メールマージの失敗を防ぐ!よくある5つのエラーとその回避策

メールマージを使って文書を作成する場合の欠点のひとつは、文書を1つずつ個別に作成するときに比べて、ミスが発生するリスクが高くなることです。完成させて印刷に回す前に、以下で紹介するよくあるメールマージのミスがないか、必ず確認しておきましょう。

1. 網羅性 — 必要な情報がすべて揃っているか

メールマージを成功させるために必要な情報がすべて挿入されているか、念入りにダブルチェックしましょう。文書を作成している最中には、フィールドをひとつ見落としてしまうことが意外とよくあります。特に住所、そして何よりも郵便番号には注意が必要です。加えて、挨拶文など複数のフィールドを連続して挿入した箇所が、すべて正しく埋まっていることも確認してください。

2. 正確性 — 正しいフィールドを正しい場所に

当たり前のことに思えるかもしれませんが、事前確認を怠ったためにメールマージに失敗する人は実は非常に多いのです。正確性を確保するには、正しいフィールドを正しい位置に挿入できているかを検証する必要があります。名前が似通ったフィールドが複数あると、誤ったものを挿入してしまうのはごく簡単なことです。このミスを頻繁に繰り返してしまう場合は、今後の混乱を避けるためにも、フィールド名の付け方そのものを見直すことをおすすめします。

3. スペース — フィールド間の空白を忘れずに

スペースも重要なチェックポイントです。文書内に入力されたスペースの数を目視で判断するのは難しいことがあります。メールマージフィールドを使用すると、特にフィールド同士が近接している場合、その判断はさらに困難になります。スペース自体を完全に入れ忘れているケースもあるでしょう。すべてのフィールドの間にスペースが入っているか、必ず文書全体を確認してください。そうしないと、最終成果物には巨大で判読不能な文字列が連なってしまうことになります。

4. 句読点 — 位置のズレや重複に注意

スペースと同様に、句読点の重要性も見落とされがちです。メールマージフィールドを扱う際は、スペースの影響で句読点に気づきにくくなります。複数のフィールドが連続していると、句読点の位置がずれたり、まったく入っていなかったり、逆に二重に入ってしまうことも少なくありません。

5. 書式 — 意図しない装飾がないか確認

テキストの書式設定は、「メールマージが動かない」と検索したくなるような重大なトラブルの原因のひとつです。メールマージフィールドに適用されている書式が正しいかどうかを必ず確認しましょう。初心者であっても、何百回もメールマージをこなしてきたベテランであっても、斜体・下線・太字などの装飾が意図せず適用されていないかをチェックし、確定前に修正しておくことが大切です。

まとめ

ここで挙げた項目が、メールマージで起こりうるエラーのすべてというわけではありませんが、チェックの出発点としては十分すぎるほど有用です。加えて、どのような文書にも起こりうる誤字・脱字などのミスについても、仕上げ前に必ず校正を行うようにしましょう。