メールの受信トレイゼロを維持するために必要なフォルダは5つだけです

受信トレイをゼロにするための戦略はたくさんあります。Gmailのアーカイブ機能を使用するか、これらのAndroidアプリを使用するか、これらのiPhoneアプリを使用します。フィルタを設定し、メールを処理するための特定の時間を確保することができます。

しかし、Inbox Zeroに到達すると、それを維持することが非常に困難になります。 ほとんどの場合と同様に、物事をシンプルに保つことが成功を確実にするための最良の方法であることがよくあります。

たった5つのフォルダ（Gmailの場合はラベル）で構成されるシステムを使用すると、受信トレイをすっきりさせることができます。

1. アクション： やることリストに載るタスクを持つメッセージを移動します。対処するのにほんの数分かかる場合は、その場でそれを実行してください。さらに手間や時間がかかる場合は、やることリストに記録し、タスクが完了するまでメールをこのフォルダに移動してください。
2. 待機中： これは、他の誰かからの応答または入力を待っているメッセージを置く場所です。このメッセージについて何もできない場合は、受信トレイを乱雑にしないでください。
3. アイデア： これは、完全にオプションの長期フォルダのようなものです。自分が取り組むことができるプロジェクトのアイデアや、自分の仕事をテストしたいアプローチが記載されたメールを使い続けていることがわかりました。そのため、このフォルダーは、より積極的に取り組むための時間があるときに、常にインスピレーションの源となります。
4. アーカイブ： 処理されたものはすべて、1つのアーカイブフォルダーにスローできます。メールからの情報を適切に記録している場合は、アーカイブを整理する必要はありません。
5. プロジェクト： 多くの可動部分を使用して作業している特に大きなプロジェクトがある場合は、アクションと待機中のサブフォルダーを含むプロジェクト固有のフォルダーを作成することを検討できます。プロジェクトが完了すると、すべての電子メールをメインアーカイブに移動できます。

多くの受信トレイゼロの純粋主義者は、プロジェクト固有のフォルダーに対してアドバイスしますが、私は個人的に、主要なプロジェクトの隙間から何も落ちないようにするのに役立つことを発見しました。

また、毎回同じ方法で処理するメッセージの組み合わせを少し自動化することもできます。Gmail、Outlook、およびその他の主要なメールプロバイダーを使用すると、メッセージに触れることなくメッセージを移動するためのスマートなルールとフィルターを簡単に作成できます。