【初心者向け】Googleドキュメントの使い方徹底ガイド｜基本操作から便利機能まで

まだGoogleドキュメントを使ったことがないなら、それは非常にもったいないことです。Googleドキュメントは、クラウド型ワープロソフトの中でも特に多機能で使い勝手の良いツールです。

Microsoft Wordと同じ感覚で文書を編集でき、ブラウザからオンライン・オフラインを問わず利用できるほか、スマートフォンやタブレットでも専用アプリを使って編集できます。

覚えておくと便利な機能がたくさんあるため、この記事では基本的な使い方から、意外と知られていない高度な機能まで幅広く解説します。

Googleドキュメントへのログイン方法

Googleドキュメントのページに初めてアクセスしたとき、Googleアカウントにログインしていない場合は、使用するアカウントを選択する必要があります。

候補として表示されるアカウントがない場合は、「別のアカウントを使用する」を選択してください。まだGoogleアカウントを持っていない場合は、新規登録を行いましょう。

ログインすると、上部リボンの左側に「空白」アイコンが表示されます。これを選択すると、ゼロから新しい文書を作成できます。

また、上部リボンにはすぐに使えるテンプレートも用意されています。テンプレートギャラリー全体を表示するには、リボンの右上にある「テンプレートギャラリー」を選択してください。

ここには、履歴書、ビジネスレター、議事録、ニュースレター、法律文書など、さまざまなテンプレートが揃っています。

いずれかのテンプレートを選択すると、そのテンプレートを使った新しい文書が開きます。作りたいものが決まっていても、どこから手をつければいいかわからない場合に、大幅な時短につながります。

Googleドキュメントでの文字装飾の基本

Googleドキュメントでの文字装飾は、Microsoft Wordと同じくらい簡単です。Wordと異なるのは、選択中のメニューによって上部のアイコンリボンが変化しない点です。

リボンからは、以下のような書式設定が行えます。

• 太字・斜体・文字色・下線
• フォントサイズとフォントスタイル
• 見出しの種類
• テキストのハイライト
• URLリンクの挿入
• コメントの挿入
• 画像の挿入
• テキストの配置（左揃え・中央揃え・右揃え）
• 行間の調整
• 箇条書き・番号付きリストとその書式
• インデント設定

さらに、リボンを一見しただけでは気づきにくい、便利な書式設定機能もいくつかあります。

取り消し線を引く方法

テキストに線を引いて「削除済み」のように見せたい場面は意外と多くあります。しかし、取り消し線はリボンには表示されていません。

取り消し線を引くには、まず対象のテキストを選択します。次に「表示形式」メニュー→「テキスト」→「取り消し線」の順に選択しましょう。

これで、選択していたテキストに線が引かれます。

上付き文字・下付き文字の使い方

同じ「テキスト」メニュー内には、上付き文字と下付き文字のオプションもあります。

これらを使うには、ひと手間必要です。たとえば「Xの2乗」という指数を入力したい場合は、まず「X2」と入力し、「2」の部分だけを選択します。

次に「表示形式」メニュー→「テキスト」→「上付き」を選択すると、「2」が指数（上付き文字）として表示されます。

逆に「2」を下側に表示したい（下付き文字）場合は、「表示形式」→「テキスト」→「下付き」を選択してください。

操作自体はシンプルですが、メニューをいくつか辿る必要がある点は覚えておきましょう。

Googleドキュメントでの文書レイアウト設定

リボンからインデントや左右揃え、行間を調整できるほかに、文書のレイアウトを整えるための便利な機能がいくつか用意されています。

余白（マージン）を変更する方法

選んだテンプレートの余白が気に入らない場合は、簡単に変更できます。

ページ余白の設定を開くには、「ファイル」メニュー→「ページ設定」を選択します。

ページ設定ウィンドウでは、次の項目を変更できます。

• 文書の向き（縦／横）
• ページの背景色
• 上下左右の余白（インチ単位）

設定が完了したら「OK」を選択すると、変更内容がすぐに反映されます。

ぶら下げインデントを設定する方法

Googleドキュメントで多くの人がつまずきやすい段落書式が、1行目インデントとぶら下げインデントです。1行目インデントは段落の最初の行だけを字下げするスタイルで、ぶら下げインデントは逆に最初の行だけを字下げしないスタイルです。

