【解決策】QuickBooksで「フォームをPDFファイルとして保存できませんでした」エラーが出る原因と直し方

QuickBooksは、小規模ビジネス向けに請求書の作成や予算管理などを支援する会計ソフトウェアです。日常的に利用している方ならご存じの通り、請求書作成などのPDF機能まわりでトラブルが発生することがあります。その代表例が、Windows 10へアップグレードした後にQuickBooksでPDFを作成しようとすると、「QuickBooksはフォームをPDFファイルとして保存できませんでした（QuickBooks could not save your form as a PDF file）」というエラーメッセージが表示されるというものです。

ただし、このエラーが出ても心配いりません。Windows 10でも引き続きPDFファイルを作成することは可能です。原因は、Windows 10へのアップグレードやインストールの際に、システム構成に新しいMicrosoft XPS Document Writerデバイスが追加され、PORTPROMPTというデフォルトポートに接続されることにあります。この組み合わせが競合を引き起こし、印刷リクエストが失敗してしまうのです。

問題を修正する手順

1. プリント管理ツールを開く

Windowsキーを押しながらRキーを押し、「ファイル名を指定して実行」を開きます。そこに「printmanagement.msc」と入力してOKをクリックしてください。

2. 既存のMicrosoft XPS Document Writerを削除する

ウィンドウ左側にある「プリントサーバー（Print servers）」セクションを見つけて展開します。お使いのPC名をクリックして展開し、「プリンター（Printers）」を選択しましょう。

すると、ウィンドウ右側にプリンターの一覧が表示されます。一覧からMicrosoft XPS Document Writerを右クリックし、「削除（Delete）」を選択して削除します。

3. ドライバーをダウンロードする

新しいプリンターを追加する前に、ドライバーをダウンロードしておく必要があります。配布元リンクからドライバーをダウンロードし、.zipファイルを展開して、フォルダーをデスクトップなど任意の場所に保存してください。

4. 新しいローカルポートを作成する

プリント管理ウィンドウに戻り、ウィンドウ右側の空白部分を右クリックします。表示されたメニューから「プリンターの追加（Add printer）」を選択してください。

表示された選択肢の中から「新しいポートを作成し、新しいプリンターを追加する（Create a new port and add a new printer）」を選びます。

続いて、ドロップダウンメニューから「Local port（ローカルポート）」を選択します。

ポート名には「XPS」と入力して進みます。

5. 新しいドライバーをインストールする

次に「新しいドライバーをインストールする（Install a new driver）」を選択します。

先ほどダウンロードして保存したドライバーのフォルダーへ移動し、その中にある「prnms001」ファイルを選択して「開く（Open）」をクリックします。

6. プリンター名を正確に入力する

プリンター名の入力を求められたら、引用符を付けずに「Microsoft XPS Document Writer」と正確に入力してください。表記が異なると正常に動作しない場合があります。

「次へ（Next）」をクリックすると、プリンターが追加されます。

最後に：動作確認を行う

パソコンを再起動し、再度PDFの作成・印刷を試してみてください。今度は正常に処理できるはずです。万が一それでも問題が解決しない場合は、最新バージョンのQuickBooksの購入を検討することをおすすめします。古いバージョンではWindows 10との互換性が十分に確保されていないケースがあるためです。