メール整理で生産性アップ！受信箱をすっきり整頓するコツとおすすめツール7選

毎日、クライアントや友人、家族からたくさんのメールを受け取っていませんか?受信箱の整理は大変な作業になりがちです。特に、すべてのメールを取っておく癖があるならなおさらです。

ここでは、受信箱をすっきり整理して、本来やるべき作業にもっと時間を使えるようにするためのコツとツールを紹介します。

メール受信箱を整理するための基本のコツ

• 毎日数分間、不要なメールを削除する時間を設ける
• 不要なメルマガはこまめに購読解除する
• 仕事用・プライベート用など、用途別のフォルダを作成し、メールが届いたらすぐに振り分ける
• ラベルを活用して、テーマ(金融、旅行など)ごとに受信メールを整理する
• 後で参照する必要のある重要なメールは、削除せずにアーカイブする
• Gmailアカウントに外部のメールアドレスをリンクしている場合は、通知設定を見直し、不要な更新情報で受信箱が散らかるのを防ぐ
• 重要なメールにはメインのアドレスを使用し、メルマガ登録など重要度の低いものには別アカウントを作成する

これらのコツを実践すれば、生産性は大きく向上します。さらにサポートが必要な場合は、以下のツールを活用してみてください。

メール受信箱の管理に効果的な7つのデジタルツール

1. Shift

Shiftは、複数の受信箱を一箇所でまとめて管理できるツールです。

GmailやMicrosoft Outlookなど、異なるメールクライアントでメールを送信すると自動的に作成されるフィルターを使って受信箱を整理できます。これらのフィルターにより、差出人、リスト、トピックなどでメールを分類可能です。フィルター条件を適用したメールは、ラベル付きの特定フォルダへ自動的に振り分けられます。

また、Shiftには優れた検索機能が搭載されており、すべてのアカウントはもちろん、SlackやFacebook Messengerなどの他アプリも横断して検索できるため、必要なやり取りを素早く見つけられます。

Shiftを使う最大のメリットは、すべてのワークフローを一元化できることです。アプリやメールアカウントの切り替えにかかる時間を節約し、生産性向上につながります。

2. MailDrop

アプリのダウンロードやサイトへの会員登録をためらう理由の一つは、その後しつこくメールが届くのではないかという不安ではないでしょうか。使い捨てできる一時的なメールアドレスがあれば、受信箱を整理し、スパムを回避するのに非常に有効です。

メインのメールアドレスを教える代わりに、MailDropを使えば、セキュリティ面で不安のあるアプリやウェブサイト向けに、無料の使い捨てアドレスを作成できます。スパム的な広告を避けたい場合にも便利です。

3. Google Inbox

Inbox by Gmailは、カスタマイズ可能なカテゴリを提供し、該当トピックのメールを受信箱の上部に表示してくれます。「スヌーズ」機能もあり、特定の日時までメールを非表示にできます。さらに「タスクに追加」機能を使えば、重要なメールをGoogle Tasksのリストに素早くリンクでき、メモの追加や期限の設定も可能です。

「バンドル」機能を使えば、ニュースレターやSNSの更新など、類似のメールを自動的に管理しやすいカテゴリへ仕分けできます。こうした機能を活用すれば、サブスクリプションの通知でも山積みの仕事メールでも、雑多な情報に埋もれず、本当に重要な内容へすぐアクセスできます。

※なお、Inbox by Gmailは2019年にサービスを終了しています。同様の機能の多くは現在のGmail本体に搭載されているため、そちらを確認してみてください。

4. Unroll.me

Unroll.meは、ニュースレターの購読解除と受信箱の整理を同時に行える無料ツールです。

一つのニュースレターを解除するだけなら簡単ですが、数十、数百の購読を抱えていると途方に暮れてしまいます。

Unroll.meなら、大量のメールも簡単に管理できます。数クリックするだけで、ニュースレターをまとめて一括解除したり、ラベルで整理したり、キーワードで特定のメールを検索したりできます。

大量のメールマガジンに圧倒されている人には、「Rollup」機能が特に役立ちます。お気に入りのメール購読をすべてまとめて、1日1回届くシンプルなリストにできるのです。

こうすれば、プロモーションメールが届くたびに受信箱をチェックして時間を浪費することなく、まとめて一度に確認できます。

5. The Email Game

競争心があって自分の手で物事を進めるのが好きなタイプなら、メールの一括購読解除を楽しいゲームに変えてみませんか?The Email Gameは、受信箱の片付けをゲーム化した無料ツールです。

メールアドレスを入力してゲームを開始します。目的は、制限時間内にできるだけ多くのメールを処理すること。処理に時間がかかりすぎるとペナルティを受けますが、素早く捌けばより多くのポイントを獲得できます。

The Email Gameを活用すれば、一通ずつ集中して処理してから次に進む習慣が身につき、内蔵のタイマーが生産性向上を後押ししてくれます。

6. InMoat

InMoatは、メールを種類別(金融、生産性、健康など)に整理するツールです。自分にとって重要な種類のメールを選んで受信箱の上部に表示し、他のメールよりも優先的に扱うことで、生産性の向上を支援します。

アカウントにログインすると、ワークフローの最適化と優先順位の設定のため、業種と職業の選択を求められます。「スマートフィルター」オプションを使えば、受信箱に残すメールのカテゴリを選択できます。重要度の低いメールはInMoatフォルダへ移動され、都合のいいときに後で確認できます。

さらに、InMoatはあなたのネットワークを分析し、信頼できる連絡先を選ぶよう促します。選んだ相手からのメールは優先表示され、見知らぬ送信元からのメッセージは別フォルダへ移動されます。

7. FollowUpThen

FollowUpThenは、特定のメールへのフォローアップをリマインドしてくれる、専属秘書のようなツールです。忙しい人や、大事なメールをついうっかり忘れてしまう人にとって救世主となるでしょう。

FollowUpThen経由でメールを送ると、指定した日時にぴったり受信箱へ戻ってきます。もう重要なビジネスの商談も、友人との約束も忘れる心配はありません。

これらのツールで受信箱を整理し、時間の主導権を取り戻そう

見込み客、友人、同僚からの大量のメールに加え、頼んでもいないニュースレターやプロモーションメールまで届く受信箱は、あっという間に生産性を蝕んでしまいます。

次に受信箱の様子に圧倒されそうになったら、深呼吸をして、この記事で紹介したコツを実践し、ツールを活用してすべてをコントロール下に置きましょう。そうすれば、生産性は確実に上がっていくはずです。