今すぐ試したい!生産性が上がるGmailアプリ・拡張機能5選

世界の多くのユーザーに選ばれているメールサービスといえばGmailです。Googleは見事な完成度でこのサービスを作り上げましたが、だからといって改善の余地がないわけではありません。適切なアプリや拡張機能を組み合わせれば、Gmailの受信箱での作業効率はさらに高められます。

受信箱をInstagram風のフィードに変えて素早くメールをチェックしたり、「サイレントモード」の設定で新着通知による集中の妨げを防いだり。ここで紹介するツールの中には、きっとあなたに合ったものが見つかるはずです。

もちろん、これらのツールはGmail上級者になるためのコツやテクニックの代わりにはなりません。まずは基本をマスターしてから、こうしたツールを取り入れるのがおすすめです。

1. Drag(Chrome):GmailをTrello風のボードに変える

以前、GmailをTrelloのようなタスクボードに変える「Sortd」というアプリを紹介しました。その後Sortdは数多くの機能が追加され、やや大掛かりな拡張機能になっています。もっとシンプルな旧Sortdのようなものを求めているなら、「Drag」を試してみてください。

Dragの無料版では3つの列を作成でき、その間でメールを自由に移動できます。Trelloのように、Gmailを見える化されたカンバンタスクボードに変えて、受信箱とToDoリストをまとめて管理できるのです。

期日の設定やチェックリストの追加など、高度な機能の多くは有料のProアカウントが必要です。まずは1週間無料で試して、自分に必要かどうか確かめるとよいでしょう。

なお、通常のGmail表示に戻すのも、受信箱内のDragボタンをクリックするだけで簡単に行えます。

2. MailTag(Chrome、Firefox):無料で使えるリアルタイムメールトラッキング

大事なメールを送ったら、相手が受け取り、読んでくれたかどうかを知りたいものです。MailTagはそれを教えてくれるだけでなく、何回読まれたのかまで分かります。

この用途では最もシンプルな無料拡張機能です。ChromeかFirefoxにインストールすると、バックグラウンドで静かに動作します。メール送信時にMailTagを付けて追跡すると、受信者が開いた時点で「既読」の通知が届きます。その後も追跡が続くので、再読されたかどうかも確認できます。

老舗のMailTrackと同様に、こちらも完全無料で利用可能です。唯一の優位点は通知機能ですが、それこそ求めているものだったりします。

3. DND Email(Web、全Gmail対応):受信による集中の妨げを止める

新着メールは、そのたびに気を散らす原因になります。通知やアラートがあると今すぐ確認しなければと感じてしまいますが、そのメールの多くは重要ではなく、大した理由もなく集中力を削がれてしまいます。DND Emailを使えば、メールが受信箱に届くタイミングを自分でコントロールできます。

仕組みは、受信箱に「サイレント(DND)時間」を設定するというものです。対象の曜日、DND期間の開始・終了時刻、Gmailが新着メッセージを取得する時間を指定できます。これで、スマートフォンが通知音を鳴らし続けることがなくなります。

DND EmailはかつてFirefox向けのお気に入りGmailアドオンのひとつでしたので、拡張機能として使うこともできます。ただし、Webサイトから設定する方が手軽です。すべてのアプリに共通するGmailの設定として反映されるからです。

4. gfeed(Android、iOS):受信箱ゼロを目指すInstagram風フィード

メールでいっぱいの受信箱は、見るだけでも圧倒されるうえ、処理するのはさらに大変です。gfeedはそれをInstagramのようなソーシャルフィードに変えてくれます。見た目が親しみやすくなるだけでなく、便利な機能もいくつか備えています。

たとえば、スワイプして新しいメッセージを見ていくと、各メッセージが自動的にアーカイブされます。ご存じのとおり、アーカイブこそが受信箱ゼロへの近道です。後で参照したいメールは「スター」を付けてお気に入りに追加しておきましょう。

gfeed上で行った操作は、すべてのアプリやプラットフォームのGmail受信箱に反映されます。要するに、このアプリを使えばメッセージをより速いスピードでスクロールしながら、その都度適切な処理をしやすくなるのです。

5. Email Monster(Web、Chrome):プロ仕様のテンプレートがすぐ使える

Gmailには定型文やテンプレートを作成して繰り返し使う機能があります。しかし、より良い文面や洗練されたデザインのメールを自作するのは一苦労です。Email Monsterはその面倒な作業を引き受けてくれるので、既存のテンプレートをそのまま使うだけで済みます。

まだ新しいサイトなので、テンプレートの数は多くありません。それでも十分に有用なリソースです。お知らせやニュースレター、ポートフォリオ送信用のテンプレート、マーケティングや営業向けのテンプレートなどが揃っています。ポイントはデザインで、ここが多くの人にとって難しい部分です。プロが作ったようなHTMLメールであれば、受け取った相手も好印象を持つかもしれません。

まずはChrome用の拡張機能を入手しましょう。次に新規作成ウィンドウを開くと、送信ボタンの横にアイコンが表示されます。クリックしてテンプレートを選び、内容をカスタマイズして送信するだけ。とても簡単です!

あなたの注目のGmailツールは?

少し前には、Chrome向けの最高のGmail拡張機能をじっくりと特集しました。しかし、あっという間に上記のような新しいツールが次々と登場しています。

あなたが見つけた新しいGmailツールはありますか? あなたにとって必須のGmailアドオンや拡張機能は何ですか?