GmailとGoogleドライブを連携させる7つの実践テクニック

インターネットは私たちの生産性を高める数多くのツールを提供していますが、ツールが増えすぎると、かえって作業が複雑になってしまうこともあります。そんなときの答えは「統合」です。

その好例がGoogleのツール群です。Googleは無料のサービスやアプリを数多く提供しており、ビジネス、学習、その他あらゆる生産性向上のニーズを、GmailやGoogleドライブで支えている人は少なくありません。

しかし、保存場所が多すぎると、どの情報をどこに保存したのか把握するのが大変になり、目的に応じてどのツールを使えばよいのか迷ってしまうこともあります。

幸い、GmailとGoogleドライブを連携させれば、あたかも一つのツールのようにシームレスに扱えるようになります。ここでは、その具体的な方法を7つ紹介します。

Gmailとドライブの情報をまとめて検索する

複数のオンラインサービスを使い始めると、最初にぶつかるのが「あの情報はどこに保存したっけ?」という問題です。これを解決する簡単な方法が、Gmailの検索機能にGoogleドライブの検索結果を統合することです。設定するには、Gmailの設定画面を開き、「Labs」メニューをクリックして「Apps Search」機能を有効にします。

この機能を有効にすると、Gmailの検索フィールドで検索した際に、検索候補のドロップダウンリストの下部にGoogleドライブの検索結果が表示されるようになります。

検索を実行すると、Googleドライブの結果はGmailの検索結果のすぐ下に、独立したセクションとして表示されます。

一つの検索フィールドからすべての情報を探せるようになるため、重要な情報を見つける作業が大幅に簡素化されます。

添付ファイルをワンクリックでGoogleドライブへ保存

急いでいるときにクリック回数を減らしたいなら、Gmailの重要な添付ファイルを直接Googleドライブへ送りましょう。ファイルをダウンロードして保存し、ドライブにログインして、改めてアップロードする……そんな面倒な作業はもう不要です。

操作はワンクリックだけ。メール下部の添付ファイルにマウスカーソルを合わせると、ダウンロードアイコンの横にGoogleドライブのアイコンが表示されます。そのアイコンをクリックすると、Gmailが自動的に添付ファイルをGoogleドライブのアカウントへ転送します。

さらに、表示されるドロップダウンリストから、ドライブ内のサブフォルダへそのままファイルを移動することもできます。

Googleドライブのファイルをメールに添付する

逆のパターンはどうでしょう?Googleドライブに保存しているファイルをメールに添付したい場合も、同じくらい簡単です。Gmailで新規メールを作成するとき、青い「送信」ボタンの近くにあるGoogleドライブのアイコンにカーソルを合わせてください。

ポップアップウィンドウが開き、Googleドライブのアカウントから1つまたは複数のファイルを選択して、メールに添付できます。

クリック1〜2回で、作成中のメールにファイルを直接添付できます。とても簡単ですね。

Googleドライブの変更通知を受け取る

Googleドライブを使ってチームで共同作業をする際は、変更通知を受け取れるようにしておくと便利です。たとえば共有スプレッドシートで作業しているとき、他のメンバーがシートを編集したらアラートが届くようにしておけば安心です。通知はスプレッドシート自体で設定できます。

スプレッドシートを開き、メニューの「ツール」をクリックして「通知ルール」を選択します。

通知ルールでは、スプレッドシートの一部に変更があった場合、個別のシートや特定のセルが編集された場合、シートが他の人と共有された場合、フォームからデータが送信された場合など、さまざまな条件でメール通知を設定できます。

スタッフが情報を入力したりフィードバックを送信したりする仕組みとして設定しておけば、こまめにドキュメントを開いて更新を確認する必要がなくなります。誰かが更新するたびに自動的に通知が届くので、心配事が減り、本来の仕事に集中できるようになります。

Googleスプレッドシートでメールを予約送信する

チームや上司に毎週・毎月送る定型的なメールがあるなら、その文面をGoogleスプレッドシートにまとめて、送り忘れることなくスケジュール通りに自動送信できたら便利だと思いませんか?実は、それほど難しくありません。

