受信トレイゼロを維持するために必要なフォルダは、実はたった5つだけ

受信トレイゼロの「維持」こそが本当の難関

受信トレイゼロを達成するための方法は数多くあります。Gmailのアーカイブ機能を活用する、AndroidやiPhone向けのメール管理アプリを使う、フィルタを設定してメール処理の時間をあらかじめ確保しておく——など、アプローチはさまざまです。

しかし、一度受信トレイゼロに到達しても、本当に難しいのはその状態を維持することです。多くのことと同じように、仕組みをシンプルに保つことが成功への最善の道であるケースが少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、わずか5つのフォルダ(Gmailの場合はラベル)だけで構成されるシンプルなシステムです。これを使えば、受信トレイを散らかることなく整理された状態に保てます。

受信トレイゼロを保つための5つのフォルダ

1. アクション(Action): ToDoリストに追加すべきタスクが含まれるメールをここに移動します。数分で対応できる内容ならその場で即処理し、時間や労力が必要なものはToDoリストに記録した上で、タスクが完了するまでこのフォルダに保管しておきましょう。
2. 待機(Waiting): 相手からの返信や対応待ちになっているメールを置く場所です。自分側では何もできないメールを受信トレイに残して散らかしておく必要はありません。
3. アイデア(Ideas): 完全に任意の長期保存用フォルダです。取り組みたいプロジェクトのアイデアや、仕事で試してみたいアプローチが書かれたメールを保管しておけば、時間的な余裕が出てきたときに能動的に動けるよう、絶え間ないインスピレーションの源になってくれます。
4. アーカイブ(Archive): 対応が完了したメールは、すべてこの1つのアーカイブフォルダに放り込んでしまって構いません。メールから受け取った情報をきちんと記録していれば、アーカイブ内部を細かく整理する必要はないのです。
5. プロジェクト(Project): 関係者が多く、動きの大きいプロジェクトに取り組んでいるなら、プロジェクト専用フォルダを作成し、その中に「アクション」と「待機」のサブフォルダを設けるのも有効です。プロジェクト完了後は、関連メールをすべてメインのアーカイブへ移動できます。

プロジェクト別フォルダと自動化のすすめ

受信トレイゼロの原理主義者の中には、プロジェクト専用フォルダの作成に反対する人もいます。しかし実際に使ってみると、大規模なプロジェクトで重要なメールが抜け落ちるのを防ぐ効果は十分にあります。

さらに、毎回同じように処理しているメールについては、自動化を取り入れるのも一手です。GmailやOutlookをはじめとする主要なメールサービスでは、スマートなルールやフィルタを簡単に作成でき、手を一切触れることなくメールを自動的に振り分けることができます。