メニュー内の同じ名前をクリックすると、保存済みの定型応答が上書きされてしまうので気をつけましょう。

補足：現在のバージョンのGmailでは、この機能は「テンプレート」という名称で提供されています。歯車アイコン→「すべての設定を表示」→「詳細設定」タブから「テンプレート」を有効にすることで、同様の操作で利用できます。