EvernoteでGoogleドライブのパワーを活用する7つのクリエイティブな方法

ついにその時が来ました。長年のライバルだった二大クラウドサービスが、ついに手を結んだのです。

EvernoteとGoogleドライブは、正式な統合によって握手を交わしました。この統合が発表された際、GoogleドライブのグループプロダクトマネージャーであるAlex Vogenthaler氏は、こう語っています。

「これぞクラウドの理想形」

GoogleドライブとEvernoteをつなぐことには、多くのメリットがあります。Evernoteからドライブ上のファイルへ簡単にアクセスできるようにすることは、ヘビーユーザーにとって昔からの悲願でした。仕事が日々クラウドへ移行し続ける今、EvernoteやGoogleドライブのような汎用性の高いサービスをシームレスに使いこなすことは、時代の要請と言えるでしょう。

もちろん、従来でもGoogleドライブのリンクをコピー&ペーストしてEvernoteに貼ることは可能でした。しかし今回のアップデートでは、両ツール間の自動同期が実現しました。これは個人でもチームでも、生産性を大きく高める副次的効果をもたらします。

要するに、もはやどちらかを選ぶ必要はないのです。

EvernoteとGoogleドライブの両方を使えます。では、具体的にどんなメリットがあるのか?そして生産性を最大化するにはどうすればいいのでしょうか?いくつかのアイデアを紹介しながら考えてみましょう。きっとあなた自身にもひらめきが生まれるはずです。ぜひコメント欄でアイデアを共有してください!

Evernote×Googleドライブ連携のメリット

まず、この提携が私たちにもたらしているものを見てみましょう。

1. 任意のEvernoteノートやノートブックから、Googleドライブに保存されたドキュメントを閲覧できる。
2. Evernoteを離れることなく、ドライブ内の任意のファイルをノートに追加できる。埋め込まれたコンテンツはサムネイルプレビュー付きで表示される。
3. Googleドライブ上のファイルへの変更は、自動的にEvernote側へ反映される。
4. Googleドライブのリンクやプレビューの添付は、Evernoteの月間容量にはカウントされない。
5. メール、チャットなど、あらゆるアプリケーションからGoogleドライブのファイルリンクをコピーして、Evernoteに貼り付けられる。
6. Googleドライブのファイルはオンラインアクセス時にのみ利用可能。

現在、EvernoteとGoogleドライブの統合はベータ版として提供されています。対応しているのはChrome上のWeb版とAndroid版で、他のプラットフォームも順次対応予定です。Web版Evernoteにログインし、緑色のベータバナーをクリックすると新機能を利用できます。後から以前のEvernoteに戻すことも可能です。

Evernote×Googleドライブ連携の7つの実践的活用法

Evernoteを捨ててGoogleドライブへ引っ越す必要はありません。むしろ、Googleドライブの無料15GBという余裕のある保存領域を得られることで、Evernoteでの作業の幅が広がります。月間アップロード上限60MBの無料プランを利用している人にとっては、うってつけの回避策になるでしょう。

ただし、この統合を最も効果的に活かせるかどうかは、EvernoteとGoogleドライブをそれぞれどう捉え、自分のワークフローのどこに位置づけるかにかかっています。

Evernoteは断片的な情報をキャッチするのに最適です。筆者はメモやアイデアを素早く記録するキャプチャーツールとして使っています。動作速度は最速とは言えませんが、蓄積した情報を記録・検索する能力は抜群です。EvernoteやGoogle Keepのようなツールは、小さな情報の断片を扱うのに向いています。それをGoogleドライブでやろうとすると、情報の泥沼に沈んでしまいます。

一方、オフィス系の業務にはEvernoteは不向きです。作成中のドキュメントやチームとの共同作業の保管場所としては、より本格的なオフィス業務に耐えるGoogleドライブが適役です。

