追加ソフト不要！Windows 10でファイルをPDF形式で保存する方法

ファイルをPDFとして保存したいと思ったことはありませんか？以前のWindowsでは、これを実現するのが一苦労でした。オンラインサービスを利用するか、サードパーティ製ソフトをダウンロードするしかなく、さらに使ったツールがきちんと動いてくれることを祈るばかり。うまくいかないときは、レイアウトが崩れたPDFで我慢するか、有料のプレミアムサービスにお金を払うしかなかったのです。

長い間、MicrosoftはWindowsにネイティブのPDFサポートを搭載せず、代わりに独自フォーマットであるXPSファイルを推し進めてきました。「XPS？聞いたことがない」という方も多いはず。それもそのはず、誰もがPDFを使いたがっていたのですから。しかしWindows 10では、ついにOS自体にPDF保存機能が組み込まれました。これにより、追加のソフトを入れたりオンラインサービスに頼ったりすることなく、誰でも簡単にファイルをPDFへ変換できるようになったのです。

なぜPDFとして保存するのか？

では、文書をPDFとして保存すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

まず重要なのは、あらゆるOSがPDFファイルの表示・保存に対応しているという点です。Windows PCから友人や同僚に文書を送る際、DOCX形式だとmacOSやLinuxユーザーには開けない・崩れるといったトラブルが起きがちです。一方、PDFで送れば、相手の環境を気にせず誰でも問題なく読めます。

また、PDFはさまざまなデバイスに柔軟に対応できるのも強みです。受け取る側がPC、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンのどれを使っていても、PDFを開いて閲覧できます。これは他の文書形式にはない大きな利点といえるでしょう。

ウェブサイトを運営していて、閲覧・ダウンロード用の資料を公開したい場合にもPDFは最適です。どのOS・デバイスからでもアクセスできるうえ、近年の多くのブラウザはPDFをページ内で直接開けるため、ダウンロードしなくてもそのまま読んでもらえます。

さらに、Webページを記録や調査目的で保存する場合、HTML形式だと画像やレイアウトが崩れて散らかりがちですが、PDFとして保存すれば、ページの見た目をそのままの状態で手間なく残せます。

具体的な手順

Windows 10でファイルをPDFとして保存するには、少し変わった回り道をする必要があります。通常、ソフトにPDF保存機能がある場合は「名前を付けて保存」の中にオプションがあるか、PDFへの「エクスポート」機能が用意されています。しかしWindows 10の場合、これらの機能は使いません。利用するのは、Windowsの印刷機能です。

そう、プリンターで文書を印刷するときに使うあの機能です。印刷機能でPDFを作るのは一見不思議に感じますが、実は大きなメリットがあります。「印刷できるものは何でもPDFとして保存できる」ということです。Word文書はもちろん、Webページなど、印刷機能を持つあらゆるコンテンツがPDF化可能になります。本来PDF出力に対応していないソフトでも、この方法ならPDF機能を実現できるのです。

手順は以下の通りです。まず、変換したい文書を開き、そのソフトの印刷メニューを呼び出します。ここでは例としてWordを使用し、普段文書を印刷するときと同じ要領で進めていきます。

印刷メニューが開いたら、使用するプリンターを選択できる画面を探してクリックします。

プリンターの一覧の中に、実際のプリンターではない項目が1つあることに気づくはずです。それが「Microsoft Print to PDF」です。名前に反して、これを選択しても紙には何も印刷されません。代わりに、ファイルがPDF形式で保存されます。まさに私たちがやりたいことですね。この項目を選択して「印刷」ボタンをクリックしましょう。そうです、ファイルを保存するために、まず「印刷」する必要があるのです！

「印刷」をクリックすると、いつもの「名前を付けて保存」ウィンドウが開きます。他のファイルと同じように、好きな場所に好きな名前でPDFファイルを保存してください。

これで完了です。先ほど「印刷」したファイルのPDF版が作成され、元の文書とほぼ同じ見た目になっているはずです。

PDF作成がこんなに簡単に

長い間、WindowsユーザーがPDFファイルを作成するにはサードパーティ製ソフトに頼るしかありませんでした。 thankfully、MicrosoftはようやくネイティブPDFサポートへの要望に応えました。Windows 10の印刷機能「Microsoft Print to PDF」を活用すれば、文書もWebページも、ほとんど手間をかけずにPDFファイルとして保存できます。

あなたの日常でPDFはどれほど活躍していますか？ぜひコメント欄で教えてください！