Googleドライブを使っておしゃれなGmail署名を作成する方法

メール署名は、単なる「さようなら」の挨拶以上の役割を果たします。うまくデザインすれば、受信者はゴミ箱に送る前に一瞬立ち止まり、散らかった受信トレイの中で記憶に残る存在になるかもしれません。

名刺と同じように、メール署名は会話のきっかけを作り、メンターとの縁を引き寄せたり、チャリティ活動への支援を呼びかけたりすることもできます。署名はシンプルなコミュニケーションツールでありながら、メールの中で最も見過ごされがちな部分でもあります。

しかし、これほど簡単に作れるのにそれがもったいない話です。市販の署名作成ツールに頼らなくても、Googleが提供する機能だけで、画像付きのおしゃれなGmail署名を作り、連絡先リストに強い印象を残すことができます。

Gmail署名をデザインするときの基本ポイント

プロフェッショナルなメールの締めくくりとして、明快かつクリエイティブなGmail署名には基本的なルールがあります。人の注意力には限りがあるため、載せる情報は必要最小限に絞り込むことが大切です。

要点をまとめると、以下の通りです。

• シンプルに保つ
• 自分のビジネスニーズに合わせる
• 会社の代表として使う場合は、社内のルールを確認する
• ファイルサイズは小さめに——大きすぎるとダウンロード容量を圧迫する
• 重要な連絡先情報はテキストで記載し、コピー&ペーストできるようにする
• 画像が読み込まれない・ブロックされた場合でも、署名がきれいに見えるようにする

GoogleドライブとGmailでメール署名を作成する方法

日常使いにおいて、GmailとGoogleドライブの組み合わせには多くの実用的なメリットがあります。サードパーティ製プラグインに頼らず、署名ファイルを一箇所で管理できるのは大きな利点です。

意外と見落とされがちな「Google Drawings(ドローツール)」をデザインキャンバスとして活用してみましょう。この図形描画アプリを使えば、作業をすべてGoogleドライブ内で完結できます。

別の方法として、他のグラフィックエディタで署名画像を作成し、Googleドライブにアップロードしても構いません。

また、Googleドキュメントも便利です。Drawingsに記号を挿入したいとき([挿入]>[特殊文字])、画像の代わりに記号を使っておしゃれなGmail署名を組み立てられます。

画像付きGmail署名のためのGoogleドライブ準備

1. Googleドライブアカウントにログインします。

2. 署名を整理するためにフォルダを作成します。「Email Signatures」など分かりやすい名前を付けましょう。このフォルダがすべての署名ファイルの保管場所になります。

3. アクセス権限を「リンクを知っている全員」に設定します。会社用の署名であれば、複数のメンバーが必要に応じて修正できるようになります。

4. 画像をフォルダにアップロードします。アップロードしたファイルはフォルダの権限設定を引き継ぐため、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになります。

Gmailで署名を設定する

1. Gmailを開き、歯車アイコンをクリックして「すべての設定を表示」を選択します。
2. 「全般」タブに移動し、下へスクロールして「署名」セクションを見つけます。
3. 「新規作成」をクリックして署名名を入力すると、テキストボックスが開きます。
4. 画像付きのGmail署名を作るには、「画像を挿入」アイコンをクリックします。
5. 画像のアップロード、URLの貼り付け、または「Email Signatures」フォルダからの挿入が可能です。
6. 必要なテキスト情報を追加して署名を仕上げます。
7. ページ下部までスクロールして設定を保存します。
8. 別の自分のアカウントや友人にメールを送信して、署名をテストしましょう。

Gmail署名のクリエイティブな活用法7選

メール署名は簡潔で派手すぎないものが望ましいですが、退屈である必要はありません。少しの創意工夫で、重要な連絡先情報を含みつつ目を引く署名を作れます。

ここでは、GmailとGoogleドライブの組み合わせでおしゃれなメール署名を作るアイデアを紹介します。

1. SNSアカウントへの導線を作る

メール署名は、やり取りを受信トレイの外へ広げる絶好の機会です。SNSへのハイパーリンクを挿入するのも簡単ですが、SNSアイコンを表示する方が目を引きます。基本的な手順は以下の通りです。

1. IconfinderなどのサイトやGoogle検索で無料のSNSアイコンセットを入手します(ライセンス情報の確認を忘れずに)。
2. 希望のサイズにリサイズし、PNGまたはJPEG形式で保存します。
3. 画像ファイルを最初に作成した「Email Signatures」フォルダにアップロードします。
4. Gmailの歯車アイコンをクリックし、「設定」>「全般」>「署名」へ移動します。
5. 署名エディタで名前やその他のテキスト情報を整えます。
6. 「画像を挿入」をクリックし、「Email Signatures」フォルダから各アイコンを選択して配置・整列させます。
7. SNSアカウントへのリンクも貼りたい場合は、リンクアイコンをクリックします。
8. 変更を保存し、署名をテストします。