難しく感じられる理由は、段落全体または1行目を選択してリボンのインデントボタンを使うと、段落全体がインデントされてしまうためです。

1行目またはぶら下げインデントを正しく設定するには、以下の手順を実行します。

1. ぶら下げインデントを適用したい段落を選択します。
2. 「表示形式」メニュー→「配置とインデント」→「インデント オプション」を選択します。
3. 「特別インデント」を「ぶら下げ」に変更します。

初期値は0.5インチに設定されています。必要に応じて数値を調整し、「適用」を選択すると、選択した段落に設定が反映されます。

ページ番号を付ける方法

最後に、扱い方がわかりにくいことがあるのがページ番号の挿入です。これもメニューの中に隠れている機能の一つです。

ページ番号を付ける（および書式を設定する）には、「挿入」メニュー→「ページ番号」を選択します。小さなポップアップが表示され、簡単なオプションを選べます。

4つの選択肢は以下の通りです。

• すべてのページの右上に番号を付ける
• すべてのページの右下に番号を付ける
• 2ページ目から右上に番号を付ける
• 2ページ目から右下に番号を付ける

これらの選択肢で満足できない場合は、「その他のオプション」を選択してください。

次のウィンドウでは、ページ番号の位置を細かく指定できます。

• ヘッダーまたはフッターのどちらに入れるか
• 1ページ目から番号を付けるかどうか
• 何ページ目から番号を開始するか

設定が完了したら「適用」を選択すれば完了です。

知っておくと便利なその他の機能

使い始めたばかりの段階で知っておくと役立つ、その他の重要な機能を紹介します。これらを活用することで、Googleドキュメントをさらに快適に使えるようになります。

文字数カウント

現在の文字数が気になったら、「ツール」メニュー→「文字数カウント」を選択しましょう。総ページ数、単語数、文字数、スペースを除いた文字数が表示されます。

「入力中に文字数を表示」を有効にして「OK」を選択すると、画面左下にリアルタイムで更新される文字数カウンターが表示されるようになります。

ドキュメントのダウンロード

作成した文書は、さまざまな形式でダウンロードできます。「ファイル」メニュー→「ダウンロード」を選択すると、対応形式の一覧が表示されます。

Word形式、PDF、プレーンテキスト、HTMLなど、用途に合わせて好きな形式を選んで保存できます。

検索と置換

文書内の特定の単語やフレーズを素早く見つけて置き換えたいときは、検索と置換機能が便利です。

「編集」メニュー→「検索と置換」を選択すると、検索と置換ウィンドウが開きます。

「大文字と小文字を区別する」を有効にすると、大文字・小文字を区別した検索が可能です。「次を検索」ボタンで該当箇所へ移動し、「置換」で1件ずつ置き換えます。

ミスがないと確信できるなら、「すべて置換」を選んで一括で置き換えてしまうのもよいでしょう。

目次の自動挿入

ページ数やセクションの多い長い文書を作成した場合は、冒頭に目次を入れると格段に読みやすくなります。

カーソルを文書の先頭に置き、「挿入」メニュー→「目次」を選択するだけで挿入できます。

標準的な番号付き目次か、各見出しへのリンク形式の目次の2種類から選べます。

このほかにも、ぜひチェックしておきたい機能があります。

• 変更履歴の確認：「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴を表示」を選択すると、過去のすべてのリビジョンと変更内容を確認できます。過去のバージョンを選択するだけで復元も可能です。
• オフライン利用：Googleドライブの設定で「オフライン」を有効にすると、作業中のドキュメントがローカルPCに同期されます。インターネット接続が失われても作業を続けられ、再接続時に自動的に同期されます。
• モバイルアプリ：スマートフォンでGoogleドキュメントを編集したい場合は、Android版またはiOS版のGoogleドキュメントアプリをインストールしましょう。

まずは本記事で紹介した基本操作をマスターし、少しずつ便利な機能を取り入れていくことで、Googleドキュメントをより効率的に活用できるようになります。日常の文書作成にぜひ役立ててください。