毎日のメール作業を劇的に楽にする、今すぐ使える便利ツール5選

メールは、プライベートでもビジネスでも欠かせないコミュニケーション手段です。毎日何分もの時間をメールの処理に費やしている人は多いのではないでしょうか。実は、メールを正しく使いこなせるようになると、日常の効率は格段に向上します。

メール習慣を改善する方法はいくつもあります。たとえば、より良いメールの書き方を学ぶことや、あらかじめ用意されたテンプレートや定型文を活用することもそのひとつです。また、スパム対策をしっかり行うほど、受信箱がジャンクメールで溢れかえることもなくなります。

特別なアプリや拡張機能を新しくインストールする必要はありません。大切なのは「どこを見ればよいか」を知り、それを自分の生活に取り入れることだけです。

Canned Emails(ウェブ):よくあるシーン別の事前作成メール集

メールには、頻繁に発生する定番のシーンがあります。お願いごとへのフォローアップや、誰かにアドバイスを求めるときなどがその代表例です。

適切なメールを書くことは、新しい扉を開き、コミュニケーションを円滑にします。何と書けばいいのか迷ったときは、Canned Emailsを活用して生産性を高めましょう。定型文を使えば、メール処理はぐっと効率化されます。用意されているメールの一例は以下の通りです。

• 求人への応募
• フォローアップ
• アドバイスのお願い
• 予約の変更
• 体調不良による休暇連絡

いずれかのテンプレートをクリックすれば、デフォルトのメールクライアントで直接開くことができますし、プレーンテキストとしてコピーして好きな場所に貼り付けることも可能です。

Contactually Templates(ウェブ):さまざまなシーンに対応したメールテンプレート

便利な定型文やメールテンプレートを提供するもうひとつのサイトがContactuallyです。このサイトはプロセスをさらに洗練させており、メールの文章も少し上質に書かれています。状況の緊張をほぐすユーモアが盛り込まれている点も魅力です。

まず、連絡したい相手を選びます。顧客、元恋人、法律関係、見込み客、過去のクライアント、不動産関係、VIP・インフルエンサーなどから選択できます。相手を選んだら、「このメールは何について?」というセクションで適切な理由を選びましょう。

Contactuallyの「if-this-then-that」方式のテンプレート選択なら、自分が伝えたいことを簡単に見つけられます。Contactuallyのインターフェースから直接送信することもできますが、自分のメールクライアントにコピー&ペーストして編集してから送るのがおすすめです。Gmailの定型文として保存しておくのも良いでしょう。

ThisEmail.XYZ(ウェブ):どんなメールでもWebページに変換

他の人と共有したいメールもありますよね。しかし、自分のメールアドレスを公開したくない場合や、SNSで友達にアドレスを聞くのは現実的ではありません。

ThisEmail.XYZは、どんなメールでも簡単にWebページへ変換できるサービスです。やり方は非常にシンプルで、任意のメールをshare@thisemail.xyzに転送するだけで、メールの内容が自動的に共有可能なリンクに変わります。登録不要で使える便利ツールのひとつと言えるでしょう。

生成されたリンクはどこでも共有でき、誰でも閲覧できます。共有したい情報を伝えながら、メールアドレスのプライバシーとセキュリティを守れる、シンプルかつ効果的な方法です。

Scrim(ウェブ):ボット対策済みのメールアドレス共有方法

SNSやネット上でメールアドレスを公開すると、ボットがそれを検出してデータベースに登録し、スパムが増えてしまいます。使い捨てメールアドレスなどのテクニックも有効ですが、SNSやCraigslist、フォーラムでアドレスを共有しなければならない場面では使えません。

Scrimは、メールアドレスをボットが読み取れないリンク形式に変換して保護してくれるサービスです。覚えやすいカスタムURLも設定できます。リンクにアクセスした人は、まず人間であることを証明する必要があるため、ボットは通過できません。

こうして生成したリンクは、Twitterなどで安心して共有できます。ボットに登録される心配も、SNSで「@」記号が混乱を招く心配もありません。

Five Sentences(ウェブ):成功者が実践する短文メール術

Twitterは140文字(現在は280文字)に制限されているため、それに合わせて返信を工夫します。インスタントメッセンジャーでのチャットでも、長大で複雑な段落を書くことはありません。では、なぜメールではそうしてしまうのでしょうか?

最近メールに時間がかかる原因は、白紙のキャンバスを目の前にして、必要以上に長文を書いてしまうことにあります。Five Sentencesは、メールの長さを制限する個人的な哲学です。

「すべてのメール返信をSMSのように扱い、1回の返信につき決まった文字数以内で書く」というのがこの方針の基本です。「文字数を数えるのは難しいので、代わりに文数を数えます」とあります。

そっけない、あるいはぶっきらぼうに思われる返信が気になる場合は、心配無用です。サイトでは、自分の新しい哲学を説明するページへのリンクを含むシンプルなメール署名を使うことを提案しています。これだけで、毎日1時間の時間を取り戻せるかもしれません。

メール問題は深刻化している?

SNSやインスタントメッセンジャーの登場により、メールの利用は減少すると思われていました。ところが実際はどうでしょう。筆者自身、プライベートでのメール利用はむしろ増え、以前よりも多くの時間を費やすようになってしまいました。

あなたにとって、メールは昔より大きな問題になっていますか?増え続けるメッセージに、どのように対処していますか?