より良いメールを書くための基本ポイント|あらゆる場面で使えるメール作成のコツ
マーケティング目的のビジネスメール、大学の教授への連絡、あるいはおばあちゃんへの近況報告まで、私たちがメールを書く場面は実にさまざまです。しかし、宛先や目的が違っても、毎回必ず守るべき基本的なポイントが存在します。
忙しいときこそ忘れたくないメールの基本
限られた時間で多くのメールを処理したいときや、外出先からスマートフォンで急いで送信しなければならないとき。そんな状況でも、以下の基本をおろそかにしてはいけません。
1. 件名は具体的かつ簡潔に
件名は受信者が最初に目にする部分です。「お問い合わせの件」のような曖昧な表現ではなく、「〇月〇日の打ち合わせ日程について」のように、内容がひと目でわかる件名を心がけましょう。
2. 冒頭ですぐに用件を伝える
長い前置きは避け、最初の数行で「何のために書いたメールなのか」を明確にします。相手の読む負担を減らすことが、結果的に早い返信につながります。
3. 相手に合わせたトーンを選ぶ
ビジネス相手には丁寧な敬語を、親しい家族や友人には柔らかい表現を。同じ内容でも、受け手との関係性によって適切な言葉遣いは変わります。
4. 送信前に必ず見直す
誤字脱字のチェックはもちろん、添付ファイルの付け忘れや宛先の確認も重要です。送信ボタンを押す前に数秒見直すだけで、恥ずかしいミスを防げます。
インフォグラフィックで基本を総まとめ
WhoIsHostingThisが公開しているインフォグラフィックでは、こうしたメール作成の基本がひと目でわかる形にまとめられています。画像をクリックすると拡大表示されますので、ぜひ参考にしてみてください。
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