Gmailの受信トレイをクリーンアップして管理する方法

Gmail –私たちの生活の受信箱、私たちのビジネスの鳩の穴–は、日常業務を整理しようとしている何百万人もの人々にとって不可欠です。メールクライアントが進むにつれ、Gmailは近年、スパムを遠ざけることは言うまでもなく、メールの無限のストリームをさまざまなタグやラベルに分割するのに非常に優れています。

Gmailはうまく機能していますが、受信トレイをさらに整理して、すべてのメールが適切な場所に送信され、不要なサプライズが発生しないようにするためにできることはまだたくさんあります。

ラベルを受信トレイに変換する

ある時点で見るのに十分重要だと思うメールがたくさん届きますが、「プライマリ」受信トレイの上部に常に表示されるほど重要ではありません。たとえば、ゲームのPR会社から大量のメールが届き、自分に関係のある情報が含まれていることがありますが、自分の時間でそれらをふるいにかけたいと思っています。

このために、「ゲームPR」ラベルを設定し、それらのメールで受信トレイをスキップします。これにより、Games PRは基本的に、これらのメールを受動的に収集する別の受信トレイになるため、メールが到着したときに通知を受け取らず、自分の時間にメールを見ることができます。

これをする。新しい受信トレイを作成する1つ（または複数）のメールの横にあるチェックボックスをクリックしてから、Gmail検索ボックスのすぐ下にある3つの点線のメニューアイコンをクリックして、[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。

それらの電子メール送信者を示すボックスがポップアップ表示されます。ここでさらに複雑になり、件名でメールをフィルタリングしたり、含まれている単語に基づいてフィルタを適用したりすることもできますが、現時点ではシンプルに保ち、特定の送信者からのメールにフィルタを設定しています。

準備ができたら、[フィルタを作成]をクリックします。これにより、選択したメールで実際に何をしたいかに関する一連のオプションが表示されます。私の場合、[受信トレイをスキップ]ボックスと[ラベルを適用]ボックスにチェックマークを付け、[ラベルを適用]の横にある[ゲームPR]ラベルを選択します。 （まだ存在しない場合は、ここで新しいラベルを作成するオプションがあります。）

このボックスの下部で、条件に一致する以前のすべての電子メールにフィルターを適用するオプションを選択することもできます。これにより、これらの受信者からの過去のすべての電子メールもゲームのPR受信ボックスに送信されます。

注 ：ラベルを作成すること自体は、メールを他の受信トレイに「移動」しません。 （これを効果的に行うのは[受信トレイをスキップ]オプションです。）必要に応じて、特定のメールに複数のラベルを付けることができます。これらのラベルは、Gmailの左側のペインに表示されます。

受信トレイとフィルター設定の管理

Gmailが受信トレイのどこに配置するかを指示する不思議なアルゴリズムはたくさんあります。ただし、メールの横にある小さな「重要」ラベルを使用すると、Gmailをある程度支援できます。星と送信者の名前の間にある黄色または灰色の矢印記号です。

黄色の場合、そのメールは重要であると見なされ、メインの受信トレイに表示されるすべてのフィルターを上書きします。灰色の場合は、「重要ではない」ことを意味し、フィルタルールに従って機能します。そのメールが重要であるとみなすかどうかに応じて、アイコンをクリックして灰色と黄色を切り替えます。これは、Googleが将来のメールの重要性を判断するのに役立ちます。

Googleがメールの重要性に関するイニシアチブを使用したくない場合は、[設定]-> [受信トレイ]をクリックし、下部にある[フィルタを上書きしない]を選択します。 「重要度マーカー」の見出しの横に、マーカーをまったく使用しないように、また過去のアクションを使用してメールの重要度を予測しないようにGoogleに指示することもできます。

[設定]で、[フィルタとブロックされたアドレス]をクリックして、設定したすべてのフィルタ設定を表示します。ここでは、既存のすべてのフィルターを編集および削除して、「ラベルを受信トレイに変換する」という見出しで説明したのと同じ画面を表示できます。

マーケティングEメールおよびニュースレターの購読を解除する

何年にもわたって、あなたはおそらく非常に一般的な大量のマーケティングメールにサインアップしていて、受信トレイの不快なバックグラウンドノイズになっています。これらのメールが届いたらどうするか（自動削除など）のルールを設定するのではなく、メールの登録を解除して、そもそもメールが送信されないようにする必要があります。

受信するすべてのマーケティング/ニュースレターの電子メールには、下部に「購読解除」オプションがあります。これは通常、非常に小さなテキストであり、クリックすると、それを送信するサイトにリンクされます。通常、このボタンをクリックするだけで登録を解除できますが、一部のサイトでは、サインインして登録を解除することで、より厄介なものにしています。いずれにせよ、それは迅速なプロセスであり、送信元でそれらの電子メールを遮断します。

ほとんどの場合、Gmailはこれらの種類のメールをフィルタリングし、受信トレイの上部で選択できる「プロモーション」カテゴリに分類するのに適しています。そのため、[プロモーション]タブに目を通し、最大の違反者を探して、登録解除を開始します。

結論

Gmailの受信トレイを管理する方法は他にもたくさんありますが、少なくともこれらの方法で、Gmailの受信トレイを整理する方法がわかります。私は上記の方法だけで誓い、結果として私の受信トレイがより幸せな場所であることに気づきました。 Gmailの受信トレイをどのように管理しますか？おすすめのプラグインはありますか？お知らせください！