Googleドキュメントで共同編集する方法【初心者向けガイド】

在宅勤務になっても、リアルタイムでの協働作業ができなくなるわけではありません。Googleドキュメントを活用すれば、チームメンバーと簡単に連携し、全員が同じドキュメント上で作業できます。各メンバーはほかのメンバーの作業状況を一目で把握でき、デジタルページ上に直接提案やコメントを残すことも可能です。ここでは、Googleドキュメントで共同編集を行うための具体的な方法をご紹介します。

共有ドキュメントの2つの活用シーン

共有ドキュメントを使った共同作業で最も一般的なのは、「ブレインストーミング」と「複数人による1つの文書の共同執筆」の2つです。

ブレインストーミングでは、1つのドキュメントに全員がアイデアを書き込むことで、チーム全体から効率よくアイデアを集めることができます。

最終レポートを複数人で仕上げる場合は、執筆範囲を分担して割り当てましょう。全員が同時にドキュメントを編集できるうえ、各メンバーはほかのメンバーが書いている内容を確認しながら、リアルタイムでコメントを残すことができます。

ドキュメントの共有方法

Googleドキュメントで共同編集を行う最初のステップは、アクセスさせたい相手とドキュメントを共有することです。プロジェクト内での役割に応じて、人ごとに異なるアクセス権限を付与できます。権限には「編集者」「コメント投稿者」「閲覧者」の3段階があります。

• 「編集者」権限を持つ人は、ほかのチームメンバーに確認を取ることなく、ドキュメントに直接あらゆる変更を加えることができます。
• 「コメント投稿者」はドキュメントを直接編集することはできず、コメントを追加して意見を共有することのみ可能です。
• 「閲覧者」権限では、ほかのメンバーの作業内容を閲覧できますが、変更やコメントを加えることはできません。

ドキュメントのオーナー(作成者)であるあなたは、3つの権限すべてを持っています。編集中は、ドキュメントを開いている各ユーザーの変更がリアルタイムで反映され、投稿者ごとに異なる色のカーソルが表示されます。

共有ドキュメントでの作業方法

ドキュメントを共有したら(または共有されたら)、いよいよ自分の担当部分に取りかかりましょう。

編集モード

編集モードでは、ドキュメントへの変更が即座に反映されます。テキストを追加したい場所にカーソルを置いて入力するだけで、ほかのメンバーに通知されることなく内容が更新されていきます。

コメント機能

コメント機能を使うと、ドキュメントに付箋のようなメモを追加できます。コメントの手順は以下の通りです。

1. コメントしたいテキスト部分を選択します。

2. ページ右端に表示される小さなプラス記号をクリックします。

3. コメントを入力します。

4. 青い「コメント」ボタンをクリックします。

コメントに返信したい場合は、該当するコメントをクリックして返信を入力します。コメントの内容が解決したら、ドキュメントをきれいに保つためにコメントを削除してもよいでしょう。コメントボックス内の「解決済み」をクリックすると、コメントが非表示になります。

解決済みのコメントを後から確認するには、コメントアイコン(吹き出し型のマーク)をクリックします。そこにコメントと、それに対するやり取りの履歴がすべて表示されます。

コメントのもうひとつの便利な機能が、特定の編集者へのメンション(@タグ)です。質問やアイデアを特定の人に直接向けることができます。

1. コメントボックスに「@」と入力します。

2. 表示された候補から選ぶか、タグ付けしたい相手のメールアドレスを入力します。

3. 特定のタスクを依頼したい場合は、名前の横のチェックボックスにチェックを入れます。その人がその項目の対応責任を負い、完了後にチェックを入れる流れになります。

提案モード

提案モードでは、共同編集者が行った修正が承認制になります。原文を直接書き換えることなく、変更案を提示したい場合に便利な機能です。

修正を提案するには、ドキュメント上に直接変更内容を入力します。入力した変更は元のテキストとは異なる色で表示され、削除した部分には取り消し線が引かれます。同時に、右側の余白に修正内容を説明するコメントボックスが表示されます。

バージョン履歴

Googleドキュメントのバージョン履歴機能を使えば、ドキュメントの過去のバージョンや、いつどのような変更が加えられたのかを確認できます。

バージョン履歴では色分けによって、誰がどの変更を行ったのかがひと目でわかります。さらに、バージョンに名前を付けたり、以前のバージョンを復元してそれ以降の変更をすべて取り消したりすることも可能です。

変更履歴を表示する手順は次の通りです。

1. 「ファイル」をクリックします。

2. 「バージョン履歴」にカーソルを合わせます。

3. 「バージョン履歴を表示」をクリックします。

過去のバージョンを表示するには、そのバージョンのタイトルをクリックします。そのバージョンに戻したい場合は、ページ上部の青いボタンをクリックしてください。

バージョン名を変更するには、対象バージョンの横にある3点リーダー(⋮)をクリックします。

以上で説明は終わりです。おわかりの通り、Googleドキュメントでの共同編集はとてもシンプルです。何より嬉しいのは、このサービスが無料で、最大100人との共同作業が可能という点です。共同編集に加えて、2つのドキュメントの比較や目次の挿入なども行えます。Googleドキュメントに関するその他のコツや裏技については、こちらのGoogleドキュメントチュートリアル集もぜひご覧ください。