Digital InspirationのAmit Agarwal氏が無料で提供している「Gmail Scheduler」スプレッドシートを利用します。自分のGoogleドライブアカウントにコピーを作成したら、まずGmail Schedulerメニューから、スプレッドシートがGmailアカウントへアクセスすることを承認します。

次に、予約送信したいメールの下書きをGmailで作成します(メールを書いて、送信せずに閉じるだけです)。Gmail Schedulerメニューから「Fetch Messages」を選択すると、新しい下書きメールがすべてスプレッドシートに取り込まれます。あとは「Scheduled Time」列で送信したい日時を指定するだけです。

Gmail Schedulerメニューから「Schedule Messages」を選択すると、Status列に「Scheduled」のステータスが表示されます。

このツールには一つ注意点があります。すでに予約済みのメールがまだ送信されていない状態で新しい下書きをインポートすると、既存の予約メールの日時がリセットされてしまう場合があります。その場合は、新しくインポートしたメールと一緒に再設定が必要です。大きな問題ではありませんが、覚えておくとよいでしょう。

Gmail Mail Mergeで一括メールを送る

Amit氏の便利なスクリプトは他にもあります。注目したいのが、同じく無料で提供されている「Gmail Mail Merge」ツールです。

スケジューラと同様に、Mail Mergeスプレッドシートを自分のGoogleドライブアカウントにコピーし、Mail MergeメニューからGmailアカウントへのアクセスを承認します。まず「Step 1(Reset)」をクリックし、次に「Step 2」で、Google連絡先の既存のグループからメールアドレスのリストをインポートできます。

メールアドレスは「Recipient's Name」と「Recipient's Email Address」の各列に表示されます。グループをインポートする代わりに、これらの列に手動で入力してもかまいません。どちらの方法でも問題ありません。

続いて、残りのフィールドを埋めて一括メールを作成します。特に注目したいのがメッセージ本文のフィールドで、ここにはリッチテキスト(HTML)形式のメールを記述できます。WYSIWYGツールでHTMLを作成してもよいですし、直接コードを書けるなら手入力でも構いません。添付ファイルを含めたい場合は、ドキュメントID(Googleドライブでドキュメントを表示しているときのURLに含まれるID)を追加します。

最後に、Mail Mergeメニューから「Start Mail Merge」をクリックすれば、添付ファイル付きのリッチテキスト一括メールが送信されます。

Gmailの署名画像をGoogleドライブでホストする

メールの署名にロゴ画像を組み込んでいる人を見たことはありませんか?Googleドライブの公開フォルダに保存した画像をGmailの署名に組み込めば、あなたも同じことができます。思ったより簡単です。

まず、Googleドライブに「Public」という名前の新しいフォルダを作成し、共有設定を「リンクを知っている全員が閲覧できる」に変更します。

次に、ロゴ画像ファイルをその共有フォルダへアップロードします。画像はフォルダと同じ共有設定を引き継ぎます。最後に、共有ビューでフォルダのID文字列を確認し、画像の公開URLを作成します。フォルダのIDと画像ファイル名を、次のURL形式に当てはめてください。

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

URLが正しければ、ブラウザに貼り付けたときに画像が表示されるはずです。

署名を入力し、画像を埋め込みたい位置にカーソルを置いて画像アイコンをクリックします。作成したURLを画像URLフィールドに貼り付ければ完成です。これで、すべてのメールに署名画像が表示されるようになります。

※本記事で紹介している機能や画面構成は、Googleの仕様変更により現在のバージョンと異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

GmailとGoogleドライブのようなGoogleサービス同士を連携させると、作業がとてもスムーズになります。他のアプリとGoogleドライブを組み合わせれば、さらに多くの生産的な活用ができそうです。

GmailとGoogleドライブを使った便利なテクニックを他にご存じですか?ぜひコメント欄であなたのアイデアを共有してください。