それでもなお、GoogleドライブのファイルをEvernoteに埋め込み、ノートから直接ドライブのファイルを検索できるようになったことで、可能性は一気に広がりました。以下にクリエイティブな活用例を紹介します。

ビジュアルノートシステムとしてEvernoteを活用する

視覚派の方に注目してほしい使い方です。専用のビジュアルノートツールもありますが、EvernoteとGoogle図形描画を組み合わせれば、独自のシステムを構築できます。Google図形描画でデジタルなポスターボードを作成し、それをEvernoteのノートにリンクさせれば、アイデアを説明する補足情報も同じ場所にまとめられます。学生や学習者にとって特に有用な方法です。

例えば、読書中の本の視覚的メモをGoogleドライブのカメラツールで撮影すれば、そのスナップショットをEvernoteの読書ノートに追加し、ワンクリックでプレビューできます。読んだ素晴らしいアイデアを能動的に記憶するのに効果的です。

これはEvernoteアプリ単体でも簡単に行えますが、Googleドライブの余裕あるストレージを併用すれば、Evernoteの無料枠を節約できます。

Evernoteで語彙力を鍛える

語彙を増やすことは人生の幅を広げます。Johnson O'Connorによる長年の研究では、語彙力のレベルはあらゆる職業分野における成功を予測する、最良の単一指標だと証明されています。新しい言葉を覚えるのが大変なのは、意識的な努力が必要だからです。しかし良いことに、一度覚えてしまえばそれで済みます。

能動的な学習法(アクティブラーニング)を取り入れると、言葉の定着率が上がります。例えば、画像や動画を見ながら新しい単語を学ぶといった方法です。

以下はそのまま真似できるワークフローです。

ステップ1. 学びたい新しい単語を、Evernoteで素早く記録します。

ステップ2. Googleスライドで、画像検索による関連画像と、YouTube検索による発音動画を追加します。

こうして埋め込んだGoogleスライドのドキュメントは、復習したくなったときに便利なフラッシュカードとして機能します。

フローチャートとマインドマップでアイデアを広げる

Googleドライブには優れたアイデアを記録し、決して失わないためのツールが揃っています。しかし、フォルダ分けされた「サイロ」状の構造ゆえに、アイデアが仮想の壁の中で埋もれてしまうこともあります。そこで、単一のEvernoteノートを全アイデアの索引カードとして使い、詳細はGoogleドライブ上のフローチャートやマインドマップで構築していくのがおすすめです。

さらに、リサーチツールの域を超えてアイデアを発展させることも可能です。MindMeisterやLucidChartといったGoogleドライブアドオンを使えば、手軽にマインドマップを作成できます。MindMeisterなら、シンプルな箇条書きリストを瞬時にマインドマップへ変換できます。

Lucidchart Diagramsは、マインドマップ、フローチャート、その他のダイアグラムを作れる軽快なツールです。Gliffyも強くおすすめしたいGoogleドライブアドオンの一つです。

プロジェクトポートフォリオを作成する

Gantterアドオンからプロジェクト管理テンプレートまで、小規模プロジェクトに必要な道具はGoogleドライブにほぼ揃っています。テンプレートギャラリーには、タイムシートからスコープシートまで何でもあり、プロジェクト費用計算ツールやガントチャートもあります。Vertex42 Template Galleryアドオンを使えば、すぐに始められます。

しかし、スプレッドシートに入れられない情報は必ず存在します。

そんなときは、Evernoteで独自のプロジェクト計画テンプレートを作り、Googleドライブ上の資産の索引を作成しましょう。特定のタグでプロジェクトの進捗を示せば一目瞭然です。

Evernoteのノートブックやノートは、要点をまとめるための「スーパーテンプレート」として機能します。ハブとなるEvernoteノートに、スポークのようにGoogleドライブの埋め込みを集約するイメージです。

チェックリストの力を借りれば、プロジェクト内の各ステップを確実に追跡できます。さらにGoogleドライブ連携のおかげで、プロジェクト関連のドライブファイルをEvernoteから直接検索することも可能です。

