Gmailの不在通知（自動返信）の設定・解除方法をわかりやすく解説

企業環境でOutlookなどのメールクライアントを使っている方なら、「不在時の自動返信」機能はおなじみでしょう。実は、Gmailでも同じように不在時の自動返信を設定できることをご存知でしょうか？

多くの方がGmailを個人用メールアカウントとして利用しています。休暇や旅行中に相手へ連絡が遅れることを事前に伝えられるため、この機能はとても便利です。

Gmailでの設定手順は非常にシンプルですが、Outlookとは少し操作方法が異なります。この記事では、Gmailで不在通知を設定する方法、解除する方法、そして有効化した際に相手側がどのように表示されるかまで、詳しく解説します。

Gmailで不在通知（自動返信）を設定する方法

しばらく休暇で離席する予定があり、通常より返信が遅くなることを相手に知らせたい場合は、不在通知の自動返信を活用しましょう。

以下の手順を始める前に、まずGmailアカウントにログインしてください。

1. Gmail画面右上にある歯車型の「設定」アイコンをクリックします。

2. 設定メニューの一番上にある「すべての設定を表示」を選択します。

3. ページを下にスクロールし、一番下にある「休暇中の自動返信」セクションを見つけます。「休暇中の自動返信をオンにする」に切り替えます。

4. 休暇の初日を指定し、メールを受け取った相手に自動送信したい件名と本文を入力します。

フォーム入力時に知っておくと便利なオプションは以下の通りです。

• 終了日の設定は必須ではありませんが、自動返信をオンにしたまま忘れてしまうのを防ぐためにも、設定しておくことをおすすめします。
• デフォルトではリッチテキストエディタが使われており、書式ツールバーでメッセージの装飾が可能です。メッセージ欄上部の「プレーンテキスト」を選択すると、書式なしのシンプルなテキストに切り替わります。
• 「連絡先に登録している人にのみ返信する」を選択すると、既に知っている相手だけに自動返信が送られ、それ以外の差出人には送信されません。長期間家を空けることを知らない人に知られたくない場合には、この設定が有効です。

5. 最後に「変更を保存」をクリックすれば、休暇中の自動返信が有効になります。

Gmailの不在通知を解除する方法

自動返信を無効にする方法は2つあります。有効中は、受信トレイの上部に自動返信の状態を知らせるバナーが表示されます。

このバナー内の「今すぐ終了」をクリックすると、即座に自動返信をオフにできます。設定画面を開き直して項目を探す必要がない、最も手軽な方法です。

一方、設定画面から解除したい場合は、通知バナー内の「休暇設定」をクリックするか、Gmailの設定ウィンドウを直接開きましょう。

設定メニューを下までスクロールし、再び「休暇中の自動返信」セクションを表示します。

「休暇中の自動返信をオフにする」を選択すれば、自動返信が無効になります。

注意：設定時に終了日を休暇の最終日に指定していれば、この操作は不要です。その日を過ぎると自動返信は自動的に無効になります。

ただし、終了日よりも早いタイミングで解除したい場合は、上記の手順を実行してください。

Gmailの休暇中自動返信の仕組み

自動返信では開始日と終了日の日付しか指定できないため、時刻は以下のように自動的に設定されます。

• 開始日時：午前0時（深夜12:00）
• 終了日時：午後11時59分

もし休暇初日の前日深夜0時から自動返信を開始したい場合は、開始日を実際の休暇開始日の1日前に設定しておきましょう。

自動返信が有効な間にメールを送ってきた相手には、以下のような挙動になります。

• 相手が最初にメールを送ったときにのみ自動返信が届きます。同じ相手が再度送信しても、自動返信は送られません。
• 4日以上経過した後に同じ相手から再度メールが届くと、自動返信がもう一度送信されます。
• 自動返信の内容を編集するとタイマーがリセットされ、編集後に最初にメールを送ってきた相手には改めて自動返信が送られます。
• Gmailは賢いので、スパムフォルダに振り分けられたメールやメーリングリスト宛のメールには自動返信しません。
• 他のGmailユーザーがあなたにメールを作成しようとすると、「不在」ステータスが表示されます。

フィルタを使ってGmailの不在通知をさらにスマートに

特定の相手に向けて、カスタマイズしたメッセージでより的確な自動返信を行いたい場合は、Gmailのフィルタ機能を活用しましょう。

1. フィルタで自動返信を使う前に、返信用のメールテンプレートを作成する必要があります。Gmailで新規メールを作成し、返信に使いたい内容を入力します。次に、ウィンドウ右下の3点リーダー「その他」メニューをクリックし、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択します。

2. ポップアップウィンドウでテンプレートに名前を付けます。

3. Gmailのフィルタにアクセスするには、設定画面に戻り、設定ウィンドウ上部の「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択します。

4. ページ下部までスクロールし、「新しいフィルタを作成」をクリックします。

フィルタ作成フォームの「From」欄に、自動返信を送りたい相手のメールアドレスを入力し、「フィルタを作成」をクリックします。

5. フィルタ作成ウィンドウで「テンプレートを送信」のチェックボックスにチェックを入れます。ドロップダウンから、先ほど作成したテンプレート（例：上司宛ての返信）を選択します。

6. 最後に下部の「フィルタを作成」ボタンをクリックすれば、新しいフィルタと自動返信が有効になります。

これで、フィルタで指定したアドレスの相手からメールが届くたびに、作成したテンプレートに基づいた不在通知が自動的に送信されるようになります。