Windows 10の「ファイル履歴」でOutlookのメールをバックアップする方法

パソコンのデータは常にバックアップしておくのが基本です。Outlookでメールを管理しているなら、その情報もバックアップ対象に含める必要があります。怠ると、メールだけでなく連絡先やタスクなどの大切なデータを失うリスクが高まります。

Windows 10には「ファイル履歴」というバックアップ機能が標準搭載されています。この記事では、ファイル履歴を使ってOutlookのファイルをコピーする方法を解説するとともに、知っておくべき注意点についても取り上げます。

ファイル履歴の使い方

サードパーティ製のバックアップソフトの中には多機能なものもありますが、ファイル履歴はWindows 10に最初から付属しており、別のドライブへファイルをバックアップできます。万が一元のファイルが消えてしまっても、復元が可能です。

まず、Windowsキー + Iを押して設定を開き、更新とセキュリティ > バックアップへ移動しましょう。

バックアップ先ドライブを選ぶ

ドライブの追加という項目が表示されるので、クリックしてバックアップ先にしたいドライブを選択します。

システム内蔵の他のドライブも選べる場合がありますが、外部ドライブの使用をおすすめします。パソコン本体に論理障害などが発生しても、外部ドライブなら無事に残る可能性が高く、別のマシンへのデータ移行も簡単になるからです。

「ドライブの追加」が表示されない場合は、すでに何らかのドライブが選択されています。詳細オプションをクリックし、「合計容量」の行でどのドライブが選ばれているか確認してください。希望のドライブでなければ、下へスクロールしてドライブの使用を中止をクリックします。その後、前の画面に戻って上記の手順を実行しましょう。

ドライブを選ぶと、ファイル履歴は自動的に有効になります。もし有効になっていない場合は、ファイルを自動的にバックアップするのスイッチをオンに切り替えてください。

バックアップの頻度を設定する

ドライブを選んだら、次はファイル履歴の実行頻度を決めます。

ファイルのバックアップのプルダウンは、初期設定で毎時間になっています。ただし、数分〜数時間おき、あるいは毎日など、さまざまな間隔に変更可能です。バックアップの鮮度に厳しい要件がなければ、毎日でも十分でしょう。

バックアップの保持のプルダウンでは、バックアップをドライブに残す期間を指定します。初期設定では無期限ですが、数ヶ月単位や年単位へ変更することもできます。あるいは領域が必要になったときを選べば、ドライブの空きが少なくなったときだけ古いファイルが削除されます。

バックアップするフォルダーを選択する

続いて、バックアップ対象を選びます。バックアップのメイン画面にいる場合は、詳細オプションをクリックしてください。

このページにはこれらのフォルダーをバックアップするというセクションがあります。初期状態では、ユーザーアカウント内の複数のフォルダー、たとえばダウンロード、ドキュメント、ピクチャ、各種ローミングフォルダーなどが含まれています。

OutlookのファイルはC:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイルに保存されているため、ドキュメントフォルダーごとバックアップしていれば自動的に対象に含まれます。

他のフォルダーを追加するには、フォルダーを追加するをクリックし、対象のフォルダーまで移動してこのフォルダーを選択を押します。ドキュメントフォルダーを丸ごとバックアップしない運用にしている場合は、上記のOutlookフォルダーを個別に追加しましょう。

リストからフォルダーを外したいときは、該当フォルダーを選んで削除をクリックするだけです。

また、バックアップから除外するフォルダーを指定することもできます。多数のサブフォルダーを含むフォルダーの一部だけ除外したい場合などに便利です。

これらのフォルダーを除外セクションまでスクロールし、フォルダーを追加するをクリックします。除外したいフォルダーまで移動してこのフォルダーを選択を押せば完了です。

ファイル履歴とOutlinkの注意点

ファイル履歴でOutlookのファイルをバックアップする前に、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

まず、ファイル履歴は実行時に使用中ではないファイルしかバックアップできません。つまり、Outlookを開いたままにしていると、そのファイルはバックアップの対象になりません。

そのため、Outlookのファイルを確実にバックアップするには、ファイル履歴の実行中はOutlookを閉じておくか、バックアップ頻度を高めて、いずれかのタイミングで必ずバックアップされるように設定しておくのがベストです（前述の「バックアップの頻度を設定する」を参照）。

また、Outlookのファイルがギガバイト単位のサイズに成長することも珍しくありません。

さらに、ファイル履歴のバックアップ管理はあまり賢い方式ではありません。前回のスキャン以降に変更のあった部分だけを記録し、古いファイルを削除する増分バックアップに対応したツールもありますが、ファイル履歴はそれを行いません。

代わりに、ファイル履歴はデータの変更を検知すると、ファイル全体を再度バックアップします。Outlookのファイルが大きいと、あっという間にドライブの空き容量が逼迫してしまうでしょう。これを回避するには、「領域が必要になったとき」までバックアップを保持する設定にします。

または、定期的に設定 > 更新とセキュリティ > バックアップ > 詳細オプション > 詳細設定の表示 > 詳細設定 > バージョンのクリーンアップへ移動して、古いバージョンを整理するのも有効です。

ここでは、保存期間に応じてバックアップを整理できます。ファイルの削除のプルダウンで最新のもの以外すべてを選択し、クリーンアップをクリックしてください。

ファイル履歴の代替手段

ファイル履歴では物足りない、もっと手軽にOutlookのバックアップを自動化したいという場合は、Outlook本体のアーカイブ機能を活用するのがおすすめです。

Outlookには自動的にアーカイブファイルを作成する機能があり、その保存先を外部ドライブに設定できます。

このアーカイブは継続的に更新され、Outlookを開いている最中でも動作するため、上記のような制約がネックになる場合の優れた代替策となります。

Outlookデータを安全に守ろう

以上のポイントを実践すれば、Outlookのファイルをしっかりと保護できます。バックアップの重要性は、実際にデータ損失に遭うまで実感しにくいもの。「いつかやろう」ではなく、今すぐ対策を始めて後悔のないようにしましょう。

Windows 10でのバックアップについてさらに詳しく知りたい方は、Windows 10データバックアップの完全ガイドもチェックしてみてください。Outlookの活用術をもっと知りたい方には、ワークフロー改善のためのベストプラクティス記事もおすすめです。

あなたはファイル履歴でOutlookのファイルをバックアップしていますか？　それとも別の方法を使っていますか？