忘れてはいけないのが、Evernoteのノートはチームとも共有できる点です。Googleハングアウトの代わりに、EvernoteのWork Chatを使えば、リアルタイムでチームとやり取りしながらアイデアやフィードバックを即座に収集できます。Googleドライブのファイル変更(やアクセス権のリクエスト)があれば、Chromeで通知を受け取れます。

写真フィールドノートを取る

もう特別なアプリは不要です。フィールドノートを取りながら撮影技術を磨くために、Googleドライブにアップロードした写真はすべてEvernoteに同期できます。カメラはEXIFデータに多くの情報を保持していますが、それだけでは全体像は見えてきません。ベストショットをGoogleドライブからEvernoteに持ち込み、「誰が」「なぜ」その写真を撮ったのかというストーリーを記録しておきましょう。

TutsPlus.comの記事「Better Pictures Through Words: The Lost Art of Photo Field Notes」では、撮影中にメモを取る有用性と、写真について考えることが撮影者を成長させる仕組みが解説されています。

応募者トラッキングで採用を効率化する

強力な2つのアプリのシンプルな統合は、採用業務に携わるすべての人にとって福音です。両者の長所を組み合わせれば、簡易な応募者管理システムを構築できます。面接ノートはEvernoteに置き、履歴書などのサポート資料をまとめたGoogleドライブのフォルダとリンクさせておくのです。

各候補者の補足データはGoogleフォームで入力でき、面接対象者のステータス管理にはEvernoteのタグが便利です。Evernoteの採用活用術に関するブログ記事を読めば、さらなるアイデアが湧いてくるはずです。

より良いバケットリストを作る

ここまでプロジェクト管理の話をしてきましたが、私たち自身の人生こそ、取り組むべき最大のプロジェクトのはずです。プロジェクトとは、小さなステップの積み重ねによって、現在地から目指すべき場所へと導いてくれるものです。

筆者が現在試しているのは、同様の原則を使って自分のバケットリストを管理する方法です。Trelloで大きな目標を分解していますが、多層的な人生プロジェクトには、EvernoteとGoogleドライブの橋渡しも便利な選択肢になります。

Evernoteを線形リストのメインインターフェースとし、Googleドライブをプロジェクト関連資料の格納庫にします。YouTube動画、モチベーションポスター、旅行やお金に関わる夢のための予算計算ツールなど、大きな参照資料の置き場にも最適です。Evernote上の各バケットリスト目標ごとに、Googleドライブに個別の詳細ドキュメントを用意すればいいのです。

Michael HyattはEvernoteだけで素晴らしいシステムを構築しており、Key Motivations(主な動機)、Next Actions(次のアクション)、Progress Reports(進捗報告)、Random Notes(雑記)といったセクションで計画を具体化しています。Googleドライブ側では、目標を掘り下げるための専用フォルダやドキュメントを作ればよいでしょう。

あなたの最高のアイデアを求めています

EvernoteとGoogleドライブの提携はまだ始まったばかりです。現時点ではChromeとAndroid限定ですが、愛される2つのアプリにとっての今後の方向性を示唆しています。

Evernoteならほぼ何でもキャプチャできます。Googleドライブでも同じことができますが、複数製品のスイート構成ゆえにやや分断されがちです。両者をシームレスにつなげば、多くの整理・管理上の問題が解決します。表面はシンプルな握手に見えますが、その裏には無数のクリエイティブな選択肢が広がっているのです。

疑問点があれば、Evernote公式FAQをご確認ください。

こう考えてみてください。Evernoteにはタグのパワーがあり、Googleドライブにはフォルダとサブフォルダがあります。これは、より優れたナレッジマネジメントソリューションへの処方箋になり得ないでしょうか?

あなたはEvernoteとGoogleドライブの両方を使っていますか?この連携によって新たな可能性が開けましたか?どんなアイデアが浮かんでいますか?ぜひコメントで教えてください。