Googleドライブを最大限に活用するための13の便利テクニック

Googleドライブは、安全なクラウドストレージを通じて、ファイル・ドキュメント・写真・動画にいつでもどこでもアクセスできるプラットフォームです。しかも、それだけではありません。無料で15GBのストレージが提供され、月額2ドルで100GB、月額9.99ドルで1TBまで容量を拡張することも可能です。さらに、オンラインのワープロ(ドキュメント)、スプレッドシート、プレゼンテーション、図形描画、フォームなど、多彩なツールも利用できます。

ここでは、Googleドライブを最大限に活用するための実用的なテクニックをご紹介します。

1. ドライブ経由で大容量ファイルをメールに添付する

最大10GBのファイルを添付して送信することも、もう問題ありません。通常、メール添付の上限は25MBですが、Googleドライブ経由でファイルを添付すれば、それ以上のサイズのファイルでも送信できます。ファイルサイズに関わらず素早くアップロードされ、再アップロードの手間も不要です。Googleドライブからファイルを選択して送信するだけです。

2. オフラインで作業する

Googleドライブの魅力的な機能の一つがオフライン対応です。電波状況が悪い場所や機内でも、タブレットやスマートフォンでファイル・写真・ドキュメントを閲覧できます。

設定方法は以下の通りです。

• Googleドライブのページで「設定」を見つけてクリックします。

• 「Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコン/デバイスと同期」にチェックを入れれば、オフライン編集が可能になります。

これでドキュメントがモバイルデバイスやパソコンに保存され、オフライン時でも閲覧・編集できるようになります。

3. Googleドライブをデフォルトのドキュメントフォルダにする

Googleドライブからファイルやドキュメントを追加・共有する頻度が高いなら、デフォルトのドキュメントフォルダとして設定しましょう。あちこちからドキュメントを選ぶ手間が省け、時間の節約になります。

Windowsの場合

• 「ドキュメント」フォルダを右クリックし、「プロパティ」を選択します。
• 「フォルダーを含める」をクリックします。
• Googleドライブのフォルダを選択します。
• 「保存場所に設定」をクリックします。

Macの場合

• ターミナル(ユーティリティ内)を開きます。
• 「cd Google\ Drive/」と入力してリターンキーを押します。
• 続いて「ln -s ~/documents /documents」と入力します。
• リターンキーを押せば完了です。

4. ウェブ上のコンテンツをGoogleドライブに保存する

後でどこからでもアクセスしたいコンテンツに出会うことがありますよね。Googleドライブならそれが可能です。Chrome拡張機能「Save to Google Drive」を有効にすれば、どんなコンテンツでも保存できます。リンクとして保存することも、画像として保存することもできます。

5. ショートカットを覚えて効率アップ

ショートカットを使えば、Googleドライブでの作業スピードが格段に上がります。「設定」→「キーボード ショートカット」をクリックすると、ポップアップウィンドウが表示され、すべてのショートカットを確認できます。

6. ドラッグ&ドロップでファイルをアップロード

Googleドライブなら、ファイルのアップロードは簡単です。「新規」ボタンをクリックして項目を選ぶ必要はなく、ファイルをGoogleドライブの画面にドラッグ&ドロップするだけで追加できます。

7. 音楽ファイルを再生する

Googleドライブは音声ファイルも保存でき、ダウンロードしていつでも聴くことができます。ダウンロードしたくない場合は、Chrome拡張機能「Music Player for Google Drive」を有効にすれば、拡張機能の画面上で直接音楽を再生できます。

8. OCR技術で画像やPDFからテキストを抽出

Googleドライブには光学文字認識(OCR)技術が搭載されており、画像やPDFファイルからテキストを抽出できます。使い方はとても簡単です。

• Googleドライブ内の画像/PDFファイルを右クリックします。
• 「アプリで開く」をクリックすると、「Googleドキュメント」で開くオプションが表示されます。

これで、画像/PDFがGoogleドキュメントで開かれ、その下に抽出されたテキストが表示されます。抽出精度は完璧ではありませんが、画像が鮮明であれば十分実用になります。

9. Windowsの「送る」メニューにGoogleドライブを追加

メール送信やデータ共有をGoogleドライブから頻繁に行っている場合、いちいちドライブを開いて添付・共有するのは面倒ですよね。そんなときは、パソコンにGoogleドライブアプリをダウンロードしてインストールしましょう。

インストール後、「ユーザー > [ユーザー名] > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > SendTo」フォルダへ移動して設定します。

10. 入力だけでなく音声入力も活用する

ドキュメント作成はタイピングだけが選択肢ではありません。音声入力を使えば、タイピングよりも速く簡単に作業できます。手順は以下の通りです。

• 編集したいドキュメントを開きます。
• 「ツール」→「音声入力」をクリックします。

11. スマホをスキャナー代わりに使う

AndroidスマートフォンにGoogleドライブをインストールすれば、スキャナーとして活用できます。大きなプラスアイコンをタップし、ポップアップメニューから「スキャン」を選択するだけ。画像の手動回転や切り抜きもでき、複数ページのドキュメント作成にも対応しています。スキャンした書類はPDFとしてGoogleドライブにアップロードされます。

12. アクセス権限を細かく管理する

ドキュメントを共有する際には、アクセスレベルを設定できます。4つの異なる権限レベルから選択可能です。設定するには、ドキュメントを右クリックして「共有」をクリックすると、ポップアップウィンドウが表示されます。

そこで「詳細」をクリックします。

別のポップアップウィンドウが開き、アクセスレベルを選択できます。

なお、所有者であるあなたは、ファイルの削除を含むあらゆる操作が可能で、新しい共同編集者を招待することもできます。

13. バージョン履歴で過去の状態に戻す

Googleドライブは過去のバージョンのファイルを保持しているので、必要になったときに以前の状態へ戻せます。最新以外のバージョンを確認する手順は以下の通りです。

• スプレッドシートやプレゼンテーションなどのドキュメントを開きます。
• 「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴を表示」をクリックします。
• 右側のパネルでタイムスタンプをクリックすると、ファイルの過去のバージョンを確認できます。誰が編集したかも分かり、名前の横の色で変更内容を識別できます。
• 編集内容をさらに詳しく見たい場合は、右側のパネルでリビジョンを選択し、矢印アイコンをクリックします。

これで、スプレッドシートの作業やメール送信をスムーズに行うためのテクニックが揃いました。実際に使いながら、まだ知らない便利な機能を発見することもあるでしょう。ぜひ色々試してみてください。