Wordでのメールマージとは何ですか？

メールマージは、一意のデータ要素を使用してドキュメントの一部を簡単に変更できるMicrosoftWordツールです。

メールマージの仕組み

メールマージは、データベースをドキュメントにリンクすることで機能します。データベースには固有の要素（Sue、Jack、Peggyなど）が含まれており、ドキュメントは手紙、請求書、ラベルセット、または別のファイルです。

メールマージは、1つの一意のデータをドキュメントに入力するプロセスを自動化するため、時間と労力を節約できます。たとえば、休日の手紙を書いて20人に送りたいとします。手紙を書いてメールマージを作成し、20の異なる敬礼（Dear Sue、Dear Jack、Dear Peggyなど）で印刷することができます。

メールマージの使用

メールマージを使用して、電子ドキュメントだけでなく、あらゆるタイプの印刷ドキュメントを作成できます。ドキュメントタイプの例を次に示します。

• カタログ
• 在庫
• 請求書
• ラベル
• 封筒
• そしてもちろん、手紙

メールマージは、時間を節約するだけでなく、作成するドキュメントの効果を高めることができます。たとえば、特定の名前やその他の要素を使用して文字をカスタマイズすることで、洗練された個人的なイメージを提示できます。

メールマージの構造

前述のように、メールマージは、ドキュメントとデータソースまたはデータベースの2つの主要部分で構成されます。Wordでは、ExcelやOutlookなどの他のOfficeアプリケーションをデータソースとして使用できるため、作業が簡素化されます。

完全なOfficeスイートをお持ちの場合は、これらのアプリケーションの1つをデータソースとして使用するのが簡単で便利です。たとえば、Outlookに既に入力した連絡先を使用して、Wordに再入力する手間を省くことができます。既存のExcelスプレッドシートを使用すると、データの柔軟性がさらに高まります。

Wordしかない場合でも、メールマージ機能を使用できます。 Wordには、完全にカスタマイズ可能な独自のデータソースを作成する機能があります。

メールマージの設定

メールのマージは複雑で複雑に見えるかもしれません。ただし、Wordを使用すると、ドキュメントをデータベースにリンクするプロセスを順を追って説明するウィザードを使用して、一般的な用途のセットアップが簡素化されます。

通常、エラーの検出と修正を含め、プロセス全体を10ステップ未満で完了することができます。これは、ドキュメントを手動で準備するよりも少なく、時間と手間がはるかに少なくて済みます。