Googleドライブのフォルダを共有する方法をわかりやすく解説

Googleドライブを使えば、Googleアカウントを持っている人なら誰とでも、ドキュメントやファイルを手軽に共有できます。フォルダを作成して、ドキュメント、スライド、スプレッドシート、図形描画、PDFなど関連するファイルをひとまとめに保存し、そのフォルダごとグループと共有すれば、共同作業がぐっと楽になります。

ステップ1：フォルダを作成する

Googleドライブで他の人と共同作業をするには、まず共有用のフォルダを作成しましょう。フォルダは、共有したいファイルを整理しておくための便利な入れ物です。作成手順は以下の通りです。

1. Googleドライブ画面上部の「新規」ボタンをクリックします。

   

2. プルダウンメニューから「フォルダ」を選択します。

   

3. 入力欄にフォルダ名を入力します。

   

4. 「作成」をクリックします。

   

ステップ2：フォルダを共有する

フォルダができたら、次は共有の設定です。

1. Googleドライブで共有したいフォルダをクリックして開きます。

   

2. 画面上部に「マイドライブ ＞ フォルダ名」と下向きの小さな矢印が表示されるので、矢印をクリックします。

   

3. プルダウンメニューから「共有」を選択します。

   

4. 共有したい全員のメールアドレスを入力します。あるいは「共有可能なリンクを取得」をクリックすれば、アクセスを許可したい相手にメールで送れるリンクを発行できます。

   

5. どちらの方法の場合も、招待するユーザーごとに権限を割り当てる必要があります。各ユーザーを「閲覧者」または「編集者」に指定できます。

   

6. 「送信」をクリックして完了です。

フォルダにドキュメントを追加する

フォルダと共有設定が整えば、以降のファイル共有は非常に簡単です。フォルダ画面上部の「マイドライブ」をクリックすると、アップロード済みファイルの一覧画面に戻ります。初期設定では、Googleドライブには共有の有無にかかわらずすべてのファイルが表示され、最終編集日の新しい順に並んでいます。共有したいドキュメントをフォルダにドラッグ＆ドロップするだけです。フォルダに入れたファイルやサブフォルダ、ドキュメント、スライド、スプレッドシートなど、あらゆるアイテムはフォルダと同じ共有権限を引き継ぎます。ファイルを追加した瞬間に、グループ全員と共有される仕組みです。編集権限を持つメンバーも同様に、新しいファイルをどんどん共有できます。

同じ要領でサブフォルダを作れば、共有フォルダ内のコンテンツをきれいに整理できます。大量のファイルが散らかるだけで、分類手段がないといった事態を防ぐことができます。

Googleドライブでファイルを探すコツ

Googleドライブでは、フォルダをたどらなくても目的のファイルを見つけられます。ファイルにわかりやすい名前を付けておけば、検索バーに入力するだけでOK。そこはGoogleですから、検索には強いのです。

また、編集権限を持つメンバー全員が、共有ドキュメントをリアルタイムで同時に編集できます。インターフェースには多少クセのある部分もありますが、SharePointのチェックイン／チェックアウト方式よりも、はるかに素早くドキュメントを共有できるのが魅力です。