上位5つのメールマージエラーを回避する

メールマージを使用してドキュメントを作成することの欠点の1つは、各ドキュメントを個別に作成するよりも、ミスを犯すリスクが高くなることです。これらの頻繁なメールマージの間違いをチェックしてから、それらを完成させて印刷に送ります。

包括性

メールのマージを成功させるために必要なすべての情報を挿入したかどうかを再確認してください。ドキュメントを作成するときに、フィールドを見落とすのは比較的簡単です。住所、さらに重要なのは郵便番号に特に注意してください。また、複数のフィールドを連続して挿入したあいさつ文やその他の領域がすべて正しく入力されていることを確認する必要があります。

精度

これは常識のように思えるかもしれませんが、正確性をチェックしなかったためにメールのマージを台無しにする人の数に驚かれることでしょう。メールマージの正確性を確保するには、正しい場所に正しいフィールドを挿入したことを確認する必要があります。同じような名前のフィールドがある場合、間違ったフィールドを挿入するのは非常に簡単です。このエラーが頻繁に発生する場合は、将来の混乱を避けるために、フィールドに付けている名前を再評価することをお勧めします。

間隔

間隔は重要な要素です。ドキュメントに入力したスペースの数を判断するのが難しい場合があります。メールマージフィールドを使用すると、主にそれらが互いに接近している場合に、それを区別することがさらに困難になります。スペースを完全に省略していることに気付くかもしれません。ドキュメントをチェックして、すべてのフィールドの間にスペースがあることを確認することが重要です。それ以外の場合、最終製品には、判読できない大量の連続した単語がいくつか含まれます。

句読点

間隔と同様に、多くの人は、メールのマージを操作するときに句読点の価値と重要性を見落としています。メールマージフィールドを操作するときは、間隔が空いているため、句読点を見逃しがちです。複数のメールマージフィールドが連続している場合は、句読点を間違えたり、完全に省略したり、二重句読点を追加したりすることがよくあります。

フォーマット

テキストのフォーマットは、「メールマージが機能しない」Google検索につながる重大な間違いの1つです。メールマージフィールドに適用されているフォーマットが正しいかどうかを確認してください。初心者のメールマージであろうと、何百ものメールマージを完了したものであろうと、メールマージを完了する前に、メールマージのフィールドで斜体、下線、太字の書式を確認し、修正することが不可欠です。

まとめ

これは、メールのマージプロセスで発生する可能性のあるエラーの完全なリストではありませんが、開始するのに最適な場所です。また、タイプミスやスペルミスなど、どのドキュメントでも発生する可能性のある他の間違いを証明するのが最善です。