Gmail で不在時の設定方法

Outlook などの企業環境で一般的な電子メール クライアントを使用している場合、不在時の返信の設定に慣れていることでしょう。 Gmail でも不在時の返信を設定できることをご存知ですか?

ほとんどの人が Gmail を個人のメール アカウントとして使用しているため、休暇中や休日であることを知らせるのに役立ちます。

Gmail でこれを行うのは非常に簡単ですが、そのプロセスは Outlook で慣れている場合とは少し異なります。この記事では、Gmail で不在通知を設定する方法、それを無効にする方法、および有効にした場合に人々があなたに期待できることを学びます.

Gmail で不在時の設定方法

しばらく休暇に出かける予定で、いつものようにメールに返信できない可能性があることを人々に警告したい場合は、不在時の返信が最適です。

以下の手順を開始するには、まず Gmail アカウントにログインしてください。

1. 歯車を選択 設定 Gmail アカウントの右上隅にあるアイコン。

2. [すべての設定を表示] を選択します 設定リストの一番上にあります。

3. Vacation Responder まで下にスクロールします 下部のセクション。設定を 不在通知オン に変更します .

4. 休暇の最初の日を選択します。メールを受信したときに自動返信する件名とメッセージを入力します。

このフォームに記入するときは、次のオプションに注意してください。

• 最終日を有効にして選択する必要はありません 、しかし、休暇レスポンダーを有効にしておくことを忘れないようにすることをお勧めします。
• デフォルトでは、メッセージ フィールドはリッチ フォーマット エディタを使用し、フォーマット バーを使用してメッセージ テキストのフォーマットを設定できます。 プレーン テキストを選択した場合 メッセージ フィールドの上で、フォーマットがプレーン テキストに変わります。
• [連絡先のユーザーにのみ返信する] を選択します 休暇のレスポンダーの自動返信を既に知っている人だけに向け、他の人はすべて無視したい場合。これは、あなたが長期間家を離れていることを知らない人に知られたくない場合に有効です。

5. [変更を保存] を選択します 休暇応答者を有効にします。

Gmail で不在通知をオフにする方法

Vacation レスポンダーを無効にする方法は 2 つあります。有効になっている間、レスポンダーのステータスに関するメッセージが受信トレイの上部に表示されます。

今すぐ終了を選択できます レスポンダーを即座にオフにします。これは、Gmail の設定を再度検索してレスポンダーの設定を変更することなく、無効にする簡単な方法です。

ただし、Gmail の設定で休暇応答者を無効にしたい場合は、[休暇の設定] を選択できます。 通知メッセージで確認するか、Gmail の設定ウィンドウに戻ることができます。

Gmail の [設定] メニューの一番下までスクロールして、Vacation Responder を見つけます。

休暇応答者オフを選択します 自動応答を無効にします。

注 - 最終日を設定している場合、これを行う必要はありません フィールドを休暇の終了日に合わせます。この日付以降、休暇応答者は自動的に無効になります。

ただし、最終日の設定の前に休暇レスポンダーをオフにしたい場合は、上記の手順が機能します。

Gmail Vacation Responder の仕組み

休暇応答者の開始日と終了日しか入力できないため、時間はメールで自動的に設定されることに注意してください。

• 開始日時:午前 0 時 00 分
• 終了日時:午後 11 時 59 分

休暇が始まる前の午前 0 時に時間を開始したい場合は、開始日を休暇の開始日の 1 日前に設定してください。

休暇のレスポンダーを有効にしているときにメールを送信したユーザーは、Gmail アカウントから次の動作を確認できます。

• 最初にメッセージを送信したときに、自動応答が表示されます。再度メッセージを送信しても、自動応答は送信されません。
• 4 日が経過して同じ人からメッセージが届いた場合、自動応答が再びトリガーされます。
• 休暇の返信を編集すると、タイマーが最初からやり直し、編集後に初めてメッセージを送信した人には自動返信が届きます。
• Gmail は、迷惑メール フォルダやメーリング リストに自動的に振り分けられるメッセージに自動応答しないほどスマートです。
• 他の Gmail ユーザーがあなた宛てのメールを作成し始めると、あなたの「不在」ステータスが表示されます。

フィルターを使用して Gmail でよりスマートな不在時の返信を作成する

特定の人向けにカスタマイズされたメッセージを含む、よりターゲットを絞った自動返信を作成したい場合は、Gmail フィルターを使用してこれを行うことができます。

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フィルターを使用して自動再生する前に、返信用のメール テンプレートを作成する必要があります。これを行うには、Gmail で返信用のメールを使用して新しいメールを作成します。次に、ウィンドウの右下隅にある 3 つのドットの [その他] メニューを選択し、[テンプレート] を選択します。 、[下書きをテンプレートとして保存] を選択します 、[新しいテンプレートとして保存] を選択します。 .

2. ポップアップ ウィンドウでテンプレートに名前を付けます。

3. Gmail フィルタにアクセスするには、Gmail の設定に戻ります。 フィルタとブロックされたアドレスを選択します 設定ウィンドウの上部にあります。

4. このページの一番下までスクロールし、[新しいフィルタを作成] を選択します .

4. [フィルターの作成] フォームで、[差出人] に自動返信するメール アドレスを入力します。 分野。 [フィルタを作成] を選択します

5. [フィルターの作成] ウィンドウで、[テンプレートを送信] の横にあるチェックボックスをオンにします。 .ドロップダウン ボックスで、[上司の返信] を選択します 前に作成したテンプレート

6. 最後に、[フィルターを作成] を選択します。 ボタンをクリックすると、新しいフィルターと自動返信が有効になります。

これで、フィルターで定義したアドレスを持つ人があなたにメールを送信するたびに、作成したテンプレートを使用して不在時の返信を受け取ります。