GoogleドライブとGmailを統合する7つの異なる使用法

さまざまなオンラインサービスを使い始めたときに最初に遭遇することの1つは、物事がどこにあるかを追跡することです。これを修正する簡単な方法の1つは、Gmail検索を接続してGmailとGDriveの両方を含めることです。この機能を有効にするには、Gmailの設定に移動し、[ラボ]メニューのリンクをクリックして、[アプリの検索]機能を有効にします。

この機能を有効にしたら、Gmailの検索フィールドで検索を実行すると、検索プルダウンリストの下部にあるGoogleドライブアカウントの結果が返されます。

検索を実行すると、Googleドライブの結果はGmailの検索結果のすぐ下のセクションに分離されます。

ご想像のとおり、単一の検索フィールドから自分のものを検索できると、重要な情報を見つけるプロセスが大幅に簡素化されます。

ワンクリックでGoogleドライブに送信

お急ぎの場合にクリックを節約するもう1つの方法は、Gmailの重要な添付ファイルをGoogleドライブに直接送信することです。ダウンロード、保存、GDriveへのログイン、ファイルのアップロードを希望するのは誰ですか？なんて痛いでしょう？

ワンクリックでそれを行います。添付ファイルが表示されているメールの一番下までスクロールし、添付ファイルアイコンの上にマウスを移動します。

ダウンロードアイコンの横に小さな白いGoogleドライブアイコンが表示されます。そのアイコンをクリックすると、Gmailによって添付ファイルがGoogleドライブアカウントに自動的に転送されます。

次に、ドロップダウンリストを使用して、ファイルをGoogleドライブ内のサブディレクトリの1つに即座に移動できます。

Googleドライブファイルを添付する

逆はどうですか？ Googleドライブファイルの1つをメールに添付したい場合はどうなりますか？まあ、あなたはそれが同じくらい簡単であることを知ってうれしいでしょう。 Gmailで新しいメールを作成するときは、青い[送信]ボタンの近くにあるGoogleドライブアイコンにカーソルを合わせるだけです。

これにより、Googleドライブアカウントから1つまたは複数のファイルを選択してメールに添付できるウィンドウがポップアップ表示されます。

1回か2回クリックするだけで、ファイルは作成中の電子メールに直接転送されます。簡単ですよね？

Googleドライブの変更に関する通知を受け取る

Googleドライブを使用してチームと共同作業するときは、常に最新情報を入手してください。たとえば、共有スプレッドシートで作業しているときに、他の人がシートを変更したときにアラートを受け取ることが重要です。これらの通知は、Googleドライブのスプレッドシート自体で設定できます。

スプレッドシートを開き、メニューの[ツール]をクリックして、[通知ルール...]を選択します

スプレッドシートのいずれかの部分に変更が加えられたとき、個々のシートが変更されたとき、個々のセルが変更されたとき、シートが誰とでも共有されたとき、または誰かがフォームからデータを送信したときにメールを発行するように通知ルールを設定できます。

これは、スタッフが情報を入力したり、何らかの形でフィードバックを提供したりするための方法として設定します。そうすれば、そのドキュメントを時々チェックして更新を見つけることを覚えておく必要はありません。代わりに、誰かが更新するたびに自動的に通知が届きます。心配が減り、心が解放されて、より多くの作業を行えるようになります。

Googleスプレッドシートでメールをスケジュールする

チームまたはマネージャーに送信する毎週または毎月のメールがある場合は、Googleスプレッドシートにそれらのメッセージのコレクションを作成し、それらのメールを忘れずに送信するようにスケジュールどおりに送信してみませんか？私は知っています、境界性のサイエンスフィクションですよね？実際、この方法でメールをスケジュールするのはそれほど難しくありません。

事前に作成されたGmailスケジューラシートは、DigitalInspirationのAmitAgarwalの厚意により提供されています。彼の無料のGmailスケジューラシートにアクセスして、自分のGDriveアカウントにコピーを作成できます。最初に行う必要があるのは、Gmailスケジューラメニューに移動し、シートにGmailアカウントへのアクセスを承認することです。

