メールの過負荷を減らすための4つのヒント

1。バッチメールアクティビティ

タスクのバッチ処理は、類似したタスクをグループ化し、指定された時間内に完了することを含む効果的な生産性手法です。このアプローチは、すべての電子メール関連のアクティビティを特定のタイムスロットにバッチ処理することで電子メールに適用できます。

電子メールを読んだり返信したりすることは必ずしも精神的に厳しい作業ではないため、クロノタイプに応じて、たとえば早朝や午後遅くなど、生産的な時間の時間を設定してこれを行うことができます。この戦略は、常にメールをチェックしてメールの渦に巻き込まれたくなる誘惑を回避するのに役立ちます。

Googleカレンダーなどのタイムバッチアプリを使用して、メール関連のアクティビティの時間をブロックできます。メール通知をカスタマイズして、メールアクティビティの時間枠内にのみ送信することもできます。

2。不要なメールの購読を解除する

あなたが何年も前に購読したが決して読んだことがないそれらの厄介なニュースレターや宣伝用の電子メールはすべて、電子メールの過負荷の重大な原因となる可能性があります。これらのメールの登録を解除すると、受信トレイが整理される可能性があります。

電子メールの購読を解除する方法はたくさんありますが、最も一般的なのは、電子メールの下部にある「購読解除」リンクを見つけることです。ただし、何百もの電子メールを購読している場合、一度に1つずつ購読を解除することは困難な作業になる可能性があります。この場合、数回クリックするだけでメールの一括購読を解除できるUnroll.meなど、メールを整理するのに役立つツールがたくさんあります。

最後に、プロモーションメッセージ用に別のメールアカウントを設定して、メインの受信トレイを整理することもできます。このようにして、メイン/仕事用のメールアドレスへのアクセスを重要なメッセージのみに制限します。

3。メールフィルターを設定する

フィルタは、特定の基準に基づいてメッセージを特定のフォルダに自動的に分類することにより、電子メールを効果的に管理します。たとえば、特定の送信者からのメールが受信トレイに届く前に自動的に削除するようにフィルタを設定できます。

フィルタは、次の方法でメールをより効果的に管理するのに役立ちます。

• 整理整頓に役立ちます。
• 無関係なメールが受信トレイを乱雑にするのを防ぎます。
• 特定の基準に基づいてメールをすばやく見つけることができます。

メールクライアントでフィルタを設定できます。たとえば、これらのスマートGmailフィルタを活用したり、SaneBoxなどのメールフィルタリングサービスを使用したりできます。

4。他のコミュニケーションツールを使用する

理想的には、職場でのコミュニケーション手段は電子メールだけではありません。メールを特定の目的に使用できます。たとえば、プロジェクトのクライアントを更新したり、長い形式のコンテンツを配信したりできます。

多くの場合、次のような他の内部コミュニケーションツールを使用できます。

• Slackは、同僚やチームとのコミュニケーションを可能にする仕事用メッセージングアプリです。ファイルの共有、グループでの会話、特定のプロジェクトのチャネルの作成など、さまざまな目的に使用できます。
• Twistは非同期通信ツールであり、同僚が即座に応答するというプレッシャーや期待なしにメッセージを交換できるようにします。これは、通知による絶え間ない中断を克服し、時間をより細かく制御したいチームにとって理想的です。
• Asanaは、タスクの進行状況を追跡したり、ファイルを共有したり、チームメンバーと通信したりできるプロジェクト管理ツールです。これは、タスクで共同作業する必要があるプロジェクトベースの作業またはチームにとって優れたツールです。
• Spikeは、メールの過負荷を克服し、生産性を向上させるのに役立つオールインワンのメールソリューションです。 Spikeを使用して、既存のすべての電子メールアカウントを統合したり、受信トレイを整理したり、同僚と共同作業したりすることができます。

メールの受信トレイの制御を取り戻し、生産性を向上させます

電子メールの過負荷は、生産性を大幅に低下させる可能性があります。ただし、この記事で概説した戦略とツールを活用することで、受信トレイの煩雑さを軽減し、メール通信の制御を取り戻し、プロセスの生産性を向上させることができます。