Googleドライブのファイルにオフラインでアクセスする方法【PC・スマホ完全ガイド】

クラウドストレージを活用して大切なデータを保存する人が増えて久しいですが、その中でもGoogleドライブは2012年の登場以来、最も人気のあるクラウドバックアップサービスの一つです。Googleドライブを使えば、ファイルをクラウド上に保存できるだけでなく、複数のデバイス間で同期したり、他のユーザーと簡単に共有したりすることも可能です。

利用者が増えるにつれ、開発チームはより使いやすいサービスを目指して改良を重ねてきました。その成果の一つが「オフラインアクセス」機能です。この機能により、インターネットに接続していなくてもGoogleドライブのファイルを閲覧・編集できるようになりました。

出先や移動中など、インターネットに接続できない環境で急にドライブ内のデータが必要になった経験はありませんか?そんなとき、何もできずに困ってしまった方も多いはずです。

オフライン機能を活用すれば、こうした状況でもデータにアクセスできます。ここでは、PCとスマートフォンそれぞれでの設定方法を詳しく解説します。

PCでGoogleドライブのファイルにオフラインアクセスする方法

ノートパソコンやデスクトップPCでオフラインアクセスを利用するには、Google Chromeブラウザが必要です。以下の手順で設定しましょう。

• Google Chromeブラウザを開きます。
• Chromeウェブストアにアクセスします。
• 「Google Docs オフライン」拡張機能を検索してインストールします。
• 拡張機能のインストール後、Googleドライブにログインし、「設定」→「オフライン」の順に進みます。

注意: オフラインでファイルを編集したい場合は、「このパソコンにGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルを同期する」という項目に必ずチェックを入れてください。

設定の反映には数分ほどかかる場合があります。

スマートフォンでGoogleドライブのファイルにオフラインアクセスする方法

スマートフォンなら、追加アプリや拡張機能をインストールする必要がなく、さらに簡単にオフラインアクセスを設定できます。以下の手順に従ってください。

• Googleドライブアプリを開きます。
• オフラインで利用したいファイルを探して開きます。
• 画面右上にある縦に並んだ3点メニュー(⋮)をタップします。
• 「オフラインで使用可能」を探し、トグルを右にスライドしてオンにします。

オフラインで閲覧できるファイルを確認したい場合は、画面左上の横線3本のアイコン(ハンバーガーメニュー)をタップし、「オフライン」を選択しましょう。オフライン用に設定済みのファイル一覧が表示されます。

残念ながら、オフラインで使いたいファイルは1つずつ手動で設定する必要があります。これは、端末のストレージ容量への配慮から、Googleがすべてのファイルをワンタップでオフライン化できない仕様にしているためです。

まとめ

以上の手順で、Googleドライブのドキュメントをオフライン環境でも利用できるようになります。事前に必要なファイルをオフライン設定しておけば、山間部や海外など通信環境の悪い場所へ出かけたときでも、作業が中断される心配はありません。

インターネット接続の有無に左右されず、いつでもどこでも資料にアクセスできるのは大きなメリットです。ぜひこの機能を活用して、より快適なワークスタイルを実現してください。