次に、Gmail内でスケジュールするメッセージの下書きを作成する必要があります（メールの作成を開始し、完了したら、送信せずにメールを閉じます）。 Gmailスケジューラメニューから[メッセージを取得]オプションを選択すると、新しい下書きメールがすべてこのスプレッドシートにインポートされます。次に、[予定時刻]列でメールを送信する日付を選択するだけです。

Gmailの[スケジューラ]メニューから[メッセージのスケジュール]を選択すると、[ステータス]列に[スケジュール済み]ステータスが表示されます。

このツールの小さな欠陥の1つは、まだ送信されていないスケジュール済みメールがすでにあり、新しい下書きをインポートすることを選択した場合、既存のスケジュール済みメールのスケジュールされた日付が削除されることです。新しくインポートされた電子メールと一緒にそれらを再スケジュールする必要があります。大したことではありませんが、覚えておくべきことがあります。

Gmailメールのマージ

Amitのクールなスクリプトと言えば、もう1つの注目すべきスクリプトは、彼が無料で提供しているGmailメールマージツールです。

スケジューラシートと同様に、メールマージシートをGoogleドライブアカウントにコピーし、[メールマージ]メニューでGmailアカウントへのアクセスを承認する必要があります。ステップ1（リセット）オプションをクリックするだけです。次に、ステップ2で、Googleコンタクトの既存のグループのいずれかからメールアドレスのリストをインポートするオプションが提供されます。

メールアドレスは、「受信者の名前」列と「受信者のメールアドレス」列の下に表示されます。または、グループをインポートする代わりに、いつでもこれらの列に手動で入力することができます。どちらの方法でも機能します！

その後、残りのフィールドに入力して、グループの電子メールをまとめることができます。ここで注目すべきフィールドにはメッセージ本文が含まれ、このフィールドにリッチテキストのHTMLメールを書き込むことができます。 WYSIWYGツールを使用して、電子メールのHTMLを作成します（または、そのようなスキルがある場合は、手動で記述します）。ドキュメントIDを追加して添付ファイルを含めます（ドキュメントを表示しているときにGoogleドライブのURLから）。

最後に、[メールマージ]メニューから[メールマージの開始]をクリックすると、添付ファイルが含まれたリッチテキストの大量の電子メールが送信されます。

Gmailの署名をGoogleドライブでホストする

メールの署名にこれらのクールなロゴ画像が含まれている人を見たことがありますか？ Googleドライブアカウントのパブリックフォルダに保存されている画像をGmailの署名に統合すれば、それも可能です。思ったよりずっと簡単です。

まず、GDriveアカウントに「パブリック」という名前の新しいフォルダを作成し、パブリックに表示して「誰でも表示できる」にアクセスできるように設定します。

次に、ロゴ画像ファイルをその共有ディレクトリにアップロードします。画像は、フォルダ自体と同じ共有設定になります。最後に、共有ビューのフォルダーのID文字列をメモして、画像のパブリックURLを取得します。次に、IDと画像名を次のURL文字列に挿入します。

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

文字列が正しく設定されたら、URLをブラウザに貼り付けて、ブラウザで画像を表示できるようになります。

署名を入力し、画像を埋め込む場所にカーソルを置き、画像アイコンをクリックします。次に、上記で作成したURLを画像のURLフィールドに貼り付けます。 Viola-署名画像がすべてのメール署名とともに表示されるようになりました。

GmailやGoogleドライブなどのGoogleサービスに接続し始めると、物事は非常に便利でシームレスになりますね。アプリとGoogleドライブの統合を開始すると、他にどれだけ生産的なことができるのか不思議に思うでしょう。

GmailとGoogleドライブでできる他のクールなことを知っていますか？以下のコメントセクションであなた自身の創造的なアイデアを共有してください。 GoogleドライブとGmailに夢中になりましょう。