注意点: 職業上の目標と合わないSNSプロフィールへのリンクを掲載するかどうかは、慎重に考えましょう。

2. 手書き風の署名を作る

Gmailは搭載フォントの種類が少ないという制約があります。選択肢を広げる方法の一つは、Googleドキュメントのサポートページの手順に従ってフォントを追加することです。手書き風フォントはカジュアルな署名の雰囲気を再現でき、Googleのフォントライブラリには豊富な種類がそろっています。

上記の手順を使って「手書き風署名」のPNG画像を作成しましょう。好きなグラフィックやブランドイメージで装飾することもできます。

3. 業界の統計データを引用する

これは、業界の動向や伸びているトレンドに関する数字を引用するアイデアです。その統計や事実が、メールで提案しているオファーへの後押しになるかもしれません。

Google Drawingsの図形ツールを活用すれば、毎週差し替えられる「統計データ」署名を手軽に作れます。インフォグラフィックには、自社サイトや詳細を解説するページへのリンクを設定しましょう。

さらに小技として、動画による推薦コメントを含めることもできます。動画ファイルやURLをGoogleスライドに挿入し、そこからDrawingsにコピーペーストすればOKです。

4. イベントを告知する

イベントの予定はありませんか?勤続10周年の記念かもしれませんし、会社主催の行事かもしれません。興味を引く署名画像は視線を集め、「詳細を知りたい」という気持ちを起こさせてハイパーリンクをクリックさせる力があります。

シンプルな署名なら、Google Drawingsで画像ファイルを作成し、通常のテキストは署名ボックスの書式設定オプションで整えれば十分です。

また、Click to Tweetのようなサービスを使えば、効果測定が可能なTwitterリンクを生成することもできます。

5. 支援したい活動を応援する

アート展のようなクリエイティブなプロジェクトへの支援を、カスタムメール署名で伝えるのも素敵な使い方です。定番の「このメールは印刷しないでください」というメッセージは良いのですが、今や少し古臭く感じられます。

LGBTの権利、ニュージーランドの国旗変更運動、インフルエンザワクチンの普及など、どんなテーマでも構いません。世界はあなたのステージです。

6. 自己改善の公約を宣言する

メール署名を自己啓発に使うのは風変わりなアイデアですが、パスワードで人生を変えたというMauricio Estrellaの素晴らしい逸話もあります。

ささやかなメール署名にそこまでの力はないかもしれませんが、日々の生活に良い影響を与えることはできるでしょうか?それは十分あり得ます。ぜひ、自分で設定した目標で試してみてください。

これをテーマにしたメール署名をデザインし、公約として掲示しましょう。仕事用アカウントとは切り離したい場合は、個人用メール専用の署名にしてもよいでしょう。「何があっても毎日1000文字書く」という公約はいかがですか?

7. ユーモアを添える

前向きでユーモラスな名言で締めくくり、誰かの一日を明るくしてみてはいかがでしょうか?笑いと考えを同時に誘うようなフレーズを選びましょう。狙いは、ほんの一瞬の注目を集めるだけでなく、面白い署名を記憶のフックとして活用することです。

印象的な名言、ジョーク、豆知識ほど効果的なものはありません。

その他のアイデア…

美しいフォントとグラフィックスに包まれた短いメッセージである署名は、あなた次第でどんなものにもなります。その影響力は、すべての人の受信トレイで繰り返し目にされることにあります。その他のアイデアをいくつか挙げてみましょう。

• 自分の見解を共有する
• 結婚を報告する
• 何かを探していることを伝える
• 名前の変更を周知する
• 資金募集への協力を呼びかける
• ブログへのアクセスを増やす
• 新製品やオファーを予告する

署名で記憶に残る存在になろう

世間の常識に反して、Gmailで画像入りの美しいメール署名を作るのに芸術家である必要はありません。必要なのは、正しい意図と伝えたいメッセージだけです。

Googleドライブがあれば、署名に画像、写真、動画を追加する場所が手に入ります——しかも複数持つことも可能です。ただし、どれも控えめでシャープなものであることを忘れないでください。

ツールはすでに揃っています。あとは創造性次第です。Googleドライブを使って、あなただけのおしゃれなGmail署名をデザインしましょう。もし面倒であれば、メール署名ジェネレーターに任せるのも一つの手です。